До начала обработки персональных данных оператор (сейчас это и работодатель по отношению к данным работников в том числе) обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (это Роскомнадзор, РКН) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных (ч. 1 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Формы для исполнения этой обязанности утв. приказом РКН от 28.10.2022 № 180:
- уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных:
Скачать бесплатно в «КонсультантПлюс»
Подается для первичной регистрации в реестре РКН.
- уведомление о внесении изменений в ранее представленные сведения:
Скачать бесплатно в «КонсультантПлюс»
Этот документ направляется в РКН, чтобы внести изменения в список обрабатываемых персональных данных, цели обработки и пр.
Уведомление подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли такие изменения. В уведомлении необходимо указать, в частности, регистрационный номер записи в реестре операторов, дату изменения сведений, а также сведения, подлежащие изменению.
Способы подачи уведомлений сейчас такие:
1. в бумажном виде подать в управление РКН;
2. в электронном виде с УКЭП. Для этого у оператора должен быть установлен плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и настроена работа с ним.
3. в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА на портале Госуслуг. Нужна подтвержденная учетная запись.
В последних двух случаях дублировать уведомление на бумаге не требуется.
Рекомендации и пример заполнения уведомления есть на сайте РКН (ссылка). Также на сайте можно отслеживать статус уведомления (ссылка). Для этого используется номер уведомления и ключ, которые автоматически присваиваются после заполнения и отправки электронной формы в информационную систему РКН.
Об этом — в письме Роскомнадзора от 24.05.2024 № 45697-10/77.
- уведомление о прекращении обработки персональных данных:
Скачать бесплатно в «КонсультантПлюс»
В случае прекращения обработки персональных данных подается в течение 10 рабочих дней.
В каких случаях нужно уведомлять РКН об обработке персданных и как это сделать? В каких случаях обработку нужно прекратить? Ответы на эти и другие вопросы по действующим правилам вы найдете в готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе бесплатный.