На каких условиях признают затраты на ГСМ при УСН?
Общеустановленные критерии для признания трат при налогообложении обозначены п. 1 ст. 252 НК РФ.
Эти же критерии следует применять для целей признания расходов на ГСМ при УСН (15%), что становится возможным, когда:
- понесенные (уже оплаченные!) траты произведены в рамках осуществляемой деятельности, направленной на извлечение дохода (а не для личных целей);
- они экономически обоснованы, т. е. оправданы и выражены в денежной форме, а также подтверждаются соответствующими правильно оформленными документами.
Простыми словами, нужно, чтобы транспорт использовался для бизнес целей, а покупка бензина (дизтоплива, проч.) совершалась в служебной поездке. При этом требуется наличие документов, которые подтверждают его покупку, расход и использование в служебных целях.
Если в служебных целях использовали личное авто (мотоцикл) работника, купленное топливо (ГСМ) в тратах не учитывают. Тогда работнику выплачивают компенсацию, которую отображают в расходах, но не более установленной нормы. Основание: пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК. Вопрос по учету такой компенсации разъясняет Минфин в письме № 03-11-11/58296 от 02.08.2019.
Какие расходы можно учесть при исчислении упрощенного налога читайте в статье «Перечень расходов при УСН "доходы минус расходы"».
Как учесть расходы на покупку земли при УСН? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Какими документами подтверждают затраты на ГСМ при УСН
Ключевой документ, которым обычно подтверждают траты на ГСМ, является путевой лист (оформляется на бумаге и электронно). Его форму можно разработать самостоятельно, включив в нее обязательный состав сведений (реквизиты) из Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022 (послед. ред. - 05.05.2023), т. е. данные:
- оформителя;
- водителя;
- автотранспорта;
- о сроке действия листа;
- о виде перевозки / сообщения.
Подтверждать траты на ГСМ можно, кстати, и опосредованными документами. То есть это могут быть не только привычные кассовые чеки, счета, накладные, акты списания. Для целей подтверждения можно, например, использовать данные из системы контроля за передвижением авто, служебные (объяснительные) записки по расхождениям, Приказ о нормах расхода ГСМ.
Расходы выше установленных норм (перерасход ГСМ) нужно обосновывать. Коммерческие структуры могут самостоятельно их разработать с учетом различных факторов, т. к. нормы Минтранса (Распоряжение №АМ-23-р от 14.03.2008) для них - рекомендательные.
О том, каким образом учитывать расходы при данном режиме налогообложения, читайте в материалах:
- «Учет расходов при УСН с объектом "доходы минус расходы"»;
- «Расходы, которые чиновники запрещают учитывать упрощенцу».
Особенности учета расходов на ГСМ
Траты на ГСМ подлежат учету только на УСН (15%), о чем свидетельствует п. 1 ст. 346.18 НК РФ. Учитывают их так:
- если ГСМ использовали для производственных нужд (доставка продукции покупателям, сырья - поставщикам и т. п.), то траты по ним причисляют к расходам как материальные затраты;
Основание: пп. 5 п. 1 ст. 346.16 и пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
- если ГСМ использовали в служебных поездках, то затраты по ним причисляют к расходам на содержание служебного транспорта (после фактической оплаты).
Основание: пп. 12 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Подобные расходы следует корректно отображать в КУДиР (по разд. 1), придерживаясь п. 11 Порядка заполнения, утв. Приказом ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023. При этом входной НДС по таким затратам отображать нужно стандартным путем (с учетом того, кто платит налог и какую ставку применяет).
Если ГСМ приобретены для перепродажи, оплату за них включают в обычные затраты по приобретенным товарам после продажи. Данный порядок следует из пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК.
