ФНС утвердила требования к XML-файлам для передачи документов, которые выражают волю сторон при оформлении письменных сделок: договоров, соглашений, приложений к ним и т. п. (приказ от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@). Новый формат позволит сократить бумажный документооборот как между контрагентами, так и с налоговой службой при истребовании документов/пояснений.
Как ранее поясняло ведомство, XML-формат подойдет больше тем компаниям, которые обладают высоким уровнем цифровизации. Он содержит больше потенциальных возможностей для аналитики, так как вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем.
Напомним, что с 27.05.2022 уже действует PDF/А-3 формат электронного договора (приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236). В нем также можно создавать договоры, дополнительные соглашения к ним, протоколы разногласий. Документ представляет собой один файл обмена. Подписывают его обе стороны сделки, в случае с офертой предусмотрено подписание одной стороной.
PDF-A/3 ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, формат позволяет проводить автоматизацию за счет xml-части, в которой содержится основная информация из документа, с другой — не требует от второй стороны наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.
Теперь, когда утверждены оба формата, при заключении сделок бизнес сможет самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. Налоговики будут принимать документы по любому из них.
Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом без письменного соглашения? Ответ на этот вопрос смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Не забывайте, что на сайте ФНС можно бесплатно перевести электронные документы из xml в pdf.