Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, с 01.09.2021 отражены в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Если у нового сотрудника бумажная трудовая, запись в нее делают, если он отработал не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
ВНИМАНИЕ! О приеме и увольнении сотрудника нужно сообщить в ПФР по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня после издания документов, которые подтверждают оформление трудовых отношений. А вот запись в трудовую книжку можно внести, только если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней. Напомним, с 2021 года на сотрудников, впервые устроившихся на работу, не оформляются бумажные трудовые книжки. Все сведения оформляются в электронном виде.
Примеры заполнения СЗВ-ТД при приеме и увольнении см. в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к системе К+ и переходите к подсказкам от экспертов.
Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении - образец».
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.
Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника
В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.
Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.
Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, по запросу выдайте ему форму СТД-Р также в 3-х дневный срок.
В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.
Образец выписки из трудовой книжки
Получение выписки из трудовой книжки (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.
Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец выписки из трудовой книжки
Итоги
Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек.