Правила учета средств, уплаченных за заправку картриджей
Оплата за заправку картриджей - вид расходов, который не указан в общем перечне расходов, снижающих налогооблагаемую базу. То есть в п. 1 ст. 346.16 НК они отсутствуют. Между тем пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК предусматривает снижение данной базы на материальные траты.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 254 НК к материальным расходам, помимо прочего, относят средства, потраченные на приобретение материалов, которые используют на разные нужды (производственные, хозяйственные)!
Отсюда следует, что траты на приобретение / заправку картриджей вполне можно учесть, как материальные. Причем определять их следует так же, как и при налоге на прибыль, а признавать - на дату фактической оплаты, с учетом норм п. 2 ст. 346.18 НК, общих условий из ст. 252 НК.
Эту же позицию касательно применения пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК и учета затрат за заправку картриджей при УСН (15%) разъясняет Минфин в письме № 03-11-06/2/76408 от 25.12.2015!
Общие условия для признания офисных трат за заправку картриджей
Ст. 252 НК перечисляет 3 условия, которые для целей учета расходов при упрощенке нужно соблюдать одновременно:
- экономическая обоснованность (оправданность) затрат, выраженных в денежной форме;
- производственное назначение данных трат, их совершение в интересах осуществляемой деятельности, направленной на извлечение дохода;
- наличие документального подтверждения данных расходов.
Как вести учет офисных расходов на УСН? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Что примечательно: признавать их можно даже при оплате за счет заемных средств - об этом говорит Минфин (письмо ведомства № 03-11-11/59075 от 06.08.2019). Но если не выполняется хотя бы одно условие, например, расходы не связаны с деятельностью, то снижение налога за их счет признается необоснованной выгодой. Такое фиктивное снижение налоговой базы влечет за собой ответственность как минимум по ст. 122 НК.
Фиксация и подтверждение затрат за заправку
Для целей подтверждения таких трат можно использовать любые документы, которые удостоверяют оплату, стоимость, объем, оказание услуг. Важно, чтобы документы при этом были оформлены в соответствии с требованиями законодательства и делового оборота. Это могут быть, к примеру, платежки, чеки, банковские выписки, а также акт приема-передачи работ либо договор об оказании услуг (при наличии).
Совершенные (признанные при налогообложении) траты подлежат далее фиксации в КУДиР. Заполнение книги производится в Порядке, утв. Приказом ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023 (см. Приложение 5). Входной НДС отображают в зависимости от конкретной ситуации: платит налогоплательщик НДС и по какой ставке либо вовсе высвобожден от уплаты.
В итоге
Затраты на заправку картриджей можно учесть в расходах по УСН, если одновременно выполняются три условия: они экономически обоснованы, документально подтверждены, связаны с деятельностью, приносящей доход.