Отражение норм расхода топлива в бухгалтерском учете

Документальные основы учета топлива на предприятии

В большинстве организаций есть транспорт, который используется для самых разных целей — это может быть автомобиль, доставляющий товар до потребителя, легковая машина торговых представителей либо машина, используемая для самых разных целей — от поездок в налоговую инспекцию до командировок в другие города. Во всех этих случаях помимо амортизации автомобиля (если он на балансе), расходов на запчасти и ремонт организация несет расходы на топливо.

Нормирование подобных расходов — это решение каждой компании. То есть организация вправе самостоятельно разработать нормы траты топлива, лишь опираясь на существующие критерии, утвержденные Минтрансом РФ (если это не автотранспортная организация, для которой установленные распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р нормы обязательны).

В бухгалтерском учете все расходы должны приниматься в полном объеме. Но не всегда можно определить, сколько именно бензина потрачено. Для этого в организации может быть разработан или принят по рекомендации Минтранса некий норматив. Разработать таковой можно несколькими способами:

1. Заказать анализ расхода топлива у специальных компаний.
2. Протестировать автомобиль, залив в него, например, 100 л (в пустой бак) и проездить до полного опустошения бака. Таким образом можно будет установить расход бензина по километрам.

На данный момент НК РФ не содержит требования о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ). При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии. Решать вопросы с налоговой при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке.  Поэтому при формировании учетной политики стоит определить — каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.

Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором прописать:

• марки автомобилей,
• рассчитанные лимиты по расходу.

Не забудьте при разработке собственных норм учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), загруженность машины (расход грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия. Стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, ведь зимой расход топлива будет выше.

Например, текст приказа может выглядеть так:

«На основании замеров расхода топлива и руководствуясь распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № НА-80-р, приказываю:

1. Ввести с действие с 01.01.2021 норму расхода топлива для автомобиля «Ауди Q3»:

В летнее время (с 01.04 по 31.10) — 13 л на 100 км.

В зимнее время (с 01.11. по 31.03) применить повышенный коэффициент 7%. Расход составит 13,91 л на 100 км.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Учет расхода топлива на предприятии

Как уже было сказано выше, расходы на топливо входят в состав материальных либо прочих расходов.

Подробнее о классификации расходов можно узнать в нашем материале «Статьи расходов в бухгалтерском учете».

В бухгалтерском учете траты на ГСМ входят в состав себестоимости продукции на производстве, в расходы на продажу в торговых компаниях либо относятся на прочие расходы, если не связаны с основной деятельностью. Списание на расходы происходит, как правило, на основании нескольких документов:

• путевого листа (указывается маршрут автомобиля, остатки топлива; периодичность составления путевого листа зависит от частоты использования транспорта — рекомендуется закрепить ее в учетной политике);
• акта на списание ГСМ (на его основании можно списать прочие смазочные материалы — масло например).

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 "Запасы".

Напомним! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 "Запасы" (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Оплачивать бензин можно как наличными средствами, и тогда в вашем распоряжении будет авансовый отчет с первичкой, так и через расчетный счет — и в бухгалтерии появится накладная по итогам месяца. Кстати, если в организации несколько машин, для улучшения контроля расхода ГСМ лучше использовать топливные карты — отчет по каждой из них покажет, сколько бензина было заправлено в каждую машину, тогда как накладная даст вам информацию лишь по общему объему закупленного топлива.

Подробнее про учет материальных запасов на производстве можно почитать в нашем материале «Документальное оформление МПЗ».

Для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».

Проводки будут такими:

Про списание ГСМ на расходы можно также прочитать на нашем сайте.

Пример использования норм в бухгалтерском учете

Рассмотрим конкретный пример бухгалтерских записей при покупке и списании топлива на предприятии.

Пример

ООО «Компьютерная техника» имеет на балансе автомобиль для доставки товара покупателям. Затраты на содержание и эксплуатацию автомобиля учитываются в составе материальных затрат.

В июне 2021 года компания закупила бензин в количестве 100 л по 40 руб. с НДС. На начало месяца по данным учета оставалось 20 л по 38 руб. Компания покупает топливо по безналичному расчету. Согласно путевым листам в июне автомобиль проехал 450 км. Отметки по горючему следующие:

На начало июня — 19 л.

Выдано — 100 л.

Остаток на конец месяца — 48 л.

По существующему в организации приказу норма расхода в летнее время составляет 12 л на 100 км. Поправочный коэффициент на климат-контроль в автомобиле при движении — 7%. Согласно учетной политике материальные запасы списываются по средней стоимости.

1. Рассчитаем расход на бензин при условии списания затрат по факту.

Средняя стоимость бензина на конец июня составит:

(20 л × 38 руб. + 100 л × 33,33 руб. [40 руб. без НДС]) / (20 л + 100 л) = (760 + 3 333) / 120 л = 34,11 руб.

Фактический расход составил:

19 л + 100 л – 48 л = 71 л.

На расходы будет списана такая сумма:

71 л × 34, 11 руб. = 2 421,81 руб.

Дт 44 Кт 10.03 — 2 421,81 руб. списан фактический расход топлива на основании бухгалтерской справки-расчета.

2. Рассмотрим вариант списания топлива по установленной норме.

Для этого будем использовать формулу, разработанную для легковых автомобилей:

Р = БН × 0,01 × S × (1 + 0,01 × D),

где:

БН — базовая норма расхода топлива по утвержденному приказу либо по нормам Минтранса, л.;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (используем либо утвержденные в организации, либо снова обращаемся к рекомендациям Минтранса).

Таким образом, считаем расход бензина:

12л × 0,01 × 450 км × (1 + 0,01 × 42) = 54 × 1,42 = 76,68 л.

Сумма на затраты будет такая:

34,11 × 76,68 = 2 615,55 руб.

В нашем случае сумма затрат по нормам выше фактических затрат. В обратной ситуации разницу можно отнести на отдельно открытый субсчет «Списание ГСМ выше нормы». В бухгалтерском учете такие расходы принимаются в полном объеме.

ВАЖНО! При списании расходов на топливо помните, что они должны быть документально подтверждены, экономически оправданы и что необходимо соблюдать все правила учета такого рода материальных запасов — обязательно наличие приказов, путевых листов и прочих подтверждающих документов.

Итоги

Учет расхода топлива в различных компаниях — как имеющих на балансе много машин, так и учитывающих расход по одной «легковушке» — одинаков по своей схеме. Не стоит пренебрегать бумажным оформлением подобных расходов.