Зачем нужен путевой лист
Путевой лист выполняет сразу несколько функций, поэтому является одним из самых важных документов, которые есть в организации при условии, что она использует в своей деятельности автомобили.
Ст. 6 федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ говорит о том, что осуществлять перевозки пассажиров и грузов без оформления путевого листа запрещено. Это в равной степени справедливо для автобусов, трамваев, троллейбусов, грузовых и легковых автомобилей.
ВАЖНО! ИП, управляющий собственным транспортом в целях осуществления предпринимательской деятельности, не освобождается от составления путевых листов.
Кроме того, путевой лист является первичным документом, на основании которого затраты на бензин могут приниматься в расходы в налоговом учете. Он является документальным подтверждением произведенных затрат.
Еще одна функция путевого листа — контроль за работой водителя. На его основании может производиться расчет заработной платы.
О путевом листе ИП читайте в статье.
Обязательные реквизиты путевого листа
Чтобы путевой лист был принят к учету, он должен быть корректно оформлен.
Обязательное применение унифицированных форм документов было отменено еще в 2013 году. Унифицированные бланки применяются лишь для некоторых документов, например, для кассовых. Путевой лист в этот перечень не входит. Значит, можно разработать собственный бланк путевого листа. Однако даже на разработанном самостоятельно бланке должны присутствовать обязательные реквизиты.
Какие реквизиты обязательны для путевого листа, определено приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Срок действия данного документа с 01.03.2023 по 01.03.2029. С 01.09.2023 данный приказ применяется в редакции приказа от 05.05.2023 № 159.
Что относится к обязательным реквизитам путевого листа:
С 01.09.2023 в составе сведений о водителе указываются также реквизиты его прав и СНИЛС.
Как видим, отметка о медосмотре в путевом листе относится к обязательным реквизитам.
Как составить приказ об утверждении путевого листа, мы писали в статье.
Как проводить медосмотр водителю
Работодатель не может выпустить водителя в рейс, если он не прошел медицинский осмотр. Организовать медосмотр можно двумя путями:
- нанять медика в штат организации;
- заключить договор на проведение медосмотров водителей со сторонней медицинской организацией.
И в том, и в другом случае необходимо, чтобы у организации, проводящей медосмотр, была соответствующая лицензия, а медик имел право заниматься такой деятельностью.
Предсменный или предрейсовый медосмотр проводится перед началом рабочего дня. При отсутствии претензий к состоянию здоровья водителя врач ставит отметку «прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
Послерейсовый медосмотр проходят те водители, которые во время работы могут находиться под воздействием вредных или опасных факторов рабочей среды.
С 01.09.2023 стали возможными дистанционные медосмотры.
В чем заключается медосмотр?
Подробнее о предрейсовом медосмотре читайте в статье.
Как выглядит отметка о медосмотре
Итак, как мы уже говорили, путевой лист может быть разработан организацией самостоятельно. Но в разработанном бланке непременно должны быть все обязательные реквизиты. Путевой лист без медосмотра не будет считаться заполненным корректно.
Приведем образец штампа предрейсового медосмотра на путевых листах:
Штамп медосмотра на путевом листе образца 2023 года для послерейсовых осмотров может выглядеть так:
Штампы могут быть немного другими, с разным расположением слов и знаков, но суть должна быть отражена: медосмотр пройден, разрешен допуск к выполнению трудовых обязанностей. Если ПЛ бумажный, медик заверяет данные собственноручной подписью, если электронный, для заверения требуется УКЭП.
Какие проводки составить для учета ГСМ? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите примеры проводок при покупке ГСМ за наличные и по топливным картам.
Нет штампа о медосмотре
Рассмотрим, к чему приведет отсутствие медосмотра в путевом листе.
Штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе предусмотрен КоАП РФ. В данном случае мы говорим о таком нарушении, как допуск работодателем работника к исполнению его трудовых обязанностей без прохождения обязательных медосмотров. Штраф в этом случае составит:
- для должностных лиц и ИП 5 000 рублей;
- для юридических лиц 30 000 рублей.
Как мы помним, путевой лист выполняет несколько функций. В том числе и первички для возможности учета затрат на ГСМ в целях налогового учета. Что означает путевой лист без медосмотра для налоговой?
Для учета затрат в расходах одно из необходимых условий — наличие документального подтверждения произведенных затрат. Первичный документ, оформленный должным образом, является таким подтверждением. Путевой лист без отметки о медосмотре не является корректно сформированным первичным документом, поэтому налоговые органы часто против того, чтобы учитывать в расходах затраты на ГСМ по путевкам без отметки медика. С другой стороны, подтверждением произведенных затрат и предпринимательских целей данных затрат могут быть и иные документы. Например, отчеты по топливным картам, чеки с заправок, показания системы ГЛОНАСС, отслеживающей передвижение авто.
Таким образом, если в путевке нет отметки о медосмотре, это еще не означает, что нельзя принять в расходы в налоговом учете затраты на ГСМ, но вероятность споров и отстаивание своей правоты в суде вполне вероятны.
О штрафах за отсутствие путевого листа мы писали в статье.
Итоги
Отметка о медосмотре относится к обязательным реквизитам путевого листа. Пройти медосмотр водитель обязан перед выходом в рейс и в некоторых случаях по завершении рейса. Медосмотр может произвести как медработник предприятия, так и сторонняя медицинская организация. За отсутствие отметки может быть наложен штраф в связи с несоблюдением правил охраны труда, а вот для налоговой подтвердить правомерность учета в расходах ГСМ можно и иными документами.