Как провести внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении

Кто проводит внутренний и внутренний финансовый контроль

Для начала нужно отметить, что существует внутренний финансовый контроль и внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. На практике бывает сложно разграничить их между собой, поскольку некоторые процедуры и мероприятия у них идентичны. В связи с этим возникает необходимость организовать оба вида контроля так, чтобы они не дублировали друг друга.

Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении — это комплекс мероприятий, направленных на контроль соблюдения требований к исполнению бюджетных полномочий, установленных актами, регулирующими бюджетные отношения. Причем этот контроль является составной частью каждого такого бюджетного полномочия.

Внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни должны проводить все бюджетные учреждения. Порядок организации внутреннего контроля необходимо утвердить в учетной политике — это указано в п.9 Федерального стандарта № 274н.

Таким образом, в бюджетном учреждении проводится внутренний финансовый контроль в рамках бюджетного законодательства, а внутренний контроль — по законодательству о бухучете. Их целесообразно объединить, чтобы избежать дублирования организационных документов. Бюджетным учреждениям необходимо проводить внутренний контроль в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Цели внутреннего и внутреннего финансового контроля

Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении необходим для того, чтобы обеспечить соблюдение требований, предъявляемых правовыми актами.

Внутренний финансовый контроль преследует различные цели. Это, например:

• выполнение мероприятий по составлению и представлению сведений, которые необходимы для формирования проекта бюджета и его исполнения;
• безошибочное ведение учета и правильное составление отчетности;
• выявление, создание и реализация мер, необходимых для обеспечения эффективности использования бюджетных средств (экономности, результативности);
• подтверждение законности и целесообразности действий, совершаемых в процессе выполнения бюджетных процедур.

Внутренний контроль необходим для предотвращения, а также выявления и своевременного устранения ошибок в учете и отчетности. Кроме того, этот контроль проводится в целях предупреждения коррупции.

Порядок внутреннего и внутреннего финансового контроля

Внутренний финансовый контроль в учреждении должен проводиться в определенном порядке, который определяется и закрепляется в отдельном внутреннем акте. При этом нельзя отступать от общих правил и требований, установленных главным администратором бюджетных средств (ГАБС) или АБС.

Порядок проведения внутреннего контроля во многом зависит от особенностей деятельности учреждения. В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 указано, что особых требований к организации такого контроля законодательством РФ не установлено.

Если вышестоящим органом были утверждены правила организации внутреннего контроля, то подведомственным учреждениям стоит учитывать их в процессе разработки собственных правил. Это важно, потому что получится:

• организовать системный подход к оценке деятельности учреждения;
• сделать контроль объективным, всесторонним;
• обеспечить повышение эффективности, а также качества деятельности учреждения.

Способы организации внутреннего и внутреннего финансового контроля

Чтобы организовать внутренний финансовый и внутренний контроль в учреждении, потребуется:

1. Установить формы и методы контроля.
2. Провести оценку особенностей и рисков в деятельности учреждения.
3. Определить наиболее подходящий способ организации контроля.
4. Зафиксировать принятые решения в учетной политике и других документах.

Для начала необходимо выбрать формы и методы, согласно которым будет осуществляться внутренний и внутренний финансовый контроль:

1. Предварительный контроль, особенность которого заключается в том, что он предшествует операции. Такой контроль возлагается как на уполномоченных сотрудников учреждения (например, на руководителей структурных подразделений), так и на представителей контрольных подразделений. Суть метода заключается в том, что перед совершением операции проводится ее согласование (санкционирование).
2. Текущий контроль — проводится во время совершения операции. Такой контроль проводят сотрудники учреждения или представители контрольного подразделения. Суть метода заключается в том, что операция контролируется на всех этапах.
3. Последующий внутренний контроль в бюджетном учреждении проводится после завершения операции. Проводить может как штатный ревизор, комиссия, созданная в учреждении, так и ревизоры из вышестоящих органов, привлеченные аудиторы. Суть метода — проведение ревизий, проверок.

Далее нужно провести анализ возможностей учреждения и потенциальных рисков. Риски возникновения нарушений необходимы для того, чтобы выявить наиболее проблемные направления в деятельности учреждения. Для этого нужно ознакомиться с актами проверок контролирующих органов, тщательно проанализировать полученную информацию.

Чтобы выявить финансовые и организационные возможности учреждения, необходимо изучить штатную и фактическую численность сотрудников, изучить особенности учреждения, проанализировать загруженность работников, их квалификацию.

Затем следует выбрать способ организации внутреннего и внутреннего финансового контроля. Есть несколько вариантов на выбор:

• приказом определить должностных лиц, ответственных за проведение контроля;
• сформировать отдельное структурное подразделение;
• ввести в штат должность ревизора или аудитора;
• сформировать в учреждении комиссию;
• распределить между работниками функции по контролю;
• воспользоваться услугами стороннего аудитора.

Узнайте, можно ли оплачивать услуги аудита за счет субсидии на муниципальное задание, из ответа эксперта "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.

Все принятые решения необходимо оформить документально. Способ и порядок проведения контроля нужно зафиксировать в учетной политике — это указано в п. 9 Федерального стандарта № 274н. Допускается создать отдельный раздел или оформить как приложение к учетной политике.

Также можно оформить положение о внутреннем финансовом контроле бюджетного учреждения отдельным внутренним актом (например, соответствующим распоряжением или приказом).

В зависимости от выбранного способа организации контроля также могут потребоваться:

• изменение штатной структуры учреждения;
• внесение изменений в должностные инструкции сотрудников;
• утверждение положения о подразделении, которое будет заниматься проведением контроля.

Подробные материалы по учету в бюджетных учреждениях смотрите в нашей подборке.

Итоги

Итак, обязаны ли учреждения проводить внутренний финансовый контроль? Да, это необходимо. Внутренний и внутренний финансовый контроль позволяют своевременно предупредить, выявить, а также устранить ошибки, совершенное как в финансовых документах, так и в хозяйственной деятельности учреждения.

Если контроль будет организован грамотно и качественно, получится избежать совершения ошибок или своевременно устранять их. Благодаря этому при проверках со стороны контролирующих органов будет выявлено меньшее количество ошибок. Учреждение сможет избежать штрафов и наложения других санкций.