Как представить документы по требованию налоговой инспекции

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Способы предоставления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить двумя способами (пп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • бумажные заверенные ксерокопии передаются курьером в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (пп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ)
  • электронная версия документов направляется по защищенной связи через Интернет. Документы подаются в специальном формате и в соответствии с порядком, утвержденным Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Как подписать ксерокопии документов?

Если документы предоставляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить руководителем или другим уполномоченным лицом и подкрепить печатью учреждения. Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. ст. 185 - 189 ГК РФ и пп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

 

Верно

 

Должность заверяющего            Личная подпись           Инициалы, Фамилия

 

Дата

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (пп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Например:

    Копия верна.

    20 ноября 2014 г.

                                                                                Смирнов

Генеральный директор ООО "Орион"         -----------         Смирнов А.П.

 

                                                                                 М.П.

 

Документы индивидуальных предпринимателей заверяются личной подписью без печати.

 

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса?

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (пп. 4 п. 2 ст. 11, пп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (см. Решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57). Финансовое ведомство также считает, что уполномоченное лицо должно действовать от имени предпринимателя на основании заверенной нотариусом доверенности (Письма Минфина России от 24.03.2014 N 03-02-08/12763, от 01.08.2013 N 03-02-08/30900, от 15.11.2012 N 03-02-08/99, от 07.08.2009 N 03-02-08/66, ФНС России от 22.08.2014 N СА-4-7/16692, от 16.10.2013 N ЕД-4-3/18527@).

Ранее налоговое ведомство придерживалось другого мнения – см. письмо ФНС России от 10.08.2009 № ШС-22-6/627@. Налоговики считали, что не нужно было заверять доверенность у нотариуса, предприниматель мог лично поставить подпись и печать. Объяснялось это тем, что предприниматель приравнивался к юридическому лицу в гражданских правовых отношениях п. 3 ст. 23 ГК РФ. После выхода в свет Решения Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 данное письмо ФНС России было отменено (см. Письмо от 16.10.2013 N ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (пп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно Письмо Минфина России от 07.12.2009 N 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (Письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих Письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 <1>, а также налоговое ведомство в Письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

---------------

<1> Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, пп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

 

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (Письмо от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35).

 

Требование отсканированного варианта документа  неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения