В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
4. Списание:
- если бланки, корешки и копии БСО испорчены — по истечении срока хранения в 5 лет;
- если при инвентаризации выявлено отсутствие БСО, сведения о котором имеются в книге учета, — в сроки, определяемые фирмой самостоятельно.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
- в целях документального отражения причин недостачи БСО (выявление таких причин требуется для корректного списания бланков в соответствии с положениями п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
- в дисциплинарных целях (на основании соответствующего акта работодатель получает право взыскать с работника расходы на изготовление утерянных бланков в соответствии с заключенным с ним соглашением о материальной ответственности).
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Каким образом применяется акт об утере БСО
Условимся, что:
- работник потерял вверенные ему бланки и сообщил об этом работодателю;
- инициирована внеплановая инвентаризация в целях списания утерянных бланков.
Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.
Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.
По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:
- акт инвентаризации;
- акт о списании отсутствующих БСО.
На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.
Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.
Акт об утере БСО: структура документа
Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:
1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:
- полное наименование организации, ее адрес, ИНН;
- сведения об утверждении документа руководителем организации;
- дата составления, номер документа;
- наименование документа – «Акт об утере бланков строгой отчетности».
2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:
- приказ о создании комиссии по выявлению причин утраты документов;
- докладная записка МОЛ;
- акт инвентаризации бланков.
3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.
4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:
- от сотрудника, утерявшего БСО, получены объяснения в виде докладной записки (она, как и другие документы, на основании которых составляется акт, может быть приложением к соответствующему акту);
- комиссией была проведена сверка БСО по данным инвентаризации, а также изучена докладная записка сотрудника, который потерял БСО;
- выявлено отсутствие БСО — с указанием серий и номеров бланков;
- БСО были утеряны по определенным причинам — с указанием данных причин в соответствии с докладной запиской.
Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.
Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.
Итоги
Акт об утере БСО составляется:
- в целях осуществления корректного бухучета БСО (для выбора правильной учетной схемы списания утерянных бланков);
- в дисциплинарных целях (для взыскания с утерявшего бланки сотрудника стоимости БСО).
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях: