Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Выдача денежных средств подотчетному лицу должна осуществляться в порядке, установленном распорядительным актом учреждения бюджетной сферы в рамках формирования его учетной политики.

Согласно Приложению 2 Федерального стандарта бухучета госфинансов «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов», по Приказу Минфина от 30.08.2024 № 121н деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

• назначение выплаты;
• калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Работодателям тааже разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Кроме того, по новому стандарту Минфин допускает, чтобы учреждения самостоятельно регулировали порядок выдачи денег под отчет. Это можно делать через учетную политику либо отдельно разработанное положение о расчетах с подотчетными лицами.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе «КонсультантПлюс». А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к сайту и бесплатно переходите в обзорный материал. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, запросите ее расценки.

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У в актуальной редакции от 09.01.2024 по указанию ЦБ №6658-У. Согласно документу, выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже установленных учреждением рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505 для бумажного носителя, утверждена тем же приказом № 52н, для ЭДО действует форма 0504520, утвержденная тем же приказом). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20 % от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. выплата долга может растянуться на несколько месяцев.

О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Расчеты по командировочным расходам

Правила направления сотрудников в командировку установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 г. №501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Документ действует до сентября 2031 года.  

Согласно п. 8 Положения № 501, денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

• проживания;
• проезда;
• дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть предоставлен до истечения установленных 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Отсчет трех рабочих дней начинается со дня, следующего за днем выхода сотрудника на работу после возвращения (или с даты прибытия, указанной в билетах/документах). На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для федеральных учреждений существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 в обновленной редакции от 28.10.2022. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности учреждения (п. 3 постановления № 729 в обновленной редакции от 28.10.2022). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н. В части установления актуальных лимитов на практике также пользуются Постановлением № 1267 от 22.08.2020. Для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки, — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Бухучет в бюджетных учреждениях с января 2026 года регламентируется документом «План счетов бухгалтерского учета  бюджетных и автономных учреждений».

Об основах бухгалтерского учета в бюджетных структурах читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.

В «Едином справочнике типовых корреспонденций счетов бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений» можно найти типовые проводки по расчетам с подотчетниками с разъяснениями. Рассмотрим выдачу средств под отчет на примере.

Пример:

Бухгалтер-кассир удаленного структурного подразделения получил в кассе БУ денежные средства в размере 260 000 р. на выплату зарплаты сотрудникам в течение 10 рабочих дней. Через неделю платежная ведомость с подписями получивших была возвращена в кассу учреждения. 27 000 р. бухгалтер вернул в кассу в связи с тем, что один из сотрудников ушел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

Завхозу этого же структурного подразделения на основании заявления были выданы 10 000 р. на закупку канцтоваров и бытовой химии сроком на 5 дней. Ровно в срок завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет и товарные чеки на купленные материалы на сумму 7 500 р. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу.

Итоги

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.