Какого порядка должны придерживаться наниматели в 2025 году
Наниматели (ИП, юрлица) в 2025 году обязаны формировать сведения о трудовой деятельности (стаже) исключительно электронно (ст. 66.1 ТК). Это означает, что электронные трудовые обязательны для применения, наниматели не могут от них отказаться.
О том, какие обязанности есть у работодателя в отношении электронных трудовых книжек, рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, получите его на пробной основе, бесплатно.
На 2025 год при оформлении трудовых книжек наниматели применяют три основных правила:
- Бумажная версия книжки остается у тех работников, которым ее завели при трудоустройстве до введения электронного формата (2020 год), если ее обладатели не подавали заявления о переводе на новый формат.
- Те работники, которые уже подавали заявление о переходе на электронный формат, не смогут вернуться к бумажной версии. Они на момент перехода получили бумажную версию на руки. Но она свое значение не утратила.
ВАЖНО! В электронную версию документа сведения заносятся начиная с 01.01.2020. Поэтому бумажную версию следует хранить, ведь она содержит сведения о трудовой деятельности до 2020 года.
- Всем, кто будет впервые трудоустраиваться с 2025 года, задумываться о том, как получить трудовую книжку в электронном виде, не придется. Книжка заводится электронно автоматически. Такие работники не смогут попросить нанимателя об оформлении бумажной версии.
Таким образом, право выбора по-прежнему остается за работниками, которые на 2025 год пользуются бумажной версией документа. Они могут продолжать ей пользоваться, а также заявить о переходе на электронный формат.
Оформление трудовых книжек в разных ситуациях
Итак, на 2025 год остаются актуальными две ситуации: оформление при первичном трудоустройстве и переход на электронный формат. Рассмотрим каждую из них по отдельности.
Первичное трудоустройство
Соискатель, который впервые оформляется на работу в 2025 году, для получения трудовой ничего делать не должен. Ему следует подать будущему нанимателю документы, обозначенные в ст. 65 ТК. Отметим, что среди них значится трудовая книжка. Но так как человек будет впервые заключать трудовой договор и ее попросту нет, то, соответственно, предъявлять ее не нужно.
Здесь вопрос о том, где получить электронную трудовую книжку, решается автоматом. Всё, что требуется от соискателя, это ознакомиться с приказом нанимателя, подписать договор. Далее наниматель передаст требуемые сведения в составе ЕФС-1 Соцфонду (не позднее следующего рабочего дня). Так на работника заведут книжку электронно.
Переход с бумажной трудовой на электронную
Те работники, которые имеют право на такой переход, могут заявить о нем, по сути, в любое время. Алгоритм действий тогда будет примерно следующим:
- Работник (добровольно!) пишет и подает нанимателю соответствующее заявление в произвольной форме для перехода на электронный формат с конкретной даты. Особенности написания подобного заявления оговаривает Минтруд (в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Из разъяснений ведомства следует, что такое заявление подается для предоставления сведений нанимателем о трудовой деятельности сообразно ст. 66.1 ТК РФ. Поэтому полагаем, что сформулировать просьбу заявитель может, руководствуясь следующим примером:
Прошу с 21.01.2025 вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Наниматель может проверить соответствие данных из бумажной версии по соответствующей выписке, запрошенной у Соцфонда. Затем он должен сформировать и передать в СФР требуемые сведения (подраздел 1.1 из ЕФС-1, заменяющий СЗВ-ТД).
ВНИМАНИЕ! По этому кадровому событию сведения следует представлять до 25-го числа следующего месяца. Например, если в заявлении указано о переходе с 20.01.2025, то сведения по ЕФС-1 следует представить СФР до 25.02.2025.
- В бумажной версии делают соответствующую запись о поступившем заявлении, заверяют ее подписью ответственного кадрового работника, нанимателя (печатью при наличии). Впоследствии вносят нужные изменения и в иные кадровые документы. Например, в журнале учета трудовых фиксируют выдачу ее работнику с указанием даты, причины.
- Заявителю выдают бумажную версию с этой записью на руки в срок до трех дней. Отсчет ведется со дня поступления заявления. При этом работника информируют о том, что возврат к ней будет невозможен.
Как узнать номер своей электронной книжки? Мы разбирались здесь.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сведения из книжки, которая ведется электронно, можно просмотреть через Госуслуги, личный кабинет, соответствующее мобильное приложение, а также получить в виде бумажной выписки у нанимателя, через Соцфонд, в МФЦ.
Еще больше полезных материалов об электронной трудовой книже есть в нашей рубрике.