По отношению к каким документам установлен срок хранения
В течение не менее чем шести лет следует хранить следующую информацию и документы:
- Любые сведения и электронные документы, предусмотренные 44-ФЗ, не формируемые и не размещаемые в Единой информационной системе (ЕИС) или на электронной торговой площадке (ЭТП), включая специализированные торговые площадки.
- Коммерческие и ценовые предложения, счета на оплату, полученные на запросы о предоставлении ценовой информации для определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК), цены контракта, заключаемого с единственным контрагентом, начальных цен единиц товаров, работ, услуг (ТРУ) (кроме случаев, предусмотренных ч. 4 ст. 93) и суммы этих цен.
Закон не обязывает соблюдать срок хранения документов, установленный 44-ФЗ по отношению к информации и документам, которые формируются и размещаются в ЕИС или на ЭТП в связи с тем, что они и так остаются в общем доступе. Например, если техническое задание (описание предмета закупки) формировалось не в структурированном виде, а заказчиком самостоятельно, то оно подлежит хранению на протяжении как минимум шести лет.
Порядок размещения информации в ЕИС по 44-ФЗ зависит от этапа закупочной деятельности. Подробнее об этом можно узнать из Готового решения от "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
Каков срок хранения по 44-ФЗ
Периоды хранения различной документации в отношении проводимой закупки для государственных и муниципальных нужд регламентируются не только 44-ФЗ, но и перечнем Росархива № 236, в частности, пунктом 217 этого перечня. Так, все бумаги, которые не размещены в электронной форме в ЕИС, на ЭТП, включая специализированные ЭТП, хранятся на протяжении минимум шести лет с момента начала проведения закупки.
Установлен тот же самый срок хранения коммерческих предложений по 44-ФЗ. Помимо документов, касающихся проведения определенной закупки, создаются документы, регламентирующие деятельность комиссии, деятельность контрактной службы или контрактных управляющих. Такие документы, по п. 217 Положения Росархива № 236, должны храниться постоянно.
Протоколы, составляемые в ходе проведения или по завершении торгов, должны храниться в течение трех лет после окончания проведения процедур, подписания контрактов (как государственных, так и муниципальных) либо в случае признания закупки несостоявшейся. Это регламентировано пп. 219–223. А пп. 227–228 определено, что в течение такого же срока хранятся журналы регистрации. П. 226 закрепляет, что закупочные реестры учреждений в случае, если контракты не заключаются, хранятся постоянно до момента ликвидации заказчика.
Если нормативные сроки хранения истекают, они могут быть увеличены по распоряжению руководителя заказчика, либо документы уничтожаются в соответствии с п. 4.3 приказа Росархива № 236.
Срок хранения контрактов по 44-ФЗ
В отличие от других документов, касающихся проведения закупки по 44-ФЗ, государственные и муниципальные контракты хранятся в течение не менее чем пяти лет со дня истечения срока действия или прекращения срока их действия. При этом присущее другим документам ограничение, связанное с хранением контрактов по 44-ФЗ, о минимум шести годах с момента начала проведения закупки, сохраняется.
По истечении срока контракты, включая государственные и муниципальные, могут быть уничтожены или отобраны экспертно-проверочной комиссией, которая определяет их для постоянного хранения.
Как уничтожить документы после истечения срока хранения
Дела, в которых размещены документы со сроками хранения до 10 лет, в архив не передаются, а уничтожаются после окончания срока хранения. Выбирает дела для уничтожения специально созданная комиссия. Выбранные документы фиксируются в акте. При этом однородные документы можно объединить под одним общим названием. В акте нужно указать, каким способом уничтожаются документы (передаются на утилизацию или уничтожаются самостоятельно).
Итоги
Срок хранения документов по 44-ФЗ устанавливается по отношению к документам, не размещенным в ЕИС, на ЭТП, включая специализированную ЭТП. Минимальный срок устанавливается в шесть лет с момента начала проведения процедуры. Обязательному хранению подлежат коммерческие (ценовые) предложения, поступившие от ИП и юридических лиц, которым рассылались запросы о ценовой информации.
Для некоторых документов, напрямую не относящихся к закупке, но определяющих создание комиссий, составление протоколов, хранение закупочных реестров учреждений, устанавливаются иные сроки хранения в соответствии с положением Росархива № 236. Контракты, подписываемые по результатам проведенных процедур торгов разными способами, включая государственные и муниципальные, хранятся не менее шести лет с момента начала проведения процедуры и не менее пяти лет с момента истечения срока их действия или прекращения срока действия. Изменить сроки хранения документов можно только в большую сторону.