Как учитывать средства, уплаченные за канцтовары
Оплата за канцелярские товары (ручки, бумагу, папки, проч.) входит в перечень трат, за счет которых можно снижать базу доходов по УСН (15%). Поэтому ИП, юрлица на упрощенке на вполне законном основании уменьшают налог к уплате на сумму этих трат (применительно к пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК).
Расходы на покупку канцтоваров подлежат учету сразу после их фактической оплаты, причем только по УСН (15%). Учитывают при этом именно уплаченную сумму (аванс - нет) на общих условиях из п. 1 ст. 252 НК.
Для целей признания таких трат нужно, чтобы они были экономически оправданы и подтверждались (в т. ч. косвенно) документами. Подтверждать необходимо факт уплаты и реальную стоимость. Ключевой момент: совершенные расходы должны совершаться для обеспечения деятельности, которая приносит доход.
Как вести учет офисных расходов на УСН? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Подтверждение и фиксация «канцелярских» трат
Для подтверждения «канцелярских» расходов можно использовать любые документы, которые пусть и опосредованно, но отображают, какие именно траты совершались и для чего. Например, чеки, накладные, передаточные акты, ордера, платежки, банковские выписки, проч.
Отсутствие документального обоснования расходов - основание для исключения их из налоговой базы.
Все траты, которые учтены в базе налога, подлежат фиксации в КУДиР. Ее форма вместе с порядком заполнения введены Приказом ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023. НДС в КУДиР отображают тоже, но с учетом того, платят этот налог либо нет и по какой действующей ставке.
Нормы расходов на покупку канцелярских товаров
Специальных лимитов (норм) именно для канцтоваров на законодательном уровне не установлено. Контролировать расходы следует самостоятельно, учитывая специфику деятельности, определив свои нормы потребления, оптимальные траты и закрепив их в учетной политике.
Например, нормы расхода канцтоваров на 1 работника за год могут быть такими:
- 5 пачек офисной бумаги формата А4 (500 листов);
- 3 шариковые (гелевые) ручки;
- 2 карандаша;
- 1 клей-карандаш;
- 1 ластик;
- 1 упаковка скрепок 28 мм (100 шт.);
- 1 ежедневник датированный и т. п.
Главное, чтобы канцтоваров было достаточное количество и не было излишков. При этом можно использовать разные способы оценки: учет поштучно либо исходя из средней стоимости. Выдачу / списание канцтоваров следует фиксировать, а документы - сохранять.
Как учесть канцтовары, приобретенные для перепродажи
В этом случае канцтовары закупались не для офисных нужд. Главная цель их приобретения - последующая их реализация (перепродажа), поэтому:
- Изначально важно, чтобы они были куплены, оплачены, должным образом подтверждены документами.
- Траты на их покупку для целей налогообложения учитываются с применением норм пп. 23 п. 1 ст. 346.16, а также пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК - после факта их продажи как расходы на купленные товары.
Таким образом, необходимо, чтобы канцелярские товары были приобретены, оплачены, а также фактически перепроданы и переданы конечному покупателю. Именно тогда соответствующие расходы подлежат учету. После оплаты учитывают и иные траты, связанные с такими товарами: оплату за хранение, транспортировку и др.
Итоги
Канцелярские расходы можно включать в издержки по НК РФ. Причем нужно разграничивать те из них, которые подлежат использованию для собственных нужд, и те. Которые приобретены для перепродажи.