Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек - что делать

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье.
Вам помогут документы и бланки:

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Посмотрите, что изменилось в расчетах с подотчетниками с 30.11.2020.

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2021 году».

Можно ли принять расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.  

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

  1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).  

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

  1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.   

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

  1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2021 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Итоги

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде. 

Добавить в закладки
Ваши вопросы
2 августа 2022 08:45
Постоянная ссылка
Добрый день!! Подскажите пожалуйста, подотчетное лицо проживало у частника на квартире , подтверждения естественно нет. Как в этом случаи быть бухгалтеру? ЗАРАНЕЕ СПАСИБО
Ответить
2 августа 2022 14:29
Постоянная ссылка
Если документов нет, то я считаю, что учесть затраты на проживание в налоговом учете нельзя по п. 49 ст. 270 НК РФ. Ведь в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы в целях исчисления налога на прибыль должны быть документально подтверждены.
Вы можете сделать доначисление компенсации по найму жилья работнику на суммы фактически понесенных затрат, если доверяете ему. В этом случае в пределах 700 руб. сумма компенсации не будет облагаться налогом на доходы физических лиц - см. абз. 12 п. 1 ст. 270 НК РФ. Но даже это не дает права учитывать эти 700 руб. в расходах по налогу на прибыль ввиду отсутствия подтверждающих документов.
Ответить
16 мая 2022 20:20
Постоянная ссылка
Добрый вечер, вопрос такой, был в командировке, потерял чек, есть его скан, бухгалтер требует оригинал чека, в скане чека qr-код сканируется и выдает чек, кто прав в этой ситуации? Помогите пожайлуста.
Ответить
2 августа 2022 08:21
Постоянная ссылка
Бухгалтерия вообще не может работать и тем более выплачивать по копиям документов, и это не только авансовых отчетов касается. Если Ваш чек не электронный, то попробуйте приложение "Проверка чека ФНС России", там предполагается хранение чеков, может его оттуда распечатать можно.
Ответить
18 апреля 2022 06:12
Постоянная ссылка
В организации стали требовать не только кассовый чек, но и копию чека для отчета. На сколько это правомерно и можем ли мы прикладывать, только копию чека в отчет?
Ответить
18 апреля 2022 14:13
Постоянная ссылка
Копию чека просят, так как оригинал на термобумаге становится начитаем через 1,5-3 месяца. Договаривайтесь с бухгалтерией, вообще требования главного бухгалтера обязательны к исполнению для всех (ст. 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Ответить
15 апреля 2022 12:02
Постоянная ссылка
Собранием утверждена смета доходов и расходов, в которую входит оплата корпоративного номера телефона председателю. В силу ряда причин, чеки об оплате связи утеряны. Какие документы и за какой период могут быть приняты под отчёт, как их правильно оформить? Достаточно ли актов оказанных услуг, счетов,счетов-фактур?
Ответить
15 апреля 2022 15:07
Постоянная ссылка
Достаточно ли актов оказанных услуг, счетов ,счетов-фактур? - к ним можно приложить распечатки компании-оператора, которые подтвердят оплату с конкретного номера абонента принадлежащего вашей компании. Полагаю, этого будет достаточно.
Ответить
7 октября 2021 11:56
Постоянная ссылка
Добрый день! Подотчетному лицу были выданы деньги на оплату питания делегации, в бухгалтерию были предоставлены счет, акт на выполнение работ-услуг, счет-фактура и счет, а кассовый чек утерян. Организация оказывающая услуги отказывается дать дубликат чека или квитанцию к ПКО. Как поступить в этой ситуации?
Ответить
7 октября 2021 21:59
Постоянная ссылка
В статье, под которой Вы оставили свой вопрос подробно расписано, что делать в той или иной ситуации и приводятся все риски. В данном случае акт и и счет-фактура подтверждают оказание услуг. Просто не подтверждена их оплата. Можно попробовать всё принять в расходы, закрыть авансовый отчет и надеяться, что данный период не будет проверяться налоговиками. Даже если будет проверка можно надеяться, что налоговики закроют глаза на отсутствие кассового чека, весь есть другие подтверждающие документы. А вообще странно, что организация отказывается выдавать дубликат чека. В пробитии дубликата нет какой-то большой проблемы...
Ответить
19 августа 2021 19:59
Постоянная ссылка
Добрый день, директор оплатил материал по бизнес карте, к авансовому отчету приложил УПД на частное лицо, но ККМ утерян, можно ли принять к НУ такие расходы?
спасибо
Ответить
18 октября 2021 10:08
Постоянная ссылка
Бизнес карта подразумевает, что деньги списаны с расчетного счета компании, если в УПД указан ваш сотрудник не вижу смысла не принимать
Ответить
20 августа 2021 11:57
Постоянная ссылка
На мой взгляд, принимать такие расходы без кассового чека довольно-таки рискованно. При желании можно, конечно. Допускаю, что проверка не затронет данный период, но все же риски есть, я считаю. Самый лучший вариант - сходить к продавцу и попросить дубликат чека. Я сама с этим столкнулась: потеряла чек, тоже не знала, что делать, и мне пробили дубликат.
Ответить
1 февраля 2021 06:23
Постоянная ссылка
Здравствуйт! Подотчетное лицо принес оплату,а не кссовый чек.Что в этом случае делать?
Ответить
13 ноября 2020 14:10
Постоянная ссылка
Добрый день. Сотруднику были перечислены денежные средства на командировочные. После завершения командировки, сотрудник предоставил сканы авансового отчета по электронной почте, авансовый отчет бы проведен, сотрудник отправляет оригиналы документов в офис, документы поступили в офис, но не хватает оригиналов кассовых чеков, они скорее всего на момент отправки оригиналов были утеряны. Но, проводя авансовый отчет, бухгалтер то был уверен, что чек к нему поступит, поскольку он был на скане. Как быть в такой ситуации? Отчет проведен в одном периоде, а документы пришли в другом и обнаружена нехватка документа.
Ответить
13 ноября 2020 14:58
Постоянная ссылка
Если на скан копиях видны реквизиты чеков, можно оставить их, так как термобумага чеков выцветает в течение 1 -3 месяцев и на практике мне приходилось дополнительно снимать с них копии (Письмо Минфина РФ от 17.09.2008 № 03-03-07/22). Кассовый чек не тот документ, для которого важен оригинал, главное чтобы были все необходимые реквизиты по которым можно идентифицировать покупку. Кроме того, все чеки проходят через налоговую, и для проверки ИФНС сможет получить информацию о них на основе видимых в копии реквизитов.
Более подробную информацию, Вы можете получить на форуме
Ответить
13 ноября 2020 15:12
Постоянная ссылка
Спасибо за ответ. А если на скане видно ориентировочно сумму и НДС, а все остальное явно не разглядеть, бывает так, что сотрудники подгибают чеки, потому что они не помещаются в скан, скажем так по разному приходят сканы. То как быть тогда? И еще вопрос, если "Кассовый чек не тот документ, для которого важен оригинал" то есть ли перечень документов, где оригинал обязателен?
Ответить
26 октября 2019 09:30
Постоянная ссылка
Утерян чек поставщика но налоговая накладная есть.Что делать
Ответить
31 июля 2019 13:18
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Для перепродажи мы закупаем товар на рынке, где кассовых чеков нет. Можно ли приходовать товар по товарным чекам?
Ответить
10 апреля 2019 17:34
Постоянная ссылка
Добрый вечер! У меня вопрос,Подотчетному лицу выдали денежные средства на командировочные расходы,документы все он предоставил в бухгалтерию (Акт,счёт-фактуру)т.к выделен НДС кроме кассового чека,кассовый чек он потерял.я запросила дубликат кассового чека,организация мне предоставила чек (Приход)в формате А4 с штрих кодом,объясняя это тем,что дубликат только в таком формате,можно ли приложить такой чек к документам и правомерно ли это?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Все формы первички, образцы, материалы по заполнению есть в К+. Бесплатно на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме