Аренда автомобиля в командировке: как оформить и учесть

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Как оформить и оплатить командировку, если работник едет на своем автомобиле, узнайте в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе бесплатный.

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

• договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
• документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
• документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Что касается НДФЛ и взносов, то Минфин считает, что расходы организации по аренде автотранспортного средства в период нахождения работника в служебной командировке облагаются НДФЛ и взносами в установленном порядке. Исключением является использование авто из аэропорта, вокзала до места назначения и обратно, которые подпадают по особождение (письмо Минфина от 27.04.2024 № 03-04-06/40114).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».