Изменения, касающиеся автомобильных командировок, актуальные с 01.09.2025
С сентября 2025 года применяется Положение о направлении в командировки (далее — Положение), утв. ПП от 16.04.2025 № 501. Оно сменило действовавшее до этого Положение из ПП № 749 в послед. ред. от 01.03.2023.
Что изменилось с 1 сентября 2025 года, см. в нашем материале.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Новое Положение отличается от предшественника, хотя и повторяет большинство норм. Оформляя командировку работника на авто с сентября 2025 года, следует учесть следующее:
- Командировать наниматель может того, кто состоит в трудовых отношениях. Основанием для отправки в такую поездку, которая имеет разовый характер, всегда является приказ руководителя (ф. Т-9, Т-9а либо свободная). В нем должны присутствовать цели, конкретные даты поездки, указание на использование соответствующего транспорта.
- Командированный работник на основании приказа может совершать поездку на служебном, личном автомобиле, а также на авто, которое принадлежит третьему лицу (эксплуатируется по доверенности). Согласно п. 6 Положения из ПП № 501 при командировке на личном автомобиле 2025 года (а также служебном, арендованном):
- реальный срок (период) такой поездки командированный указывает в служебной записке, которую он должен написать, вернувшись с поездки, и передать нанимателю;
- вместе с этой запиской командированный должен также предъявить документы, которые подтвердят, что конкретный транспорт использовался для проезда туда и обратно.
ВАЖНО! В качестве документов, подтверждающих маршрут поездки, принимаются: путевой и маршрутный лист, билеты, счета, кассовые чеки, квитанции и др.
Что считается командировкой по Трудовому кодексу? Мы ответили.
Несколько ключевых моментов, касающихся оформления командировки
Первый. Не всех работников можно командировать, а у отдельных нужно получать письменное согласие. Обе категории работников обозначены ТК. Если же работник не относится к данным категориям, то отказаться от служебной поездки, в которую направляет наниматель, он не сможет.
Так, наниматель не имеет права отправлять в командировки беременных (ст. 259 ТК), за некоторым исключением — несовершеннолетних (ст. 268 ТК). Тех, кто работает по ученическому договору, разрешено командировать лишь в поездку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Допускаются командировки лиц с ограниченными возможностями, но при условии, что это возможно по программе реабилитации (ст. 23 ФЗ № 181). Согласие на командировку в письменном виде наниматель должен получить у тех, кто перечислен в ст. 259 и 264 ТК. Например, у многодетных работников, если младшему ребенку нет 14 лет, а также у работниц с детьми до 3 лет.
Второй. Если наниматель собирается отправить в командировку на личном авто работника-иностранца, то он должен учесть ограничения по должности, срокам поездки. Они зависят от статуса командируемого:
- временно пребывающий работник, не имеющий визы, но с патентом командируется с учетом срока действия патента;
- работник, приехавший по визе, с разрешением для работы, командируется до 10 календарных дней (за время действия разрешения), причем его должность / профессия должна быть из специального перечня (см. п. 1 приложение к приказу Минздравсоцразвития № 564н от 28.07.2010);
- временно проживающие командируются на срок до 40 календарных дней, если их должность / профессия значится в специальном перечне из п. 2 приложение к приказу № 564 н;
- ВКС, у которых есть разрешение для работы, с временным проживанием могут быть командированы на срок до 30 календарных дней за год.
ВНИМАНИЕ! Граждан из ЕАЭС (постоянно проживающих, работающих), ВКС, имеющих ВНЖ, можно командировать без каких-либо ограничений.
Третий. Оформляя командировку, всегда нужно издавать приказ. До отъезда командированного нужно выдать ему аванс под сопутствующие расходы (суточные).
Четвертый. Вернувшись из поездки, командированный должен сдать авансовый отчет, документы, удостоверяющие совершенные траты. На основании их с данным работником нужно произвести итоговый расчет.
Как правильно оформить и оплатить командировку, см. здесь.
Перечень документов, которые нужно оформить при командировке на личном авто
Чаще всего командированный отправляется в командировку на личном автомобиле либо служебном транспорте, а не арендованном. От того, кто владеет автомобилем, зависит, какие документы нужно оформлять до поездки.
Общие документы
Ряд идентичных документов понадобится во всех случаях, а именно:
- Приказ руководителя о направлении в командировку на (личном, служебном, арендованном) автомобиле;
- Служебная записка от командированного, где обозначен действительный период (даты) поездки;
- Документ, подтверждающий использование авто для проезда туда и обратно, расход топлива: путевой лист с данными о пребывании в пути, объеме использованных ГСМ (маршрутный лист с данными о маршруте);
- Авансовый отчет командированного с документами, удостоверяющими совершенные траты.
Документы для командировки на личном авто
Если командированный собирается в поездку на авто нанимателя, то никаких дополнительных документов к основным оформлять не нужно. Особенности оформления связаны только со служебными поездками с использованием авто работника. Рассмотрим два оптимальных варианта оформления для такого случая при наличии документа, подтверждающего право собственности работника на авто (копии ПТС):
- С командированным работником (владельцем авто) заключают отдельное соглашение об использовании личного транспорта. Здесь фиксируется, что авто работника используется у нанимателя в служебных целях. В соглашении, как принято, прописывают характеристики авто, какие траты (ГСМ, платная дорога), на основании чего и как будут компенсироваться (применительно ко ст. 188 ТК).
- С командированным работником (владельцем авто) заключают стандартный договор аренды с экипажем. Здесь арендатор — наниматель, арендодатель — владелец авто (командированный). Ответственность за техсостояние своего авто, управление авто и себя (как водителя) несет сам командированный. Арендатор компенсирует траты на содержание авто (ст. 646 ГК), включая оплату ГСМ, на основании подтверждающих документов, представленных командированным.
Как оплатить выходные дни в командировке, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите его бесплатно на пробной основе прямо сейчас.
Итоги
Оформление командировки на личном транспорте производится общим порядком. Основные документы — приказ руководителя и путевой лист. Помимо этого, с командированным заключают соглашение об использовании авто в интересах нанимателя. Там фиксируют, как будут компенсировать расходы (платную дорогу, бензин) владельцу авто. Как вариант, с командированным работником можно заключить договор аренды с экипажем.