Как отражать БСО в «1С»
Учесть БСО в «1С» — это значит отразить их:
- поступление по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»;
- выбытие по кредиту указанного счета;
- внутреннее перемещение при помощи внутренней аналитики по дебету и кредиту счета 006.
Двойная запись при этом не применяется. Такая учетная схема предусмотрена планом счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
Чтобы внести в базу «1С» информацию о БСО, необходимо войти в справочник «Бланки строгой отчетности». Программа предоставляет пользователю несколько возможностей осуществить эту операцию. К примеру:
- через меню «Все функции» отыскать общий раздел «Справочники», в котором находится справочник «Бланки строгой отчетности»;
- открыть ручную операцию и отразить проводку со счетом 006, и первое субконто позволит войти в справочник «Бланки строгой отчетности».
В «1С» существует возможность ускорить и облегчить процесс поиска справочника «Бланки строгой отчетности». Для этого необходимо произвести несколько предварительных вспомогательных действий:
- открыть справочник «Бланки строгой отчетности» через меню «Все функции»;
- нажать на значок «звезда», находящийся слева от названия справочника.
В результате такой операции справочник будет занесен в «Избранное». В дальнейшем его можно будет быстро открывать через «Панель разделов», нажав на расположенный на панели значок «звезда».
Как отразить в учете организации затраты на изготовление бланков строгой отчетности (БСО) и списание этих бланков, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как хранить БСО при помощи автоматизированной системы, см. в статье «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Нюансы учета БСО в «1С»
Особенности отражения БСО в «1С» связаны со следующими техническими нюансами применяемой конфигурации:
- недостаточной детализацией информации, которая допускается в «1С» для справочника «Бланки строгой отчетности» (всего 1 предусмотренный для заполнения реквизит «Наименование»);
- отсутствием возможности формирования специфичной БСО-первички, отражающей поступление, выбытие и иное движение БСО (в том числе их печатных форм);
- невозможностью формирования печатных форм инвентаризационных описей БСО, журнала учета бланков и других отчетно-учетных документов;
- иными сложностями (отсутствием возможности формирования развернутой аналитической отчетности по БСО и т. д.).
В отдельных случаях отражение БСО в «1С» может оказаться для пользователя весьма трудоемкой процедурой в связи со следующими факторами:
- многообразием применяемых видов БСО (дипломы, квитанции, талоны, бланки удостоверений и т. д.);
- персональной индивидуализацией БСО (у каждого бланка свой уникальный номер и серия);
- разнотипностью производимых с БСО операций (поступление, выбытие, списание при порче, краже и др.).
Как организовать работу с БСО в «1С» и достичь необходимой аналитики, расскажем в следующих разделах.
Особенности учета и списания БСО в учреждениях изучайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:
- «Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности?»;
- «Акт о списании бланков строгой отчетности — образец».
С чего начать работу с БСО в «1С»
Алгоритм работы с БСО в «1С» может быть следующим:
- Внести в справочник «Бланки строгой отчетности» элементы по видам тех БСО, учет которых производится в компании (например, «Бланк удостоверения», «Трудовая книжка» и т. д.).
- Затем отразить информацию о каждом бланке, указав после его наименования серию и номер (например, «Бланк удостоверения АГ № 167023», «Бланк удостоверения АГ № 167024» и т. д.). Это позволит хотя бы визуально отделить группы БСО в справочнике друг от друга.
- Отразить поступление БСО при помощи ручной операции. Каждый БСО вводится отдельно. Обычно БСО отражается на счете 006 по учетной стоимости, к примеру 1 руб. за 1 бланк.
- Отразить перемещение БСО также в режиме ручной операции по кредиту и дебету счета 006.
- Показать выбытие БСО. При этом необходимо отдельно потрудиться над аналитикой, поскольку причины выбытия БСО могут быть разными: обычное использование, недостача, хищение и т. д. Как добиться нужной аналитики, расскажем далее.
Детальнее о БСО расскажет статья «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Как добиться детальной аналитики выбытия БСО
Выбытие БСО — это всегда кредит счета 006, вне зависимости от причины выбытия. Чтобы иметь ясную картину того, что же случилось с БСО и почему бланки списаны с забалансового учета, рекомендуется:
- ввести отдельный забалансовый счет, присвоив ему индивидуальное название (например, «Выбытие БСО» или «Операции с БСО»);
- открыть к открытому забалансовому счету субсчета по видам причин выбытия БСО (к примеру, БСО.01 — использование БСО, БСО.02 — недостача БСО и т. д.);
- при выбытии БСО использовать следующую корреспонденцию счетов: при обычном использовании БСО — Дт БСО.01 Кт 006, при недостаче — Дт БСО.02 Кт 006 и т. д.
В результате будет организована необходимая аналитика выбывания БСО, позволяющая быстро анализировать этот процесс. Чтобы информация была доступна для анализа, можно сформировать отчет «Сводные проводки».
Как оформить и отразить в бухгалтерском учете списание неиспользованных БСО? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Открытый забалансовый счет и субсчета к нему необходимо внести в план счетов «1С». Это осуществляется вручную в режиме пользователя.
Итоги
Операции с БСО отражаются в «1С» на забалансовом счете 006. Чтобы получить развернутую аналитику по БСО в «1С», можно задействовать дополнительный забалансовый счет и субсчета к нему или разработать специальный отдельный модуль.