Цели и задачи положения о списании задолженности
Основными целями разработки и утверждения положения о списании задолженности являются:
- усиление контроля за своевременным проведением расчетов во исполнение планов и смет;
- повышение эффективности поступления и расходования средств.
В рамках данных целей решаются (и регламентируются) задачи:
- контроля за состоянием дебиторской и кредиторской задолженностей и принятия оперативных и адекватных мер, направленных на устранение и недопущение возникновения безнадежной или невостребованной задолженности;
- определения критериев отнесения дебиторской задолженности к безнадежной, а кредиторской — к невостребованной в соответствии с законодательством РФ;
- установления перечня документов, на основании которых задолженность может быть списана;
- разработки правил своевременного выявления и списания безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженностей.
Существенным различием в сути возникшей задолженности для предприятий госсектора и частных организаций в данном вопросе будут:
- В отношении дебиторской задолженности:
- для частной фирмы наличие просроченной дебиторки означает обычно невыполнение контрагентом обязательств и уменьшение оборачиваемости средств;
- для бюджетной организации такая же дебиторка означает, что кем-то не выполнены обязательства перед бюджетом (а, следовательно, перед государством).
- В отношении кредиторской задолженности:
- для частной фирмы наличие невостребованной кредиторки означает возможность не выполнять действия по условию договора с контрагентом, при этом распоряжаясь средствами;
Как списать кредиторскую задолженность в бухгалтерском учете, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
- для предприятия госсектора наличие на балансе зависшей кредиторки означает, что не выполняются бюджетные (государственные) обязательства.
Вывод из приведенных сравнений: отдельный регламент (положение) по анализу и урегулированию задолженностей нужен в первую очередь на предприятиях госсектора. О них и поговорим далее.
Что должно быть отражено в положении о списании дебиторки
В качестве примера рассмотрим положения, которые часто утверждаются местными органами власти в отношении такого вида задолженности, как оплата оказанных услуг ЖКХ. В этих положениях фигурируют все необходимые аспекты, которые должны в них быть. А именно:
- Цель составления документа. В рассматриваемом случае — организация работы в муниципальных предприятиях ЖКХ.
- Применяемая законодательная база. В нашем варианте положений обычно указываются: НК РФ, ГК РФ, Постановление Пленума Верховного Суда РФ 13, Пленума ВАС РФ «О процентах за пользование чужими денежными средствами» от 08.10.1998 (ред. от 24.03.2016) № 14, приказ Минфина РФ «О бюджетном плане счетов и инструкции к нему» от 01.12.2010 № 157н, ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также иные задействуемые нормативы и отраслевые методики и инструкции.
- Порядок выявления задолженности. Обычно это стандартное периодическое проведение анализа учетных данных.
- Основания для списания дебиторки. Как минимум раскрывается, что списанию подлежит только задолженность, которая признана нереальной к взысканию, и приводятся критерии, по которым это можно определить. В случае с неоплатой услуг ЖКХ это:
- истечение срока давности и использования вариантов принудительного взыскания. При этом каждый долг должен быть перепроверен по всем срокам (по ст. 200 ГК РФ) и всем обстоятельствам, еще допускающим взыскание;
- невозможность исполнения обязательства в силу причин, не зависящих от сторон (ст. 416 ГК РФ);
- выезд должника в неизвестном взыскателю направлении с отчуждением имущества, в связи с которым возникла задолженность;
- разрушение имущества, в связи с которым возникла задолженность и невозможность найти его собственника;
- смерть должника;
- признание должника банкротом;
- завершение исполнительного производства с оформлением приставом акта о невозможности взыскания.
- Документирование принятия решения о списании. Для решения нужны:
- документы, подтверждающие саму задолженность: возникновение, сумму, период, решение суда, исполнительный лист и т. п.;
- документы, подтверждающие критерии признания задолженности, нереальной к получению (будут зависеть от варианта, подходящего к определенным в этом же положении, например, в случае смерти должника — свидетельство о смерти или справка из органов записи гражданского состояния, если само свидетельство получить нельзя).
- Порядок документального оформления списания. Обычно состоит из нескольких этапов:
- подготавливаются документы для специальной комиссии:
- вся подборка документов по п. 4 (на основании которых задолженность классифицирована как подлежащая списанию);
- подтвержденные данные инвентаризации задолженности (ведомость ИНВ-17, бухгалтерские справки и т. п.);
- акт выверки суммы долга;
- иные документы, если они предусмотрены конкретным положением (например, по услугам ЖКХ могут делаться выписки из лицевого счета должника);
- комиссия по результатам рассмотрения документов составляет протокол и фиксирует в нем, что задолженность нельзя взыскать и следует списать;
- на основании протокола комиссии руководитель издает приказ о списании нереальной к взысканию дебиторки.
Что должно быть отражено в положении о списании кредиторки
Общая структура положения о списании кредиторской задолженности в предприятиях госсектора схожа с положением по дебетовым долгам. В качестве нюансов именно по кредиторке можно назвать:
- Критерии определения невозвратности долга:
- в результате форс-мажорных обстоятельств;
- при прекращении обязательства на основании акта госоргана (ст. 417 ГК РФ);
- прочие критерии, применимые и к дебиторке (например, ликвидация юрлица-кредитора или смерть физлица-кредитора), являются также применимыми.
- Порядок отнесения задолженности на доходы организации для целей бухгалтерского и налогового учета:
- В бухучете суммы списанной кредиторки все отражаются по кредиту счета «Чрезвычайные доходы» (код 0 401 10 173). Одновременно со списанием по балансовым счетам по каждому неистребованному долгу заводится аналитика на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, невостребованная кредиторами». За балансом долг учитывается еще в течение 5 лет (на случай если все же объявится кредитор);
- В налоговом учете по общему правилу списываемая кредиторка бюджетников относится на доходы и подлежит налогообложению (п. 18 ст. 250 НК РФ). Однако из правила есть исключения: в случае если кредиторка возникла в результате расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в бюджетные структуры — списание ее в доходы соответствующей структуры не включается (подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ).
Еще об урегулировании налоговых переплат смотрите «Образец заявления о возврате излишне уплаченного налога».
ВАЖНО! За возникновение на балансе бюджетной организации — как не закрытой в срок кредиторки, так и не закрытой в срок дебиторки — руководитель организации несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Также отчеты о состоянии задолженности подаются в Минфин РФ, который вправе уволить руководителя за неудовлетворительную работу с долгами организации (учреждения).
В заключение можно сказать, что специально не установлено, должны быть 2 разных положения: одно по дебиторке, другое по кредиторке либо их можно объединять в один. Поэтому при подготовке положений организации исходят из собственного удобства и отраслевой специфики. Например, по рассмотренному нами выше примеру списания неистребуемых платежей ЖКХ логичнее сделать отдельное положение, касающееся только дебиторки. А в учреждении культуры или образования вполне допустимо положения по обоим видам задолженностей объединить в одно.
Порядок списания долгов коммерческими (частными) организациями
В части создания отдельного положения по обращению с просроченными долгами на коммерческие частные организации такая обязанность не налагается.
Для списания долгов достаточно:
- данных, подтверждающих задолженность, — документов, из которых ясны сумма и сроки оплаты, акт сверки, результаты инвентаризации;
- приказа руководителя на списание (комиссию для экспертизы задолженности и вынесения решения создавать не обязательно).
И в бухучете, и в налоговом учете дебиторская задолженность списывается в расходы, а кредиторская — в доходы предприятия. В качестве нюанса для частников можно назвать создание резервов по сомнительным долгам (дебиторке), которое должна выполнять большая часть коммерческих предприятий для равномерного отнесения убытков от таких списаний на финрезультаты.
Как определяют величину резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учете, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
О сложностях при учете НДС по списываемым долгам читайте «НДС при списании кредиторской задолженности: проблемные ситуации»
Итоги
Положение о списании простроченных и неурегулированных долгов необходимо в организациях госсектора. Это связано с нюансами значения того или иного вида задолженности для госпредприятия (по сути, это долги государства), а также с персональной ответственностью руководства бюджетных организаций за возникновение не урегулированных в срок долгов.