Счет 209 в бюджетном учете

Что учитывать на счете 209

Счет 209 называется «Расчеты по ущербу и иным доходам». Бюджетные, казенные и автономные учреждения в процессе ведения бухгалтерского учета отражают на этом счете суммы, которые должны поступить на расчетный счет или наличными в кассу в качестве возмещения причиненного ущерба и компенсаций. Виновным может быть признано как юридическое, так и физическое лицо. Денежные средства вносятся добровольно или по решению суда. Если виновное лицо — сотрудник учреждения, то денежные средства могут быть удержаны из заработной платы и иного дохода (по письменному заявлению такого работника).

Счет 209 в бюджетном учете детализируется кодами аналитической группы объектов учета:

1. Счет 209.30 — расчеты по компенсации затрат. Для детализации счета 209.30, в частности, используются: счет 209.34 — расчеты по доходам от компенсации затрат, 209.36 —расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет.
2. Счет 209.40 — расчеты по штрафным санкциям (неустойке, пеням) и возмещению ущерба. Для детализации, например, используются: счет 209-41 — расчеты по доходам от штрафных санкций за нарушение договоров, счет 209-45 — доходы от прочих сумм принудительного изъятия.
3. Счет 209.70 — расчеты по ущербу нефинансовым активам. Для детализации применяются: 209-71 счет в бюджетном учете — расчеты по ущербу основным средствам, 209-74 счет в бюджетном учете — расчеты по ущербу материальным запасам, и другие счета.
4. Счет 209.80 — расчеты по доходам от недостачи финансовых активов и по иным доходам. Для детализации, например, применяют счета: 209.81 — расчеты по недостачам денежных средств, 209.82 — расчеты по недостачам иных финансовых активов.

ВАЖНО! Если недостача и порча находятся в пределах естественной убыли, то относить их на счет 209 в бюджетном учреждении неправомерно. Такие суммы, с письменного распоряжения руководителя учреждения, необходимо относить на расходы текущего финансового года. Ориентироваться в такой ситуации нужно на информацию, представленную в п. 111 Инструкции № 157н.

Также на счет 209 в бюджетном учете необходимо относить суммы полученных компенсаций иного ущерба в тех случаях, когда неправомерно учитывать их на счете 205.

Основанием для отнесения перечисленных сумм является информация, указанная в пп. 112, 113 Инструкции № 183н, пп. 220, 221 Инструкции № 157н, пп. 109, 110 Инструкции № 174н, п. 86 Инструкции № 162н.

Еще больше материалов по учету в бюджетных учреждениях смотрите в нашей подборке.

Какой счет применять: 209 или 205?

Часто у бухгалтеров учреждений возникают сомнения в том, на какой счет относить операцию — 205 или 209.

Счет 205

Счет 205 «Расчеты по доходам» применяется в следующих случаях:

• если в наличии есть договор или соглашение;
• в случаях исполнения субъектом функций, которые были возложены на него действующим законодательством.

ВАЖНО! Нельзя относить на 205-Й счет доходы, имеющие отношение к компенсации понесенных расходов.

На счет 205, в частности, необходимо относить безвозмездные поступления, выручку, которую учреждение получило после реализации имущества, и доходы, которые поступают на регулярной основе (например, от приносящей доход деятельности).

Подробно о применении счета 205 в бюджетном учете мы рассказали в материале.

Счет 209

Счет 209 применяется для отражения доходов в тех случаях, когда договор или соглашение отсутствуют. Другими словами, учреждение не имеет возможности заранее предусмотреть факт получения таких доходов (например, сумм, перечисленных в результате возмещения причиненного ущерба).

Группировать расчеты на счет 209 необходимо по соответствующим аналитическим счетам бухгалтерского учета. В структуре необходимо указывать: с 1-го по 17-й разряды — КБК (составную часть), с 24-го по 26-й разряды — КОСГУ.

Таблицу соответствия счета 209 и КОСГУ вы найдете в "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.

Основания для начисления сумм ущерба

Начислять эту сумму необходимо на дату возникновения законных требований к плательщикам ущерба. Законными основаниями, например, являются:

1. Документ, который устанавливает право требования определенных сумм, предусмотренных контрактом, договором, соглашением — сюда относятся штрафы, пени, неустойки. Документ необходимо предъявить в адрес человека или юридического лица, к которым предъявляются претензии по выплатам.
2. Постановление, которое было вынесено по делу о совершенном административном правонарушении и вступило в силу, определение о наложении судебного штрафа.

Согласно п. 35 Федерального стандарта № 32н доход может быть признан учреждением только в той сумме, которая предусмотрена в документах, подтверждающих право требования.

Документальное оформление операций по счету 209

Все операции, подлежащие отнесению на счет 209, должны быть оформлены соответствующими документами. Формы первичных документов учреждение вправе разрабатывать самостоятельно. Однако перед применением на практике форму необходимо закрепить в учетной политике.

Все операции, относимые на счет 209, подлежат обязательному отражению в журнале операций с дебиторами по доходам — ф. 0504071. Для ведения аналитического учета используется карточка учета средств и расчетов — 0504051. Учет необходимо вести в разрезе виновных лиц, правовых оснований и, при наличии, по УИН (по уникальным идентификаторам начислений).

Примеры проводок по счету 209

Рассмотрим на конкретных примерах, как применять счет 209 в бюджетном учете на практике.

Пример 1

Сотруднику казенного учреждения в июле 2025 года предоставлен очередной оплачиваемый отпуск — за период с 1 января 2025 года по 31 декабря 2025 года (за полный рабочий год). На банковскую карту сотрудника в срок, установленный законодательством, были перечислены отпускные.

Однако 12 октября 2025 года сотрудник уволился по собственному желанию. В итоге за неотработанный отпуск на момент увольнения за сотрудником образовалась задолженность в сумме 10 000 рублей Страховые взносы — 3 020 рублей (30% + 0,2%).

Сотруднику было предложено внести сумму образовавшейся задолженности в добровольном порядке. Сотрудник отказался. В учреждении комиссионно было принято решение о том, что сумма 13 020 рублей нереальна к взысканию.

Чтобы отразить это в учете, бухгалтерией учреждения составлены проводки:

• Дт 1.401.20.273 — Кт 1.401.50.211 — 10 000 рублей — списаны расходы будущих периодов на сумму излишне перечисленных отпускных;
• Дт 1.401.20.273 — Кт 1.401.50.213 — 3 020 рублей — списаны расходы будущих периодов по сумме страховых взносов, которые были начислены на отпускные выплаты.

Далее в учете необходимо отразить задолженность по отпускным выплатам. Для этого необходимо составить бухгалтерскую проводку, задействуя счет 209-34:

• Дт 1.209.34.567 — Кт 1.401.10.134 — 10 000 рублей.

Затем необходимо отразить в бухгалтерском учете списание суммы задолженности, признанной нереальной к взысканию:

• Дт 1.401.10.173 — Кт 1.209.34.667 — 10 000 рублей.

Сумма излишне начисленных и перечисленных страховых взносов корректируется в отчетности.

Пример 2

Бюджетное учреждение заключило с поставщиком договор на поставку оборудования на общую сумму 100 тыс. рублей. По условиям договора поставщик должен был поставить оборудование 10 декабря, а по факту поставка была перенесена на 15 декабря.

Поставщику была выставлена неустойка в размере 1 тыс. рублей. Чтобы отразить операции в учете, бухгалтерией учреждения составлены соответствующие проводки:

• Дт 0.106.31.310 — Кт 0.302.31.734 — 100 000 рублей — стоимость оборудования отнесена на счет вложений в основные средства

Далее необходимо оприходовать сумму начисленной неустойки, образовавшейся по факту нарушения условий договора. Это делается путем составления бухгалтерской записи, задействуя счет 209-41:

• Дт 0.209.41.564 — Кт 0.401.10.141 — 1 000 рублей.

За поставленное оборудование учреждение провело оплату на счет поставщика за минусом неустойки, то есть в сумме 99 тыс. рублей (100 000 – 1 000). Оплата отражена в учете проводкой:

• Дт 0.302.31.834 — Кт 0.201.11.610 — 99 000 рублей;
• Дт 0.302.31.834 — Кт 0.304.06.734 — 1 000 рублей.

Далее в учете необходимо отразить зачет встречных требований. Бухгалтерия бюджетного учреждения должна составить проводку:

• Дт 0.304.06.834 — Кт 0.209.41.664 — на 1 000 рублей произведен зачет встречных требований.

Пример 3

В здании автономного учреждения была проведена инвентаризация на основании распоряжения руководителя. В ходе инвентаризации было установлено, что в одном из кабинетов отсутствует компьютер. Была рассчитана текущая восстановительная стоимость утраченного компьютера — 45 тыс. рублей. Балансовая стоимость компьютера — 30 тыс. рублей. Сумма начисленной амортизации также составляет 30 тыс. рублей.

Учреждение должно списать пропавшее основное средство с баланса по причине недостачи. С целью отражения операции в учете бухгалтерия составила проводку:

• Дт 0.104.34.411 — Кт 0.101.34.410 — 30 000 рублей.

Далее учреждение должно начислить сумму ущерба. Для отражения начисленной суммы в бухгалтерском учете составляется проводка, в которой задействован 209-71 счет в бюджетном учете:

• Дт 0.209.71.567 — Кт 0.401.10.172 — 45 000 рублей.

Завхоз учреждения — материально ответственное лицо — добровольно внес в кассу учреждения всю сумму причиненного ущерба. Эта операция также должна быть отражена в бухгалтерском учете путем составления проводки:

• Дт 0.201.34.510 — Кт 0.209.71.667 — 45 000 рублей — в кассу учреждения внесена сумма причиненного ущерба.

ВАЖНО! Если учреждение осуществляет расчеты в иностранной валюте, то необходимо одновременно вести учет в рублевом эквиваленте. Возникающую в случае переоценки курсовую разницу также необходимо отражать в учете.

Так, если курсовая разница возникает при перерасчете в бюджетном учреждении, нужно составить проводки:

• Дт 0.209.XX.56X — Кт 0.401.10.176 — на положительную курсовую разницу;
• Дт 0.401.10.176 — Кт 0.209.XX.66X — на отрицательную курсовую разницу.

Нужно ли закрывать счет 209?

Счет 209 закрывать в конце текущего финансового года не требуется. Он не входит в перечень счетов, подлежащих такому закрытию. На основании информации, указанной в п. 220 Инструкции № 157н, дебиторскую и кредиторскую задолженность, отраженную на счете 209, необходимо списать в том порядке, который принят в учреждении и закреплен в учетной политике.

Итоги

Счет 209 в бюджетном учете используется для отражения операций, связанных с учетом ущерба, компенсации затрат и расходов, а также для учета иных доходов. Важно правильно не ошибиться с выбором между счетами 209 и 205.

Все операции по счету 209 необходимо своевременно и правильно отражать в бухгалтерском учете, путем составления проводок. Закрывать 209-й счет не требуется, потому что он не относится к категории счетов, которые требуется закрывать на момент завершения финансового года. Списывать дебиторскую и кредиторскую задолженность, сформировавшуюся по аналитическим счетам, допускается в порядке, который учреждение определяет самостоятельно и закрепляет в своей учетной политике.