Переименование организации - образец записи в трудовой книжке

В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

• реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
• желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
• изменение организационно-правовой формы собственности.

Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

Как вести кадровое делопроизводство, пошагово описано в статье. 

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, с 01.09.2021 утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). 

ВАЖНО! Срок действия приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н ограничен 1 сентября 2027 года. 

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть протокол, постановление, решение и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

Все нюансы порядка заполнения трудовых книжек смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.

С 01.01.2023 применяются трудовые книжки нового образца, утвержденные приказом 320н. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Правилами по заполнению трудовых книжек:

• Записи в трудовой книжке делаются световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета; использование других цветов недопустимо. Также с 01.09.2021 записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Под переносом красителей подразумевается, что записи могут быть отпечатаны на принтере (письмо Минтруда от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).
• Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
• Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
• Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен".
• Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, читайте в нашем материале. 

Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

При этом графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании: "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)".

В графе 4 приводится основание переименования — приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер. 

Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 13 Порядка ведения трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

Пример 1

Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

Пример 2

Предприятие ООО "Незабудка" ликвидируется. Все работники организации переводом переходят в ООО "Ромашка". В этом случае никакого переименования не будет. Работников уволят из ООО "Незабудка" и примут в ООО "Ромашка". В трудовых книжках будут сделаны соответствующие записи об увольнении и приеме на работу. 

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

• Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Из п. 10 Порядка следует, что нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
• Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
• Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

• фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
• ошибка в дате переименования организации;
• ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Алгоритм исправления допущенных ошибок

Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

• Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
• В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
• Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

Образец исправления записи о приеме на работу см. в подборке форм от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

Подробнее об этом можно прочесть в статье «Как внести исправление в трудовую книжку — образец».

Внесение изменений через форму ЕФС-1 при переименовании организации

Выше в статье речь шла о внесении изменений в трудовые книжки, оформленные по-старому, на бумажном носителе. С 2021 года был совершен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), которые используются в обязательном порядке, даже если сохранена бумажная трудовая книжка. В ЭТК и бумажную трудовую книжку вносятся одинаковые сведения, поэтому информацию о переименовании организации следует отразить и в электронных трудовых книжках. 

Как вести электронные трудовые книжки, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в СФР посредством заполнения и сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1. При переименовании организации подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают до 25 числа месяца следующего за месяцем, в котором произошла смена названия. 

Как заполнить форму построчно при переименовании:

• графа 1 - порядковый номер;
• графа 2 - дата переименования (дата внесения записи в ЕГРЮЛ);
• графа 3 - "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ";
• графа 5 - вносят запись аналогичную записи в бумажной трудовой книжке ("Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)";
• графы 8-10 - документ, дата и номер (протокол общего собрания, на котором было принято решение о переименовании). 

 В случае допущения ошибки в сданном подразделе 1.1 ЕФС-1 алгоритм действий такой:

1. Повторить строку в подразделе 1.1 ЕФС-1 с ошибочной информацией и в графе 11 "Признак отмены записи" поставить знак "V".
2. При необходимости заполнить еще одну строку уже с верными данными. 

Итоги

При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Это относится как к бумажным трудовым книжкам, так и к ЭТК. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний документ о переименовании. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек или порядком заполнения формы ЕФС-1.