Причины списания автомобиля в бюджетном учреждении
Просто так списать автомобиль в бюджетном учреждении не получится. На это должны быть определенные законные основания. К числу наиболее распространенных относятся:
- физический износ автомобиля — возникает в результате продолжительной эксплуатации;
- серьезные повреждения транспортного средства — в результате ДТП или порчи по другим причинам (например, пожар, наводнение и другие стихийные бедствия);
- другие обстоятельства, при которых признано, что транспортное средство в дальнейшем непригодно для эксплуатации по назначению, а его ремонт является нецелесообразным.
Порядок списания автомобиля в бюджетном учреждении
Если вы не знаете, как списать автомобиль в бюджетном учреждении, нужно действовать последовательно. Спешка может привести к ошибкам в учете, за которые потом придется отвечать по закону.
Если необходимо произвести списание транспортного средства, необходимо основание. Речь идет не о причине, а о документальной составляющей. Так, операцию допустимо произвести на основании акта о списании транспортного средства (ф. 0510456). Оформление указанного документа возможно только в том случае, если комиссия по поступлению и выбытию активов приняла соответствующее решение.
ВАЖНО! В некоторых случаях списание автомобиля считается незаконным, если учреждение не согласовало операцию с учредителем. Чтобы не ошибиться, нужно руководствоваться п. 52 Инструкции № 157н. Без соблюдения этого условия руководитель бюджетного учреждения не вправе давать (подписывать) согласие на списание.
Отражение факта списания в бухгалтерском учете
Сразу после списания автомобиль перестает быть активом. Транспортное средство больше не числится на балансе, но его нужно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении».
Подробнее о том, как правильно вести бюджетный учет на счете 02, рассказано в Готовом решении от "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
Учет на забалансе нужно вести до тех пор, пока автомобиль не будет утилизирован, разобран или возвращен на баланс учреждения.
Если факт списания успешно согласован с учредителем и акт о списании утвержден руководителем, можно списывать автомобиль с баланса или забаланса, в зависимости от того, где он числится. Но в рамках исполнения п. 52 Инструкции № 157н снимать автомобиль с баланса и забаланса до утверждения акта и согласования неправомерно.
Если транспортное средство еще не выбыло и продолжает числиться в качестве актива, а учреждение продолжает использовать автомобиль по назначению, то отражать его на забалансе не следует. На это указывает информация, приведенная в п. 335 Инструкции № 157н. Также на этот счет есть письмо Минфина России от 20.09.2018 № 02-07-08/67685.
Но для эксплуатации важно соблюдать следующее правило: в акте нет отметки о необходимости разборки автомобиля на запчасти (его утилизации).
Списание автомобиля бюджетным учреждением должно быть обязательно отражено в бухгалтерском учете. Так, для начала необходимо списать начисленную амортизацию. Для отражения операции в учете бухгалтер учреждения должен составить проводку:
- Дт 0 104 X5 411* - Кт 0 101 X5 410*.
В некоторых случаях присутствует убыток от обесценивания, поэтому сумму по нему тоже необходимо списать. На эту операцию бухгалтер должен составить соответствующую проводку:
- Дт 0 114 X5 412* - Кт 0 101 X5 410*.
Далее следует списание остаточной стоимости транспортного средства. На эту операцию также нужно своевременно составить бухгалтерскую проводку:
- Дт 0 401 10 172 - Кт 0 101 X5 410*.
* Указывается соответствующий код группы синтетического счета.
Затем автомобиль необходимо перевести на забаланс и в дальнейшем учитывать на счете 02 вплоть до разборки на запчасти (утилизации). Если транспортное средство больше не подлежит дальнейшему использованию, его разбирают на запчасти (передают на утилизацию) и списывают с забаланса.
После того как автомобиль утилизирован (разобран на запчасти), он снимается с государственного учета, а сведения по нему направляются в Росимущество.
Некоторые запчасти после разборки автомобиля, как правило, могут быть использованы учреждением в дальнейшем. Однако их нельзя просто так хранить на складе. Нужно обязательно оприходовать на баланс учреждения и учитывать на счете 105 36 в составе прочих материальных запасов.
Итоги
Большинство бюджетных учреждений имеет в распоряжении автомобили. Транспортные средства числятся на балансе. Но когда автомобиль нужно продать, передать или просто утилизировать ввиду дальнейшей непригодности, необходимо провести списание.
Часто собственником транспортного средства выступает учредитель. В связи с этим проводить списание ТС без согласования с учредителем противозаконно. За это руководитель и главный бухгалтер учреждения могут получить наказание.
Если разрешение получено, можно провести списание, а затем учитывать транспортное средство на забалансе вплоть до его утилизации (разборки на запчасти) или возврата на баланс, если это предусмотрено. Списание автомобиля казенным учреждением осуществляется в аналогичном порядке (только три проводки будут иными).