Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какой срок хранения кассовых документов?

Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.

Какие документы являются кассовыми

В 2023 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

До 2020 года бухгалтерское и налоговое законодательство имело разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов. С 17.03.2021 ситуация изменилась. Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 5 лет. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

Каковы сроки хранения документов по налогам и страховым взносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к этой системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

В законе «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу. Сокращать указанные сроки хранения запрещается. Продлевать их, если это необходимо, разрешено.

См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

  • административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
  • административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Итоги

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Добавить в закладки
Ваши вопросы
26 февраля 2024 10:30
Постоянная ссылка
Сколько я должен хранить квитанции об оплате машиноместа в МГСА?
они с меня требуют доказать оплаты с 2003 года.
Ответить
5 февраля 2023 16:35
Постоянная ссылка
Я работаю вахтёром в спортивной школе и
выдаю квитанции клиентам за платные услуги. Что делать с корешками использованных квитанций. Как написать акт о сдаче корешков.
Ответить
3 октября 2020 18:54
Постоянная ссылка
Бухгалтер в снт нуюно ли сохранять приходные ордера и расходники и какое времяш
Ответить
5 октября 2020 10:14
Постоянная ссылка
Конечно, нужно, это же первичные документы бухгалтерского учета. Если исходить из рекомендаций статьи, под которой вы оставили свой вопрос, этот срок составляет 5 лет. Таковы требования Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.
Ответить
30 октября 2019 20:22
Постоянная ссылка
Добрый день.

Я,произвела оплату платежа ,по квитанции в кассе Сбербанка в 2010 году. В 2019 году возникла необходимость предоставить данную квитанцию об оплате,которая не сохранилась.Меня интересует ,какой срок хранения квитанций об оплате от физлица ,по Закону ,установлен в Сбербанке. Есть ли у меня шанс - восстановить ,данную квитанцию.Прошло 9 лет...


С уважением Анжелика.
Ответить
15 марта 2019 18:56
Постоянная ссылка
фаркоп установлен в 2011году нужно ли восстанавливать документы
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Есть вопросы по налогам? Обсудите их с экспертами на форуме НН