Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Как составить номенклатуру дел организации - образец

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2023 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2023 год, составленная в 4-м квартале 2022-го, начинает заполняться с 01.01.2023.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 - Штатное расписание (бланк)».

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО по ссылке ниже:

Скачать образец номенклатуры дел

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
22 января 2024 10:39
Постоянная ссылка
Добрый день. Подскажите в номенклатуре 2021 года была строка "Протоколы наблюдательного совета" условно 01-50 срок хранения постоянно. с 2022 года учреждение изменило тип на бюджетное, такого органа как наблюдательный совет нет. Можно ли не включать данную строку в номенклатуру такую строку? и занять ее другими документами? А протоколы хранить по номенклатуре 2021 года? Или данная строка теперь всегда будет тянуться?
Ответить
22 января 2024 23:39
Постоянная ссылка

В данном случае по исключению из инструкции на усмотрение организации, а вот срок хранения протоколов от этого не изменился, он определен нормативно:
".1.12.

Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества

Постоянно" - Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).

Их придется и дальше хранить.

Ответить
12 декабря 2023 13:19
Постоянная ссылка
Здравствуйте. При составлении номенклатуры дел в подразделении "канцелярия" как определить наименование категорий документов если работа идет с двумя видами документов Входящие и исходящие письма.
Спасибо
Ответить
12 декабря 2023 22:56
Постоянная ссылка
Письма бывают разного собдержания, поэтому сказать только на основании этих данных нельзя. Можете отнести к категории деловая перписка.
Ответить
12 декабря 2022 18:28
Постоянная ссылка
Здравствуйте!
Копийные документы (приказы, распоряжения, положения, штатные расписания и т.д) можно ставить вниз после всех оригинальных или нет? У нас во всех номенклатурах подразделений копийные документы стоят после журналов.
Спасибо!
Ответить
13 декабря 2022 09:40
Постоянная ссылка
Порядок размещения документов внутри папок определяется компание самостоятельно исходя из удобства поиска документов и обработки информации.
Ответить
14 июля 2022 13:30
Постоянная ссылка
Здравствуйте, а если документа нет в перечне, как тогда писать срок и статью хранения?
Ответить
14 июля 2022 15:42
Постоянная ссылка
Для бухгалтерских документов - минимум 5 лет (ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Далее смотрите близкие по назначению документы в сравнении перечнем росархива, не обязательно что наименование будет идентичным, а вот назначение может. Учитывая сроки исковой давности минимальный срок хранения как правило равен 3 годам для тех документов, которые вы совсем не найдете нигде.
Ответить
17 мая 2022 12:28
Постоянная ссылка
Добрый день! Прошу Вас помочь: ООО существует с 1995 года, никогда (по настоящее время) не велась номенклатура дел, на сегодняшний момент принято решение составить такой документ и привести в порядок делопроизводство. Подскажите, каким образом, с какого периода начать номенклатуру дел? Как документы за старые периоды ввести в номенклатуру?
Ответить
17 мая 2022 19:51
Постоянная ссылка
Не занимаюсь номенклатурой дел вообще. Попробуйте обратиться со своим вопросом на наш форум, надеюсь, наши специалисты помогут Вам
Ответить
17 февраля 2022 14:38
Постоянная ссылка
Добрый день, при создании и утверждении номенклатуры дел в непубличном акционерном обществе необходимо ли, номенклатуру согласовывать с гос. архивом, мы не входим в состав организаций которые комплектуют фонд гос. архива?
Ответить
17 февраля 2022 16:01
Постоянная ссылка
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру (сводную номенклатуру) дел согласовывают с ЦЭК и ЭК вышестоящей организации или утверждают ее самостоятельно (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18, ст. 20, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.4, 4.7, 4.18 Правил N 526, разд. 1.1.1 Методических рекомендаций).
То есть Вы не обязаны согласовывать ее с госархивом.
Ответить
8 августа 2022 16:48
Постоянная ссылка
Сергей,а что делать в случае,когда скорая медицинская помощь,как госорганизация,подчиняющаяся Миздраву,входит состав организаций которые комплектуют фонд гос. архива,
а по факту МЗ не забирает документы из-за отсутствия места в архиве....С кем тогда согласовывать и надо ли?
Ответить
16 января 2020 18:15
Постоянная ссылка
Добрый вечер! Журналы например по входящей корреспонденции не нужно ли их вносить в номенклатуру?
Ответить
14 декабря 2021 16:46
Постоянная ссылка
Все дела, которые заводятся (либо продолжаются) в делопроизводстве организации за год, необходимо вносить в номенклатуру дел, в т. ч. и подобные журналы.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить