Какими НПА регулируются сроки хранения документации
Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:
- законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).
Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:
- для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
- для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.
Срок хранения приказов и заявлений по отпускам
Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:
- «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
- Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).
А с какого числа исчисляют срок хранения приказа и заявления на ежегодный отпуск, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Итоги
Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.
Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.
5 лет (1)
- п. 434 Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
Подскажите, пожалуйста:
1. Сколько нужно хранить заявление и приказ на предоставление дня отдыха по сдаче крови?
2. Сколько нужно хранить оригинал справки донора, которую сотрудник прикладывает к заявлению?
3. Какие нормативные документы это регламентируют?
1. Формально, это пркиаз, связанный с оплатой труда поэтому, думаю 50 лет (п. 434 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236);
2. Не установлен нормативно, так как выдается физлицу, а не организации, но как основание к приказу можно хранить вмсете сним.
3. Указал.
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда -
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
50/75 лет ЭПК - Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
50 лет вместе с приказами.
Закон не содержит требований об обязательной подшивке заявлений к приказу, более того, если отпуск очередной и по графику - заявление вообще не требуется.
И еще, может быть эта особенность нашей 1С или это нормально, но вышеизложенные номера приказов дублируют номера ежегодных отпусков и не всегда они идут по номером 1,2 и т.д. соблюдая очередность, как в этом случае быть?
Спасибо большое за ответ!
При условиях труда 3.1. дополнительный отпуск работникам не предоставлялся, так как спецоценка проводилась впервые, и в ней было указано, что дополнительный отпуск не предоставляется .
Поэтому и возник вопрос: сколько нам требуется хранить приказы и заявления на ежегодные отпуска отпуска - 50 лет (так как были выявлены вредные условия труда) или 5 лет (ведь такая компенсация как дополнительный отпуск не предоставлялась) ?