Как исправить УПД прошлого периода?

Что такое универсальный передаточный документ (УПД)?

Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ Федеральная налоговая служба ввела универсальный передаточный документ с целью упрощения документооборота и бухгалтерского учета. УПД совмещает формы счета-фактуры и первичного учетного документа (акта, накладной и т. д.).

Подробнее о форме УПД и образце ее заполнения в 2025 году, см. здесь.

Документ может применяться для учета целого ряда хозяйственных операций, включая поставку товаров от продавца к покупателю (в том числе через посредника), передачу прав на имущество, подтверждение оказанных услуг и выполненных работ.

При оформлении документу присваивается статус, означающий назначение УПД:

• Статус «1» — УПД является объединенным представлением счета-фактуры и накладной (акта) и служит основным документом для расчета налога на добавленную стоимость.
• Статус «2» — УПД выступает исключительно в качестве первичного документа, отображающим расходы. Для учета НДС к нему должен прилагаться отдельный счет-фактура.

Подробности — в нашем материале «УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?».

В случае допущения ошибок в УПД, которые могут повлечь за собой неправильные налоговые расчеты НДС или налога на прибыль, корректировка УПД прошлого периода должна вестись с учетом требований законодательства и нормативных актов, включая письмо ФНС № ММВ-20-15/86@, постановление Правительства РФ № 1137 и закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Что нужно учитывать при исправлении УПД?

Устанавливая правила исправления учетной документации, налоговая служба рекомендует в первую очередь обращать внимание на статус УПД и основные показатели счет-фактурной части документа, ошибки в которых могли бы помешать налоговым органам точно установить участников операции, наименование и стоимость товара (услуги), а также сумму налога, выставляемую стороной предложения своему контрагенту.

Другими словами, корректировка УПД прошлого периода должна применяться к параметрам, которые важны для принятия к вычету налоговой суммы, предъявляемой покупателю (см. п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Вам также помогут наши материалы:

• «Исправление и корректировка УПД - в чем разница?»
• «В каких случаях применяется исправление УПД?»
• «Корректировочный УПД: образец заполнения в 2025 году»
• «В каких случаях выставляется корректировочный УПД?»

Как исправить УПД со статусом «1»?

Существенными ошибками считаются неверно указанные реквизиты сторон сделки, искаженная информация о товаре или услуге, а также неправильная сумма НДС или ее отсутствие. В этом случае УПД корректируется по правилам исправления счетов-фактур, описанных в постановлении № 1137. По сути, требуется оформить новый документ с корректной информацией, заполнив соответственным образом строку «Исправление» (1а). Исправленный УПД заверяется теми же лицами, которые подписывали первоначальный формуляр.

К примеру, в счет-фактурной части УПД продавцом неправильно проставлена стоимость товара и, следовательно, имеется также некорректная сумма НДС. Такая неточность может обернуться отказом в вычете НДС.

Как исправить УПД в закрытом периоде в такой ситуации? ФНС предписывает делать это следующим образом:

1. В строке 1 оставить номер и дату счета-фактуры первоначального документа.
2. В строке «Исправление» (1а) указать номер и дату вносимых поправок.
3. В строках и ячейках счета-фактуры написать все корректные данные.
4. УПД подписывают те же уполномоченные лица, что и оригинальный документ.
5. Факт внесения корректировок зафиксировать в книге покупок, отнеся его к тому отчетному периоду, в котором он поступил от контрагента.

Статья 169 НК РФ допускает неточности в несущественных пунктах. Но все же при внесении изменений ответственным сотрудникам рекомендовано сверяться с документацией контрагентов. Дополнительно запись в книге покупок об ошибочном УПД должна быть аннулирована.

Как исправить УПД со статусом «2»?

Если УПД используется только как первичный учетный документ, то требования к его корректировке гораздо проще. Можно заполнить правильной информацией новый формуляр или в исходном УПД зачеркнуть неверные данные и рядом записать верные.

Хотя ни один нормативный акт не указывает, как исправить УПД за прошлый квартал в этом случае, документ должен по крайней мере включать дату исправления и подписи лиц, ответственных за его составление.

Итоги

Исправление УПД прошлого периода требует внимательного подхода, особенно если документ имеет статус «1». Вносить изменения следует в соответствии с нормами налогового законодательства, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. При необходимости лучше проконсультироваться с бухгалтером или налоговым специалистом.