Если вы переходите на электронный кадровый документооборот, согласия от работников должны быть в оригинале в письменном виде. Оформлять согласие в электронном виде не допускается, считают в Роструде. Сканированной копии рукописного согласия также недостаточно, так как скан — не равно подлинный документ. На это также указывал Роструд ранее.
Имейте в виду, что за нарушение данного требования работодателя могут наказать предупреждением или штрафом:
- для должностных лиц и ИП в размере от 1 тысячи до 5 тысяч руб.;
- для юрлиц — от 30 тысяч до 50 тысяч руб.
Согласие на ЭКДО не требуется, если у человека по состоянию на 31.12.2021 не было трудового стажа. При этом к трудовому стажу не относятся периоды военной службы, работы по договору ГПХ и самозанятости (см. письмо Минтруда от 22.05.2023 № 14-6/ООГ-3574).
С 01.03.2023 введены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Чтобы вести КЭДО, необходимо оформить целый ряд документов (список см. ниже). Рекомендуем воспользоваться образцами от экспертов «КонсультантПлюс». Все они доступны для скачивания бесплатно по демо-доступу.
Вводят электронные кадры приказом:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Отдельным приказом можно назначить ответственного за процесс перехода на КЭДО:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Прописывается порядок КЭДО. Он может быть в виде приложения к приказу или самостоятельным документом:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Каждому работнику направляется уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Работник либо соглашается на электронное взаимодействие:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Либо пишет заявление об отказе от КЭДО:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Вместо персональных согласий и отказов можно оформить реестр:
Бесплатно скачать документ в «КонсультантПлюс»
Далее можно в электронном виде без распечатки заключать трудовые договоры и оформлять большинство кадровых документов (заявлений, уведомлений, приказов). В бумажном виде должны остаться трудовые книжки или выписки из ЭТК по форме СТД-Р, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и акты о несчастном случае (ст. 22.1 ТК РФ).
Важно! Разъяснения от «КонсультантПлюс»
С работниками, не подписавшими согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. С работниками, устраивающимися на работу впервые, можно вести ЭКД, не оформляя согласие (ст. 22.2 ТК РФ).
Подробнее про КЭДО читайте в Типовой ситуации, бесплатно, оформив пробный доступ.