Применение МЧД в 2023-2024 годах: новые правила
Электронная доверенность стандартно используется для подписания электронной документации (отчетности), при выполнении определенных юридически значимых действий. Она безоговорочно необходима тем, кто работает через ЭДО (электронный документооборот).
Ее использование имеет ряд преимуществ:
- Упрощает взаимодействие, облегчает документооборот. Полномочия представителя — сотрудника юрлица (ИП) проверяются, по сути, автоматом.
- Исключает бумажную волокиту, т. к. не требует предъявления бумажной копии доверенности и ее нотариального заверения.
Теперь МЧД (машиночитаемую доверенность) должен оформлять на своего сотрудника (главбуха, юриста, начальника отдела либо подразделения, иное лицо) наниматель, то есть глава организации либо ИП:
- Для того чтобы тот мог подписывать и сдавать электронную отчетность.
- Поскольку с 01.09.2023 все сотрудники при подписании документации должны использовать собственный сертификат ЭП (электронной подписи), который выдается физлицу.
Получается, что уполномоченный сотрудник (представитель) должен подписывать документы (отчетность) своей КЭП (квалифицированной электронной подписью), а не как раньше — ЭП юрлица (либо ИП). Но без МЧД это невозможно. Сотрудник должен использовать свою КЭП вместе с МЧД. Поэтому он получает КЭП физлица, а его наниматель (доверитель) оформляет и выдает ему МЧД.
О том, как оформить машиночитаемую доверенность в 2023-2024 годах, мы рассказали в этом материале.
ВНИМАНИЕ! До 31.08.2023 (в переходный период) МЧД использовали на свое усмотрение. После этой даты ее применение стало обязательным.
То есть так называемый сертификат ЭП сотрудника организации, который выдавали раньше, до этих изменений, отменили. Но глав организации (например, гендиректоров) это не коснулось. В их сертификатах, как и раньше, отображается, от имени кого (какой организации) они действуют.
Кто вправе не использовать МЧД с сентября 2023 года: исключения из правил
Теперь разберемся, кому не нужна машиночитаемая доверенность. Нововведения, связанные с МЧД, обошли стороной тех, кто сдает документы в ИФНС при личном посещении либо отправляет их почтой. Эти лица вправе не использовать электронную доверенность и работать «по-старому».
Еще одно исключение из общего правила относится к тем, у кого есть действующий сертификат КЭП юрлица либо ИП, где указан представитель-сотрудник. Они также вправе работать «по-старому» и использовать данный сертификат до 31.12.2024.
Таким образом, действующие сертификаты КЭП сотрудников юрлиц (ИП), выданные не позже 31.12.2023, разрешено использовать без МЧД до 31.12.2024.
Соответственно, когда срок действия такого сертификата закончится, нужно будет работать по новым правилам и оформлять, применять МЧД. Кстати, именно с 01.09.2023 АУЦ подобные сертификаты перестали выдавать.
Описанные выше нововведения привнес ФЗ от 04.08.2023 № 457 (в ФЗ № 63 «Об ЭП»). Подытоживая, еще раз подчеркнем, что они не отразились на руководителях организаций и до 31.12.2024 не относятся к тем, у кого есть действующий сертификат КЭП сотрудника юрлица (ИП). Все остальные обязаны выполнять новые нормы и использовать при подписании электронную доверенность.