Порядок документального оформления основных средств

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы как путем приобретения на рынке, так и посредством поступления от каких-либо третьих лиц. Аналогична ситуация с выбытием ОС. Тому, что важно учесть, чтобы корректно задокументировать специфику движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

 

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

Итоги

 

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в комплексном виде в российской нормативной базе не закреплены.

Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС фирме руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено лишь для однотипных объектов ОС (имеющих одинаковую стоимость), которые фирма принимает к учету в одно и то же время: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Но, поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Если же компания функционирует давно и использует в практике ранее действовавшие (до 01.01.2013) обязательные формы отчетности, то можно и далее применять формы актов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

А именно в указанном документе содержатся следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

  • № ОС-1. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме № ОС-1а).
  • № ОС-1б. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
  • № ОС-14. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после завершения монтажа), как предполагается, будет использоваться в качестве ОС.
  • № ОС-15. Данный шаблон фирма использует в случае, если необходимо оформить передачу ОС в монтаж с целью последующего использования в производстве.

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме № ОС-1.

Далее. После того как рассмотренный выше акт составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании должен быть передан в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки № ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки № ОС-6а).

Порядок оформления выбытия ОС в компании

На практике наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности фирмы связаны с одним из следующих обстоятельств:

  • фирма решила продать ОС;
  • ОС предприятия признается подлежащим списанию, поскольку фирма более не видит смысла в дальнейшей эксплуатации такого ОС.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. А именно если компания продает ОС, не являющийся зданием, то акт может быть составлен по форме № ОС-1. Если же продается здание, то более подходящий шаблон для акта — № ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу ОС, следует оформить выбытие актом № ОС-1б.

ОБРАЩАЕМ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Кроме того, специалистам учета следует понимать, что оформлять такие документы обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует сначала, чтобы была создана специальная комиссия из экспертов производства, которые решат, следует ли списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Он, как и ранее описанные, может быть как разработан фирмой самостоятельно, так и основан на ранее действовавших шаблонах. В последнем случае это будут следующие формы:

  • № ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (в ином случае следует руководствоваться формой № ОС-4а);
  • форма № ОС-4б используется, когда фирма списывает с производства не один объект ОС, а группу однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалисты бухгалтерии фирмы проставляют в инвентарной карточке объекта соответствующие пометки о том, что ОС выбыло.

Компании также может быть интересен порядок расчета коэффициента выбытия ОС. Об этом см. в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформлять прием ОС в производство соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования в производстве. Следовательно, принятие такого объекта к учету нельзя считать правомерным.

ВАЖНО! Только после подписания акта фирма может открывать инвентарные карточки по объекту.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому, если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется. Поэтому, как представляется, фирма может взять за основу типовые формы актов, утвержденные рассмотренным выше постановлением № 7.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения