Как организовать переход на электронный кадровый документооборот в 2025 году

Электронный документооборот кадровых документов — что это

Понятие электронного кадрового документооборота (ЭКДО) введено в Трудовой кодекс федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно ст. 22.1 данное понятие включает:

В ЭКДО будут участвовать:

• приказы по личному составу и уведомления работникам, т. е. те документы, которые оформляются для ознакомления с ними работников в письменном виде;
• трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности — документы, требующие подписания двумя сторонами — работодателем и работником;
• заявления, объяснительные записки от работников.

Однако не все документы подпадут под участие в ЭКДО. Так, обмен в электронном виде будет недоступен:

• для актов о несчастных случаях на производстве;
• приказов и распоряжений об увольнении;
• документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.

Все перечисленные документы по-прежнему придется оформлять на бумажном носителе. Также сфера действия ЭКДО не затронет трудовые книжки.

Какие проблемы часто возникают при переходе на электронный кадровый документооборот и каковы пути их решения, узнайте из специальной статьи справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для просмотра материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Какую систему выбрать для электронного документооборота кадровых документов в 2025 году

Реализовать на практике электронный кадровый документооборот можно двумя способами:

1. С помощью цифровой платформы «Работа в России».
2. Посредством собственной информационной системы.

Первый способ предусматривает регистрацию работодателя и его работников непосредственно на самой платформе либо наличие аккаунтов на Портале госуслуг.

Второй вариант предполагает использование собственных разработок для осуществления электронного документооборота либо приобретение системы у поставщиков, например операторов ЭДО. Последние кстати уже вовсю предлагают свои продукты для перехода на электронный документооборот в кадрах.

Независимо от выбранного способа участие в ЭКДО потребует наличия электронных подписей у работодателя и у работников. О том, какие виды подписей будут задействованы в проекте, мы расскажем далее.

Электронные подписи — виды и предназначение для ЭКДО

Трудовой кодекс различает следующие виды электронных подписей:

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• УНЭП1 — усиленная неквалифицированная подпись, выданная в рамках инфраструктуры электронного правительства;
• УНЭП2 — усиленная неквалифицированная подпись, порядок проверки которой определяют в трудовом договоре;
• ПЭП1 — простая электронная подпись, ключ которой человек получает при личной явке при обращении за госуслугами;
• ПЭП2 — простая электронная подпись, требования к которой установили в трудовом договоре.

Применение той или иной подписи зависит от того, какой документ подписывается и какая система используется для электронного документооборота. Возможности применения подписей описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

При работе в системе «Работа в России» работодатель должен использовать при подписании документов со своей стороны либо усиленную квалифицированную, либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную в рамках инфраструктуры электронного правительства. Работник кроме этих двух подписей сможет воспользоваться и простой подписью, полученной на «Госуслугах».

Работа в собственной системе потребует от работодателя подписывать со своей стороны трудовые договоры, договоры о полной материальной ответственности, договоры на обучение, любые допсоглашения к вышеперечисленным договорам, а также уведомления об изменении условий трудовых договоров исключительно усиленной квалифицированной подписью. Для подписания прочих кадровых документов можно будет также воспользоваться усиленной неквалифицированной подписью.

Работнику в информсистеме работодателя предоставлено право подписывать договоры, допсоглашения к ним, заявления на увольнение или отзыв такого заявления, согласие на перевод, приказы о дисциплинарном взыскании усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Не указанные в перечне остальные кадровые документы разрешено подписывать также простой электронной подписью, требования к которой установили в трудовом договоре.

Что делать, если аннулирована электронная подпись? На этот вопрос ответили эксперты справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Если хотите узнать ответ, просто воспользуйтесь демодоступом к системе. Это бесплатно.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — этапы

Переход на ЭКДО — достаточно длительная процедура, проходящая в несколько этапов. Выделим основные из них:

1. Подготовка нормативной документации.
2. Уведомление работников о переходе на ЭКДО.
3. Обмен документами в электронном виде.

Рассмотрим, какие действия должен произвести работодатель на каждом из этих этапов, чтобы успешно реализовать электронный документооборот в своей компании.

Подготовка нормативной документации

Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий порядок перехода на ЭКДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо соответствующее положение.

Вы можете бесплатно скачать образец такого приказа, кликнув по картинке ниже:

Образец приказа о переходе на ЭКДО Скачать

В документе необходимо прописать:

• дату планируемого перехода и сроки уведомления сотрудников об этом событии;
• вид используемой системы ЭКДО;
• порядок доступа к информсистеме;
• перечень работников, задействованных в ЭКДО;
• виды документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде.

Помимо положения о переходе работодателю следует оформить и положение, регулирующее сам процесс электронного взаимодействия. Здесь необходимо затронуть следующие ключевые моменты:

• сроки подписания каждым работником полученных электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок получения работником инструкций от работодателя по работе в системе ЭКДО;
• случаи, в которых возможно составление документа на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, работников следует ознакомить со всей нормативной документацией, действующей в рамках ЭКДО, под подпись.

Уведомление работников о переходе на ЭКДО

Жестких требований к бланкам уведомлений закон не предъявляет, поэтому их можно составить в свободной форме. Главное, чтобы работникам было понятно, с какой даты планируется переход на ЭКДО. Раздать уведомления можно в бумажном виде, а можно направить каждому по электронной почте.

Образец такого уведомления вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Образец уведомления работника о переходе на ЭКДО Скачать

Ответом на уведомление станет письменное согласие на обмен электронными документами или отказ от него.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работников без стажа, принимаемых после 31 декабря 2022 года, уведомлять о присоединении к электронному взаимодействию и получать от них согласие по данному вопросу не потребуется. Со всеми остальными можно обмениваться документами посредством ЭКДО, только заручившись письменным согласием.

Увольнение работника в случае его отказа от участия в ЭКДО недопустимо. Также нельзя уволить, если у человека нет цифровой подписи. Работодатель при необходимости обязан сам обеспечить свой персонал такими подписями.

Обмен документами в электронном виде

После того как все локальные нормативные документы изданы, работники с ними ознакомлены, согласия об участии в проекте получены, можно приступать к обмену кадровыми документами с помощью ЭКДО.

Перед началом работы сотрудникам следует рассказать, как пользоваться информационной системой, как составить документ и как направить его работодателю.

Работники могут использовать ЭКДО для отправки всех документов, ради которых система была настроена, а также запрашивать копии. Предполагается, что компания получает документ/запрос на следующий рабочий день после отправки его работником. В случае запроса кадровых документов работодатель должен предоставить их в течение трех рабочих дней. Причем разрешено предоставление как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Работодатель несет ответственность за сохранность всех документов, хранящихся в системе, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

ВАЖНО! Нормы Трудового кодекса РФ в части взаимодействия платформы «Работа в России» и информсистемы работодателя с единым порталом «Госуслуги» в полной мере заработали с 1 сентября 2022 года.

Итоги

Итак, мы рассказали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Процесс перехода пройдет в несколько этапов, на каждом потребуется оформлять различные документы, например: положение об электронном кадровом документообороте, приказ о переходе и уведомления работников о переходе. Причем взаимодействовать посредством ЭКДО работодатель сможет только с теми работниками, кто в письменной форме выразил согласие на такое взаимодействие.

Для реализации ЭКДО на предприятии необходимо определиться с системой, позволяющей совершать обмен документами в электронном виде, и запастись электронными подписями, как самому работодателю, так и членам рабочего коллектива.

Отсутствие электронной подписи у работника так же, как и отказ последнего от участия в ЭКДО, не может стать поводом для увольнения. Это противоречит действующему законодательству. Обмен документами будет происходить по старинке — на бумажных носителях.