Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

ФCC не принял к зачету пособия - как учесть такие суммы?

ФСС не принял к зачету пособия — что делать в таком случае? В статье ниже мы расскажем, почему ФСС может не принять ваши соцрасходы к зачету, можно ли спорить с госорганом и как отразить в учете и отчетности не зачтенные ведомством суммы.

Важно! Статья актуальна в отношении пособий, выданных до 31.12.2020. С 2021 года зачетный механизм отменен, а пособия оплачивает напрямую ФСС.

Почему ФСС не принял к зачету пособия?

Траты на оплату листков нетрудоспособности, декретных и детских пособий, а также иные меры соцподдержки работников работодателю компенсирует ФСС: либо соцвыплаты засчитываются в счет взносов на временную нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), либо возмещаются страхователю на расчетный счет.

Для принятия соцрасходов к зачету или возмещению ФСС должен их проверить. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 4.2 и п. 4 ст. 4.7 закона «Об обязательном соцстраховании на случай ВНиМ» от 29.12.2006 № 255-ФЗ соцстрах имеет право не засчитывать расходы на выплату пособий по госсоцстрахованию, если они произведены:

  • на основании неверно оформленных либо выданных с нарушением законодательства документов;
  • с нарушением законодательства РФ о соцстраховании;
  • вовсе без подтверждающих документов.

См. также: «Мог ли ФСС отказать в возмещении пособия, если работник уволился, а копии его трудовой у фирмы нет?».

ФСС может обвинить организацию в создании искусственных условий для возмещения или зачета бюджетных средств. Мы разобрали такие случаи в этой статье.

ФСС также отказывает в возмещении или зачете, если считает, что больничный лист поддельный.

Как бухгалтеру действовать при подозрении, что листок нетрудоспособности поддельный, читайте здесь.

Можно ли подтвердить правомерность расходов иными документами, если ФСС не принял к зачету расходы на оплату листков нетрудоспособности в связи с их утерей? Ответ на это вопрос вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям эксперта.

Итак, у ФСС есть полномочия отказать страхователю в зачете или возмещении соцвыплат. Организация может в таком случае либо спорить с фондом в суде, либо согласиться с госорганом. Если возместить соцвыплаты так и не удалось, то бухгалтеру придется внести ряд корректировок в учет и отчетность по не принятым фондом расходам.

Алгоритм отражения в учете пособий, не принятых ФСС к зачету

Если ФСС не принял облагаемое пособие и отказал в возмещении или зачете соцвыплат, то бухгалтер должен поступить следующим образом:

  • Сторнировать в бухучете суммы незачтенных пособий.
  • Списать незачтенные суммы в расходы либо удержать их с работника.
  • Исчислить с незачтенной соцвыплаты страховые взносы — это наиболее безопасный путь для страхователя в настоящий момент, рекомендованный ФНС и Минфином (письма от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093 и от 01.09.2017 № 03-15-07/56382 соответственно).

С требованием чиновников начислять взносы можно и поспорить. Поможет вам в этом подборка правоприменительной практики, которую вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, его можно получить бесплатно.

  • Доплатить взносы в ФНС либо в ФСС (за периоды до 2017 года) — если вы уменьшаете ежемесячные соцвзносы на ВНиМ на суммы пособий, то после отказа ФСС в зачете пособий нужно доплатить администратору взносов на ВНиМ (до 2017 года — ФСС, с 2017 года — ФНС) в размере суммы соцвыплаты, не принятой к зачету
  • Начислить и удержать НДФЛ с работника — данный пункт не касается пособия по временной нетрудоспособности, с которого НДФЛ и так удерживается. А вот с другими видами соцпособий ситуация сложнее. По аналогии с начислением страхвзносов: если ФСС отказывается засчитывать выплату пособия, то оно прекращает быть страховым обеспечением по обязательному соцстрахованию. А значит, не относится к выплатам, из сумм которых подоходный налог не удерживается. Следовательно, если работник отказывается вернуть пособие, не зачтенное ФСС, то такая выплата становится его доходом, с которого надо удержать подоходный налог. Однако в законе отсутствует прямая обязанность взимать НДФЛ с не зачтенных соцстрахом пособий. Но если не удержите НДФЛ, но начислите страхвзносы, это может вызвать вопросы у налоговиков, так как между базой для начисления страхвзносов и базой по подоходному налогу возникнет разница.
  • Разобраться с возможной переплатой по НДФЛ — если работник вернул пособие, ранее облагаемое подоходным налогом, то у него возникает переплата. Вы должны сообщить о ней сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем эту переплату либо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ, либо вернуть работнику на основании заявления исключительно на его банковский счет.
  • Перечислить взносы и НДФЛ* в бюджет.
  • Рассчитать пени по взносам и подоходному налогу* и также перечислить государству. На момент признания соцвыплат невозмещаемыми у организации образуется недоимка по страхвзносам и НДФЛ*. А пени рассчитываются за период от дня, следующего за установленной датой перечисления страхвзносов за месяц, в котором было выплачено пособие, до дня, предшествующего дню погашения задолженности по взносам или подоходному налогу.

В помощь вам калькулятор пеней.

  1. Скорректировать отчетность — нужно внести исправления в бухгалтерскую и налоговую отчетность, в том числе в отчеты по персоналу: 2-НДФЛ**, 6-НДФЛ** (за периоды с 2016 года), 4-ФСС, РСВ-1 (за периоды до 2017 года), ЕРСВ (за периоды начиная с 2017 года).

* Если подоходный налог ранее не был удержан и вы решили все же его удержать.

** Корректируется, если вы предпочли удержать подоходный налог с сумм, ранее им не облагаемых.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник вернул пособие

Бухучет соцвыплат, не зачтенных или не возмещенных соцстрахом, зависит от того, вернул ли работник пособие, а также облагалось ли оно изначально подоходным налогом.

По незачтенным пособиям — в бухучете бухгалтер сторнирует записи по начислению сумм данных выплат. Дата бухпроводки будет соответствовать дате решения фонда о непринятии к зачету расходов. Затем не подтвержденные фондом соцрасходы могут быть удержаны с работника, но только в 2 случаях:

  • предоставление работником заведомо неверных сведений для начисления пособия (поддельный больничный, справка о заработке за последние 2 года с завышенными суммами доходов работника);
  • допуск бухгалтером счетной ошибки.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ, ч. 1 ст. 138 ТК РФ такие суммы можно удержать из трудовых доходов работника, но не более 20% заработка за каждый месяц. В остальных ситуациях возврат излишних соцвыплат производится работником добровольно.

Если работник возвращает пособие добровольно либо соцвыплату удерживают из его зарплаты, то бухзаписи будут следующие:

Дебет

Кредит

Содержание записи

69

70

Сторно начисления незачтенной соцвыплаты

20, 23, 25, 26, 44

70

Сторно пособия по нетрудоспособности за первые 3 дня болезни

70

68

Сторно НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности

73, 76

70

Соцвыплата отнесена на счет расчетов с персоналом по прочим операциям.
Если работник уже уволился, но переплату возвращает — задействуйте счет 76

50, 51, 70

73, 76

Работник добровольно вернул сумму неправомерно выплаченного пособия либо эта сумма была удержана из его зарплаты

69

51

Доплачено незачтенное пособие — так как на его сумму ранее были уменьшены взносы на ВНиМ к уплате

70

51

Излишне удержанный НДФЛ возвращен работнику на банковскую карту

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник не вернул пособие

Пособие с работника нельзя взыскивать, если незачет соцвыплаты возник из-за неверного толкования бухгалтером законодательства при расчете суммы пособия (ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ). Кроме того, руководитель вправе принять решение не взыскивать пособие независимо от причины незачета (ст. 240 ТК РФ).

Если работник не возвращает соцвыплату, то сделайте следующие проводки:

Дебет

Кредит

Содержание операции

69

70

Сторно начисления незачтенной соцвыплаты

91-2

70

Не зачтенная фондом выплата отнесена на счет прочих расходов

91-2

69 по субсчетам расчетов с фондами либо с ФНС в части начисления страхвзносов

Начислены на не зачтенное ФСС пособие страховые взносы

70

68

Удержан НДФЛ с соцвыплаты (кроме пособия по временной нетрудоспособности)

91-2

69 с/счет «Пени, штрафы по соцвзносам»

Начислены пени по опоздавшим в бюджет соцвзносам

91-2

68 с/счет «Пени, штрафы по НДФЛ»

Начислены пени по недоимке по НДФЛ

69/68 по субсчетам расчетов с фондами либо с ФНС в части начисления страхвзносов/НДФЛ, 69 с/счет «Пени, штрафы по соцвзносам», 68 с/счет «Пени, штрафы по НДФЛ»

51

Перечислены страховые взносы, НДФЛ, пени по страхвзносам и НДФЛ в бюджет

НДФЛ удерживайте с работника в том случае, если он не вернул суммы неверно выплаченных пособий, налог не был удержан ранее и вы решили, что безопаснее его удержать. Если работник уже уволился — сообщите в ФНС о невозможности удержать подоходный налог.

В налоговом учете не принятые ФСС к зачету пособия в расчете налога на прибыль не участвуют, поэтому возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство.

О фиксации разниц между бухгалтерским и налоговым учетом читайте здесь.

Упрощенцы также не учитывают в расходах не зачтенные соцстрахом пособия.

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность налогового агента

Если фонд отказался засчитывать или возмещать пособие, то нужно внести корректировки в ряд отчетной документации налогового агента:

Отчетность

Пособие изначально облагалось НДФЛ, работник его вернул

Пособие изначально облагалось НДФЛ, работник его не вернул

Пособие изначально не облагалось НДФЛ, работник его вернул

Пособие изначально не облагалось НДФЛ, работник его не вернул

2-НДФЛ

Исключите сумму пособия из 2-НДФЛ и сдайте корректирующую справку

Сдайте корректирующую 2-НДФЛ по сотруднику, код больничного 2300 замените на код 4800

Ничего исправлять в 2-НДФЛ не нужно

У работника появился доход, который следует отразить в 2-НДФЛ под кодом 4800 и удержать подоходный налог. Если на момент обнаружения не зачтенного фондом пособия работник уже уволился, то 2-НДФЛ следует сдавать с признаком 2

6-НДФЛ (если незачтенное пособие обнаружено в 2016 году и позднее)

Сдайте корректирующую 6-НДФЛ за период неправомерной выплаты пособия, а также за предшествующие периоды — поскольку раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом с начала года

Ничего исправлять в 6-НДФЛ не нужно

У работника появился доход, сдайте корректирующую 6-НДФЛ за период неправомерной выплаты пособия, а также за предшествующие периоды

Подробнее о корректировке квартального расчета по НДФЛ читайте здесь.

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность страхователя

4-ФСС

Порядок исправления зависит от года выплаты незачтенного пособия. Если это 2016 год и раньше, то исправляются прежде всего данные в таблице 2: страхователь исключает не принятые фондом соцвыплаты из соответствующих строк и граф таблицы. Соответственно уменьшаются показатели по строкам «Расходы на цели обязательного соцстрахования» и «Задолженность за территориальным органом ФСС на конец отчетного (расчетного) периода». А сумму не принятого соцстрахом пособия бухгалтер зафиксирует в одноименной строке 5 таблицы 1.

Еще страхователю по общему правилу нужно будет откорректировать строки 1–4 таблицы 3 и строки 1–3 таблицы 6 (в части общей суммы выплат и вознаграждений в пользу физлиц и распределения этих сумм на облагаемые и не облагаемые страхвзносами). На сумму доначисленных страховых взносов корректируются строки 2 таблицы 1 и таблицы 7 «Начислено к уплате страховых взносов» — если недоимка обнаружена в том же году, в котором выплатили первоначально пособие. Соответственно вносятся правки в строки, фиксирующие задолженность за страхователем на конец отчетного периода.

Если корректируется 4-ФСС уже за периоды 2017 года, то там нет таблиц по расчетам взносов и выплат на ВНиМ. Исправлению подлежит база для расчета взносов на травматизм, общая сумма выплат и вознаграждений в пользу физлиц, сумма начисленных взносов и задолженность за страхователем на конец периода.

РСВ-1

За периоды до наступления 2017 года уточнять персонифицированные сведения следует по форме СЗВ-КОРР (постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). В этой форме вы приводите персональные данные работника, исправленные суммы выплат в его пользу и рассчитанные суммы взносов. В случае неполного отражения в отчетности страхвзносов за какие-либо отчетные периоды, суммы доначислений отражаются нарастающим итогом в 120-й строке и в разделе 4 годовой формы РСВ-1 отдельной строкой по каждому периоду.

ЕРСВ

Новый расчет по страховым взносам страхователи сдают за периоды начиная с 2017 года. Общий принцип корректировки расчета в случае отказа ФСС в возмещении или зачете тот же, что и при исправлении формы 4-ФСС за 2016 год: нужно исключить незачтенные пособия из Приложения 3, а также скорректировать базу для начисления каждого типа страхвзносов и общую сумму выплат и вознаграждений в пользу физлиц. Также корректируются строки, содержащие информацию о сумме начисленных страхвзносов и суммы по строкам 070 и 090 приложения 2.

Подробнее о порядке уточнения персонифицированных сведений в ЕРСВ читайте здесь.

Итоги

ФСС нередко отказывает работодателям в зачете или возмещении выплат по соцстрахованию. С фондом можно попробовать поспорить в суде. Если же отказ окончательный, то работодателю предстоит корректировать учет и отчетность в бюджет на суммы незачтенных пособий.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
1 декабря 2023 14:33
Постоянная ссылка
Добрый день. Выявила такую ситуацию. В 2020 году сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Организация выплачивала ему пособие по уходу за ребенком, но т.к. это был пандемийный год, а в 2021 году мы перешли на пилотный проект и фсс стали напрямую оплачивать пособие, то мы попросту забыли подать к возмещению ранее выплаченные суммы пособия. Сейчас только в конце 2023 года это обнаружили. У нас "висит" дебетовое сальдо по 69.1. Как переть правильно поступить?
Ответить
9 декабря 2023 22:33
Постоянная ссылка
Мне почему-то кажется, что сейчас СФР просто так уже и не возместит эти суммы, поскольку прошло 3 года. Может быть, стоит выйти в суд на предмет возмещения этих расходов? Вам лучше поговорить с юристами, насколько высоки Ваши шансы.
Ответить
27 октября 2020 05:31
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите,пожалуйста.Можно ли уменьшить налог на прибыль,на сумму больничных не принятых к зачету при проверке ФСС?
Ответить
27 октября 2020 11:24
Постоянная ссылка
В статье, под которой вы оставили свой вопрос, есть фраза "В налоговом учете не принятые ФСС к зачету пособия в расчете налога на прибыль не участвуют". Мое мнение совпадает с данной позицией. А вообще здесь вопрос спорный и думаю, по нему должна быть судебная практика.
Ответить
6 ноября 2019 10:38
Постоянная ссылка
Добрый день,проконсультируйте меня,пожалуйста. В январе 2019 года сотрудница принесла справку о постановке на учет в ранние сроки беременности.Организация выплатила единоразовое пособие в размере 628,47 руб.При проверке в октябре 2019г. органами ФСС, выяснилось, что срок был не 12.а 14 недель.Фонд вынес решение о непринятии этой суммы к зачету. Сотрудница дала согласие на возврат этой суммы и ее удержали в октябре.Как отразить в учете, в форме РСВ (надо делать корректировки за 1,2,3 кварталы)? Корректировать ли начисление страховых взносов?
Ответить
26 апреля 2019 16:47
Постоянная ссылка
Добрый день. У меня сложилась такая ситуация: на 25.04.19 у меня назначено было плпновое оперативное лечение в клинике Москвы. Для того, чтобы мне оплатили проезд, я взяла основной оплачиваемый отпуск с оплатой северного проезда (я проживаю в Комсомольске-на-ААмуре Хабаровскго края). Отпуск с 21.04 по 10.05. Б/ лист клиника мне открывает 24.04 со дня госпитализации и планирует 06.05 выписать с открытым б/листом, чтобы через 6 дней (это время на жорогу в комсомольск-на-амуре) я появилась у себя в поликлике по месту жительства, где мне и закроют этот б/лист. Но я же в отпуске, я планировала его повести в Санкт-Петербурге, я могу закрыть больничный лист в какой-нибудь клинике в Санкт-Петербурге, или как мне правильно поступить? Спасибо заранее за ответ.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить