Выписка из трудовой книжки - образец заполнения

Ответственность за трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, с 01.09.2021 отражены в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Если у нового сотрудника бумажная трудовая, запись в нее делают, если он отработал не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

ВНИМАНИЕ! О приеме и увольнении сотрудника нужно сообщить в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня после издания документов, которые подтверждают оформление трудовых отношений. А вот запись в трудовую книжку можно внести, только если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней. Напомним, с 2021 года на сотрудников, впервые устроившихся на работу, не оформляются бумажные трудовые книжки. Все сведения оформляются в электронном виде.

Какие формы с 2023 года заменила собой форма ЕФС-1, читайте в материале КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение. 

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении - образец».

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования нановом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Заявление на выдачу выписки из трудовой книжки составляется в свободной форме. С нашим вариантом написания такого заявления вы можете ознакомиться ниже:

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, по запросу выдайте ему форму СТД-Р также в 3-х дневный срок. 

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в СФР для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.

Дистанционному работнику выписка из трудовой выдается по тем же правилам, что и обычному. Выписку работодатель отправляет ему в течение 3 дней с момента запроса по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде, если это предусмотрено в заявлении от работника и соглашением с ним. 

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка из бумажной трудовой книжки

В бумажной выписке обязательно указание реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.

Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец выписки из трудовой книжки

Кроме того, вы можете бесплатно получить образец такой выписки от экспертов КонсультантПлюс, перейдя по ссылке.

Выписка в виде СТД-Р

Форму СТД-Р ввели вместе с элетронными трудовыми книжками в 2021 году, и она выполняет роль выписки из ЭТК. 

Как вести электронные трудовые книжки, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

Надо иметь в виду, что в форму СТД-Р работодатель может внести сведения только в отношении трудовой деятельности, осуществляемой между ним и работником. Взаимоотношения работника и предыдудущего работодателя текущий работодатель не отражает. 

Таким образом человек, перешедший на ЭТК, при увольнении получает у каждого работодателя СТД-Р и имеет на руках все данные, отраженные в ЭТК, как если бы он по-старинке вел бумажную трудовую книжку. 

Форма СТД-Р представляет собой по сути подраздел 1.1 ЕФС-1, то есть ЭТК, в которой отражены все кадровые события, которые произошли с работником с даты его приема к текущему работодателю по дату запроса формы СТД-Р.

Образец заполнения СТД-Р приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.  

Итоги

Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек. Тем, кто перешел на ЭТК, вместо выписки из трудовой книжки выдают форму СТД-Р.