Учет дебетовых карт на забалансовом счете (нюансы)

Что такое дебетовая карта?

Дебетовая карта — это платежная банковская карта, используемая для оплаты товаров и услуг, а также для снятия налички в банкоматах. В отличие от кредитной дебетовая карта дает право распоряжаться суммой только в пределах остатка средств на счете, к которому карта привязана.

Нормативное регулирование операций с банковскими картами в РФ осуществляется на основании положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П (далее — положение № 266-П).

Для фирмы или предпринимателя банк может выпустить как дебетовую, так и кредитную карту (п. 1.5 положения № 266-П). Сфера использования карт — получение налички, оплата хозрасходов, затрат на командировки в рублях и иностранной валюте как на территории страны, так и за ее пределами, а также траты на прочие операции, разрешенные законодательством (п. 2.5 положения № 266-П).

Подробнее об учете операций в иностранной валюте читайте в материале «Бухгалтерский учет валютных операций (ПБУ, проводки)».

Дебетовая корпоративная карта может быть:

• Именной — она выпускается на конкретного сотрудника фирмы — держателя карты. Его имя и фамилия указываются на лицевой стороне карты, и потому другие работники не вправе ей воспользоваться.

Список сотрудников, для которых компания решила выпустить именные банковские карты, прикладывается к договору банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием карт.

• Неименной — выпускается на компанию и не привязывается к определенному человеку, пользоваться ей может любой работник из утвержденного руководителем перечня.

На один банковский счет кредитная организация может выдать несколько дебетовых карт. Также одна карта может использоваться для совершения операций по нескольким спецсчетам юрлица или предпринимателя (пп. 2.1, 2.2 положения № 266-П).

Как отразить в налоговом учете оформление корпоративной карты, разъяснил советник государственной гражданской службы РФ 3 класса А.Ю. Васильев. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с мнением чиновника. 

О выдаче банковских карт уведомлять госорганы не нужно (п. 1. ст. 1 закона от 02.04.2014 № 52-ФЗ).

Порядок учета операций с дебетовыми картами

Полученная от банка дебетовая карта не становится собственностью компании, а продолжает принадлежать эмитенту. Поэтому дебетовые карты учитывают за балансом на счете 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» согласно Плану счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Дебетовые карты должны учитываться на этом счете в оценке, согласованной в договоре банковского обслуживания. Если такой пункт в договоре отсутствует, то отражать карты следует в условной оценке.

ВАЖНО! Индивидуальный предприниматель не обязан вести бухучет на основании п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Но он может вести бухучет для собственного удобства. В дальнейшем мы рассматриваем учет операций по дебетовым картам и для юрлиц, и для ИП.

Директор фирмы утверждает положение по использованию корпоративных карт, в котором фиксирует:

• перечень лиц, имеющих право пользоваться картами;
• перечень расходов, которые можно оплачивать средствами, имеющимися на карте;
• суммы, в пределах которых сотрудник может оплачивать нужды компании или предпринимателя;
• срок, в течение которого работник отчитывается об использовании карты;
• иные требования к использованию корпоративных карт.

С положением сотрудники знакомятся под расписку. Сотруднику дебетовая карта выдается на основании его заявления и приказа руководителя. Рекомендуем завести журнал учета выдачи корпоративных дебетовых карт и их использования. Утвержденной формы журнала нет, а потому компания может самостоятельно разработать документ с учетом требований к обязательным реквизитам бухрегистра (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Денежные средства, которые находятся на дебетовой карте, отражать следует на счете 55 «Спецсчета в банке». Операции с отечественной и иностранной валютой следует учитывать отдельно друг от друга. Для этого к счету 55 необходимо открыть соответствующие субсчета.

Деньги на дебетовую карту зачисляются с расчетного счета организации по распоряжению руководителя — подробнее читайте в статье «Операции по расчетному счету в бухгалтерском учете».

Записи по открытию дебетовой карты и ее пополнению отражаются в бухучете так:

При необходимости работник будет снимать деньги с карты в банкомате либо оплачивать ей покупки товаров или услуг, необходимых для нужд предприятия. Проводить эти операции следует через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основании банковских выписок:

ВАЖНО! Отражать в кассовой книге операции по снятию налички с дебетовой карты не нужно. Если инспекторы требуют этого от вас и штрафуют за нарушение кассовой дисциплины, ссылайтесь на постановление 7-го Апелляционного арбитражного суда от 20.12.2012 № А03-6142/2012 и постановление 3-го Апелляционного арбитражного суда от 30.01.2013 № А33-15574/2012.

На основании авансового отчета и первичных документов, подтверждающих траты работника (в том числе квитанций терминалов и банкоматов, слипов), операции по дебетовой карте отражаются в расходах организации по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44 и кредиту счета 71.

Отражение приобретенных активов с использованием корпоративной карты выглядит так:

Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Комиссию банка за выдачу и обслуживание дебетовой карты следует отражать по дебету счета 91.2 и кредиту счета 55 по соответствующему субсчету.

Курсовые разницы по операциям с использованием средств дебетовой карты в иностранной валюте фиксируются в бухучете проводками:

Возврат дебетовой карты в банк по окончании срока ее действия (либо в иных случаях, оговоренных с банком) в бухучете отражается проводкой по кредиту счета 002. Остаток средств (если он есть) с дебетовой карты переводится на расчетный счет организации:

Итоги

Дебетовые карты отражаются у юрлица (ИП) на забалансовом счете 002, поскольку они не переходят в их собственность, а выдаются на время банком-эмитентом. Сами денежные средства, находящиеся на дебетовой карте, отражаются на субсчетах счета 55, при этом для расчетов рублями и расчетов валютой нужно заводить отдельные субсчета.