Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья
Обязанности работодателя возместить расходы по найму жилья при направлении работника в командировку установлены ст. 168 Трудового кодекса РФ. При этом суммы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами:
- чеками ККТ;
- бланками строгой отчетности гостиницы;
- договором найма жилья;
- другими документами.
А если у работника отсутствуют подтверждающие документы?
Это не означает, что работник в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов. Независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, расходы по найму жилья должны быть возмещены работодателем, а размеры и порядок такого возмещения должны быть установлены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Расходы на VIP-зал в командировке: будет НДФЛ или нет? Ответ смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.
Порядок учета командировочных расходов описан здесь.
Ограничения компенсации по найму жилья для целей налогообложения
Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, а именно:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.
Если работодатель, в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом возмещает работникам большие суммы, то на разницу между установленным пределом и фактически выплаченной компенсацией начисляется НДФЛ (письма Минфина от 26.10.2023 № 03-04-05/101821, от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51 и др.).
Пример:
В Положении о командировках, действующем в организации "Импульс", закреплено, что при непредставлении работником документов, расходы по найму жилого помещения в командировке возмещаются за каждые сутки проживания в следующих размерах:
- на территории РФ: руководству организации - 1500 руб., остальным работникам - 700 руб.;
- при командировках за рубеж: руководству организации - 4000 руб., остальным работникам - 2500 руб.
Директор по экономике и финансам организации "Импульс" А.П. Сакулина направлена в командировку на территории РФ с 1 по 15 февраля, но по возвращении не смогла подтвердить документально расходы по проживанию.
Бухгалтер возместил ей затраты по найму жилого помещения исходя из 1500 руб. за каждые сутки проживания.
НДФЛ облагается 800 руб. - доход А. П. Сакулиной, составляющий разницу между фактически выплаченной организацией «Импульс» суммой (1500 руб.) и установленным Налоговым кодексом РФ ограничением (700 руб.) за каждые сутки проживания.
Как облагаются НДФЛ выплаты при командировке дистанционного работника, разъясняется в «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.
Итоги
НДФЛ с оплаты проживания в командировке не удерживается при условии документального подтерждения расходов. Если документов нет, от НДФЛ освобождается часть расходов в пределах норм.