Если подотчетное лицо не возвратило сумму неизрасходованных денежных средств или не предоставил авансовый отчет в установленный срок, то подотчетная сумму считается доходом физического лица и с нее удерживается ндфл. Сумму также можно удержать из ЗП сотрудника в установленном законодательством порядке.
Вот статья (немного устаревшая):
https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/kak_byt_esli_podotchetnoe_lico_ne_otchitalos_v_srok/