Общие тенденции в автоматизации бухгалтерского учета
С появлением более совершенных цифровых технологий, включая нейросети, ярко обозначились направления разработки интеллектуальных систем для упрощения бухучета. Концепция «умной» автоматизации предполагает использование программных роботов, технологии распознавания данных и машинного обучения для анализа информации и прогнозирования.
Основным направлением автоматизации бухгалтерии является технология RPA (Robotic Process Automation — роботизированная автоматизация процессов), при которой выполнение рутинных задач берут на себя роботы. Цифровые системы, например, могут интегрироваться в традиционное бухгалтерское программное обеспечение и сами формировать отчеты, справки, выписки и другие документы. Иначе говоря, робот может делать всё в точности так, как это делает человек.
Какие задачи бухгалтера выполняются программами по бухгалтерии, вы можете посмотреть в системе «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите пробный демодоступ и бесплатно и изучайте материал прямо сейчас.
Ориентирование на действия человека как раз является особенностью систем RPA, в отличие от систем прикладного программирования. Следование за ручным выполнением работы облегчает составление сценариев автоматизации, что, в свою очередь, упрощает взаимодействие машины и оператора.
Автоматизация RPA становится еще гибче и эффективнее благодаря интеграции с искусственным интеллектом и программами оптического распознавания текста. Сочетание таких технологий дает, например, возможность практически моментально определить ключевые данные в предварительно отсканированном документе для последующей автоматической обработки согласно требуемым задачам.
В последнее время часто возникает вопрос - нужны ли бухгалтеры в будущем или профессия исчезнет? Мы постарались разобраться.
Какие возможности дают системы RPA
Обработка первичной документации вручную может занимать до восьми часов в день. Использование же систем RPA позволяет ускорить этот процесс в десять раз. При этом программные роботы могут быть настроены на выполнение целого ряда операций, включая следующие:
- Сбор документации. Программа самостоятельно получает документы, прикрепленные к электронному письму, или загружает их из системы ЭДО.
- Считывание данных. Интеллектуальная система считывает и распознает информацию со всех видов «первички», а затем переносит данные в другие автоматически сгенерированные формы или бланки.
- Автоматическая запись данных. Роботизированная система записывает извлеченную ранее информацию, ведя учет доходов, расходов, налоговых вычетов и т. д.
- Обнаружение ошибок. Обрабатывая документы, RPA способна обнаруживать ошибки и посылать соответствующие уведомления оператору. При более тонкой настройке системы с использованием ИИ возможно задействовать автоматическое исправление ошибок.
Автоматизация процессов не должна, на наш взгляд, снизить роль бухгалтера. Как убедить в этом руководство? Смотрите наш материал "Как поднять авторитет бухгалтера у начальства: 9 секретов".
Как программные роботы осуществляют обработку документации
Подробнее разобрать работу автоматизированных систем можно на примере проведения сверки расчетов с контрагентами. При ручной работе этот процесс является довольно трудоемким и зачастую происходит в авральном режиме, при котором теряется время на запросы покупателей и продавцов заверить акты. Робот способен ускорить выполнение таких процедур в несколько раз. Сверка машинами RPA происходит со следующими функциями:
- Автоматическая сверка. Получив необходимые данные из предоставленных документов, система проверяет их на наличие расхождений и в случае обнаружения таковых создает соответствующий протокол и отсылает его контрагенту.
- Отчет о результатах. По результатам сверки расчетов RPA формирует отчет, позволяющий бухгалтерам оперативно принимать решения на основе полученных данных.
- Фоновый режим. Автоматическая сверка в фоновом режиме способствует оптимизации работы бухгалтера, не отнимая ресурсы и позволяя сосредотачиваться на более актуальных задачах.
Таким образом, в отсутствии человеческого фактора, который может привести к ошибкам, RPA проводит сверку за требуемый отчетный период, ориентируясь на число контрагентов и оборотные суммы. В этом процессе могут быть задействованы различные системы бухучета и планирования ресурсов предприятия, такие как «1C:Бухгалтерия», SAP и Microsoft Dynamics NAV.
Более того, работа роботизированной системы может быть запущена актами сверки и запросами со стороны контрагента. Получив документ, программа распознает ключевые слова и данные, после чего инициируется сценарий создания ответного акта. При наличии расхождений RPA уведомляет оператора, корректирует информацию и отправляет результат в систему управления мастер-данными.
По схожим алгоритмам RPA выполняются и другие действия: составление налоговой отчетности, расчет зарплат, НДС, НДФЛ, пенсионных и страховых отчислений. На первом этапе идет извлечение данных, затем, после ряда автоматических вычислений и корректировок, происходит формирование итогового документа.
Итоги
Бухгалтерия будущего — это симбиоз человека и ИИ. Роботы берут на себя рутину, а специалисты фокусируются на анализе и стратегии. Компании, внедряющие интеллектуальную автоматизацию, получают конкурентное преимущество благодаря скорости, точности и снижения затрат. Вопрос не в том, стоит ли автоматизировать бухучет, а в том, как сделать это быстрее.