Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок электронного взаимодействия с Пенсионным фондом

Электронное взаимодействие с Пенсионным фондом необходимо организовать для обмена юридически значимыми электронными документами. Какой алгоритм электронного документооборота с ПФР предусмотрен законодательно, рассмотрим далее.

 

Порядок организации электронного информационного взаимодействия с ПФР

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

Итоги

 

Порядок организации электронного информационного взаимодействия с ПФР

Все работодатели-страхователи обязаны предоставлять в ПФР различные документы и отчеты в установленные сроки. Делать это можно несколькими способами:

  1. Самостоятельно предоставлять отчетность непосредственно проверяющему специалисту в отделении ПФР или же направлять документы почтой. Такая возможность есть лишь у компаний, среднесписочная численность которых не превышает 25 сотрудников.
  2. Через специальные посреднические компании. Документы заверяются ЭЦП посредника.
  3. Посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС), установив необходимые компоненты на свой компьютер.

Третий вариант получает все большее распространение, поскольку позволяет сэкономить массу времени и сил.

Порядок электронного взаимодействия с ПФР закреплен в распоряжении ПФР «О внедрении защищенного электронного документооборота…» от 11.10.2007 № 190р. Согласно данному документу страхователю следует:

  1. Обратиться в удостоверяющий центр и заключить договор о приобретении средств криптозащиты и программного продукта для организации электронного документооборота (ЭДО).
  2. Получить сертификаты и ключи и установить необходимые компоненты на свой компьютер.
  3. Направить в отделение ПФР заявление о подключении к ЭДО.

Образец заявления см. в статье «Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности».

  1. Подписать с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами (бланк см. в следующем разделе).
  2. Сформировать в любой специальной программе, разработанной ПФ для подготовки персонифицированных сведений, или в используемом софте по учету зарплаты и стажа сотрудников необходимую форму отчета и выгрузить файл.
  3. Пропустить полученные файлы через специальную «проверяющую» программу на наличие ошибок.
  4. Если в результате тестирования будет выдано сообщение «Успех», следует заверить файлы электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и отправить их на проверку в ПФР.

Вышеуказанные программы можно бесплатно скачать на официальном сайте Пенсионного фонда по адресу http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers/.

ЭЦП — реквизит электронного документа, который используется для защиты файла от подделки. ЭЦП формируется посредством криптографического преобразования информации и позволяет установить лицо, подписавшее документ. ЭЦП бывают открытыми и закрытыми.    

В чем их отличие, узнайте из материала «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

В течение 22 дней после отправки файлов страхователь получает квитанцию о доставке отчета в территориальный орган ПФР, а в срок до 4 дней — протокол контроля файла. Если результат проверки положительный, то абоненту нужно подписать своей ЭЦП протокол проверки и направить его в ПФР. Если отрицательный, то исправить все указанные недочеты и направить файл снова.

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Очень важно подписать соглашение об электронном взаимодействии с ПФР до наступления отчетного периода, поскольку без данного документа электронный документооборот невозможен. А направление отчетности на бумажном носителе при штате более 25 человек карается штрафом в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В случае непредставления отчетности или нарушения сроков ее передачи страхователю выставляются штрафные санкции в размере 5% от сумм страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, но не менее 1 000 руб. и не более 30% от страховых начислений за тот же период.

Форма документа закреплена в Приложении № 3 распоряжения ПФР № 190р. Соглашение содержит сведения о территориальном отделении ПФР и страхователе, которые заполняются собственноручно или с использованием компьютерной техники, а также права и обязанности сторон при обмене электронными документами, технические условия и порядок электронного взаимодействия.

Бланк документа можно скачать на нашем сайте:

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Скачать форму соглашения

Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

С января 2015 года изменился порядок обращения граждан, выходящих на пенсию, за назначением выплат. Теперь с письменного согласия работника данную процедуру может осуществить работодатель (п. 3 ст. 21 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Для этого не позднее 9 месяцев до выхода работника на пенсию плательщик страховых взносов формирует пакет документов, который включает в себя:

  • трудовой договор;
  • трудовую книжку;
  • СНИЛС;
  • паспортные данные и иные документы, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии.

Бумаги сканируются в цветные изображения с расширением не менее 300 dpi и под реестр направляются в территориальное отделение по телекоммуникационным каналам связи за электронной подписью страхователя. Если на пенсию выходят несколько сотрудников, то на каждого оформляется отдельный пакет документов.

При получении файлов ответственный работник ПФ отправляет страхователю расписку о получении документов за своей ЭЦП. После окончания процедуры обработки и регистрации информации в единой базе работодателю направляется протокол принятия бумаг. Если каких-то документов не хватает, страхователь будет также извещен по ТКС. 

ВНИМАНИЕ! До отправки файлов с территориальным отделением ПФ РФ необходимо заключить дополнительное соглашение об электронном документообороте.

Пенсионерам останется лишь обратиться с заявлением и паспортом в ПФ за назначением пенсии.

Итоги

Электронный обмен документами с ПФ подразумевает не только передачу отчетов, но и возможность отправки документов сотрудников, выходящих на пенсию. Для организации электронного взаимодействия с ПФ работодателю следует получить ключ ЭЦП в удостоверяющем центре и подписать с отделением ПФ соответствующее соглашение.

Передача документов по телекоммуникационным каналам связи позволяет оперативно обмениваться информацией с территориальным отделением, а также подчеркивает заботу работодателя о своих сотрудниках, что положительно отражается на имидже компании. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваш вопрос
Отправить