Как подготовить процедуру электронного запроса котировок по 223-ФЗ
Запрос котировок в электронной форме по 223-ФЗ — это одна из основных процедур по выявлению исполнителя на конкурентной основе. Запрос котировок позволяет определить участника, который бы не только предложил минимальную стоимость соглашения, но и соответствовал бы всем требованиям заказчика.
Выбирая этот способ, заказчик должен полностью представлять, какие существуют требования к качеству закупаемого объекта и каким характеристикам он должен удовлетворять.
Конкретные ситуации, при которых допускается проведение электронного запроса, должны быть прописаны у заказчика в положении о закупках. При этом в первую очередь следует ориентироваться на уже существующий список объектов (товаров, работ, услуг), приобретение которых проводится исключительно электронным способом (ч. 4 ст. 3 закона № 223-ФЗ, постановление Правительства РФ от 21.06.2012 № 616).
ВНИМАНИЕ! Если возможность проведения закупки в такой форме и по определенной продукции не предусмотрена в упомянутом выше положении, то итоги запроса котировок могут оспорить на вполне законных основаниях.
Процедура проведения запроса котировок в электронной форме по 223-ФЗ не требует, чтобы заказчик разрабатывал документацию. Чтобы восполнить недостаток информации, в извещении и проекте соглашения в случае необходимости приводятся дополнительные данные, которые в других обстоятельствах содержатся в документации (ч. 9 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ).
Подробнее о том, как составить закупочную документацию по 223-ФЗ, рассказано в Готовом решении от "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
Основная отличительная черта электронного запроса котировок от аукциона в такой же форме — сокращенный период подачи заявок.
Срок проведения запроса котировок по 223-ФЗ должен составлять не менее пяти рабочих дней. В этот промежуток вам надо до дня завершения подачи заявок разместить в ЕИС извещение и проект соглашения (ч. 21 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ). Возможность продления срока существует, но это надо указывать в положении о закупке. При составлении регламента надо учесть, что и рассмотрение заявок потребует времени. Этот срок также надо будет урегулировать вашим положением о закупке.
Намерение о том, что вы желаете провести запрос котировок, нужно обозначить в плане закупки. Исключение составляет ситуация, при которой информация о закупочных мероприятиях не вносится в ЕИС. Нельзя осуществлять закупку, если она не включена в соответствующий план, опубликованный в ЕИС, и, соответственно, запрещено заключать договор по ее итогам. Исключения — это форс-мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, аварии и пр. — ч. 5.1 ст. 3 закона № 223-ФЗ).
При возникновении потребности в незапланированный срок осуществить размещение запроса котировок по 223-ФЗ эту процедуру всё равно надо внести в план до момента опубликования извещения. Если проигнорировать эту обязанность, появляется риск обжалования неразмещения в ЕИС изменений в плане закупок (ч. 5.1, 9, п. 3, ч. 10 ст. 3 закона № 223-ФЗ).
Каков алгоритм осуществления электронного запроса котировок по 223-ФЗ
Запрос котировок в электронной форме по 223-ФЗ предусматривает определенный порядок действий, при соблюдении которого необходимо:
- Оформить документы, перечисленные в положении о закупке, включая:
- извещение о проведении запроса котировок, в том числе рекомендуемую форму заявки;
- проект соглашения.
Уложиться с размещением этой документации следует в пять рабочих дней до установленного момента прекращения приема заявок.
- Оформить предусмотренные процедурой протоколы и выявить, кто стал победителем конкурса.
По результатам этой процедуры надлежит заключить договор (ч. 15 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ).
ВАЖНО! С операторами электронной площадки запрещено вести переговоры, если в результате общения кто-либо может получать преференции или происходит утечка конфиденциальных данных (ч. 9 ст. 3.3 закона № 223-ФЗ).
Составляем извещение
В извещении следует указать (ч. 10 ст. 3.2, ч. 9 ст. 4 закона № 223-ФЗ):
- Информацию о заказчике:
- название компании, Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- местонахождение и почтовый адрес (из ЕГРЮЛ, ЕГРИП);
- электронная почта и номер телефона.
- Информацию о предмете соглашения и его основных условиях, включая:
- объем поставки;
- описание закупаемого предмета (обычно здесь кратко перечисляются характеристики объекта);
- место поставки;
- информацию о начальной (максимальной) цене (НМЦ) соглашения.
Из практики и письма ФАС России от 22.08.2018 № АД/66562/18 следует рекомендация, что лучше использовать при запросе котировок по 223-ФЗ максимальную начальную сумму, то есть НМЦ, единую для любых участников, какую бы налоговую систему они не использовали. Помимо этого следует указать, содержится НДС в цене или нет.
- Информацию о закупке, включая:
- метод закупки;
- адрес электронной площадки;
- алгоритм подачи заявок;
- дата, когда можно начинать подавать заявки;
- дата и точное время завершения заявочной процедуры;
- порядок подведения общих итогов, в том числе и на каждом этапе.
- Форму заявки. Предусмотрите, чтобы участник указал в ней сведения следующего характера:
- информацию о себе;
- готовность выполнить условия соглашения;
- информацию о предмете закупки;
- предложение о цене соглашения;
- доказательства того, что он соответствует предъявленным требованиям.
- Требование об обеспечении заявки.
Данное условие выставляется, если вы его предусмотрели в положении, указали в извещении и НМЦ договора превышает 5 млн рублей. Здесь следует указать период и порядок предоставления, величину обеспечения — его размер не должен превышать 5% от начальной (максимальной) цены договора (ч. 25, 26, 27 ст. 3.2, п. 8.1 ч. 9 ст. 4 закона № 223-ФЗ).
- Требование к обеспечению исполнения договора.
Если вы вводите это требование, то должны указать его величину, алгоритм и срок предоставления, а также обязательство, к которому применяется обеспечение, и срок исполнения обязательства.
- Информацию о существовании преимуществ либо ограничений, применяемых к закупаемым объектам (п. 8.3 ч. 9 ст. 4 закона № 223-ФЗ).
Также рекомендуем дополнить извещение следующими пунктами:
- Привести преференции, которые будут доступны в рамках запроса котировок для СМП по 223-ФЗ, сроки для претендентов из сферы малого бизнеса.
- Указать, какие этапы будут при проведении запроса котировок (если в них есть необходимость). Так, можно предусмотреть в положении отбор претендентов по квалификационным признакам или другие подобные шаги.
На каждом этапе желательно прописать критерии рассмотрения и отклонения заявок. Однако учтите, что необоснованный отказ в принятии заявки или предъявление непредусмотренных требований может повлечь жалобу в ФАС или обращение в суд (ч. 9, п. 4, ч. 10 ст. 3 закона № 223-ФЗ).
- Выставить требование о предоставлении доказательств, что претендент на закупку не числится в реестрах недобросовестных поставщиков (ч. 7 ст. 3 закона № 223-ФЗ).
- Проинформировать об алгоритме и временных рамках внесения поправок в извещение. Здесь есть такие тонкости:
- во-первых, с момента принятия решения об изменении документа должно пройти не более трех дней, в течение которых извещение должно попасть в ЕИС;
- во-вторых, срок для направления заявок после корректировок должен быть не меньше половины периода, установленного для запроса котировок в электронной форме (ч. 11 ст. 4 закона № 223-ФЗ). Учтите: предельного срока, при наступлении которого не допускается внесение изменений, законодательством РФ не установлено. Однако вся закупочная процедура будет под угрозой, если поменять извещение после завершения заявочного этапа.
- проинформировать участников о том, как будут разъясняться неясности в извещении.
Что касается разъяснений, то соответствующий запрос по сути проведения запроса котировок по 223-фз в срок, установленный вам, вправе инициировать любой участник. А вот ответить надлежит на протяжении трех рабочих дней с момента получения обращения. Существенные условия соглашения либо сам объект закупки не могут быть изменены в процессе разъяснений (ч. 2, 3, 4 ст. 3.2 Закона № 223-ФЗ). Кроме того, в разъяснении нельзя указывать сведения о лице, направившем запрос.
Отдельно в извещении следует отметить, что в число участников вправе войти юридические, физические лица (в том числе ИП) и группы лиц, представляющих одного претендента. Главное — чтобы они соответствовали условиям положения (ч. 5 ст. 3 Закона № 223-ФЗ).
Составляем проект соглашения
Проект договора должен содержать в первую очередь условия выполнения соглашения, указанные в извещении. Помимо этого, необходимо включить следующие положения:
- ответственность сторон договора за нарушение его условий и своих обязательств (неисполнение или исполнение ненадлежащим образом);
- аргументация в пользу обозначенной цены единицы предмета закупки, НМЦ соглашения. Желательно детализировать расчеты, указав затраты на логистику, страховые выплаты, таможенные пошлины и пр.;
- форма платежа по соглашению, сроки внесения денежных средств, алгоритм оплаты;
- условия и срок приемки объектов, обозначенных в договоре.
Как провести отбор участников мероприятия и определить победителя
На каждом этапе проведения запроса котировок по 223-ФЗ оформляется протокол, куда заносятся результаты отбора. Если у вас процедура была не поэтапная, протокол заполняется один — по окончании процесса.
Суть протоколов и их наполнение определены нормами ч. 13, 14 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ. Так, в каждом документе необходимо указывать дату их подписания, поскольку существуют временные рамки для опубликования протоколов — надо уложиться в три дня с момента простановки подписей (ч. 12 ст. 4 закона № 223-ФЗ).
Победителем в отборе за право стать исполнителем заказа становится компания или физлицо (ИП), которое удовлетворило всем требованиям и представило меньшую стоимость договора среди всех претендентов (ч. 20 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ).
ВАЖНО! Сравнивая присланные заявки, учтите, что в этой сфере есть некоторые нюансы. Например, ФАС России считает, что вычеты из предлагаемой стоимости договора делать нельзя (письмо от 22.08.2018 № АД/66562/18).
Оформляем протоколы на этапах проведения запроса
При поэтапном способе проведения запроса котировок в электронной форме протоколы оформляются по итогам каждого этапа.
Документ содержит при этом информацию о числе поступивших от претендентов заявок, с датой и временем их регистрации (ч. 13 ст. 3.2 Закона № 223-ФЗ). Если у организаторов есть право на отклонение заявок, то в протокол вносятся сведения о числе отказов и причинах отклонения обращений (с указанием положения из извещения, которому не соответствует заявка).
Оформляем итоговый протокол запроса котировок
В итоговый протокол вносится информация следующего характера (ч. 14 ст. 3.2 закона № 223-ФЗ):
- число поданных заявок, время и дата регистрации таких обращений;
- регистрационные номера заявок, расставленные от высшей степени выгодности к меньшей. Первый номер в итоге получит заявка участника, победившего в запросе котировок. Если все претенденты предложили одну цену соглашения, выбирается временной критерий — заявка, поступившая раньше всех, выводится на первое место;
- итоги рассмотрения заявок с указанием количества отклоненных обращений;
- причины отказов в принятии заявок с подробной аргументацией.
Каковы сроки заключения договора по запросу котировок 223-ФЗ
На основании существующего проекта составляется окончательный вариант договора. В текст уже включается информация о победителе конкурса и о цене, которая была им предложена и соответствовала условиям извещения о закупке. Согласно письму ФАС России от 22.08.2018 № АД/66562/18 здесь не стоит обращать внимание на налоговый режим, используемый победителем.
При заключении договора после проведения запроса котировок по 223-ФЗ сроки будут следующие: договор запрещено оформлять до истечения 10 дней после опубликования в ЕИС итогового протокола и позже 20 дней с момента такого опубликования. На оформление дается в итоге 10 дней.
Превысить указанный срок разрешается, если:
- необходимо получить одобрение от органа управления заказчика;
- ФАС рассматривает в это время жалобу.
После того как ФАС примет решение или заказчик даст разрешение на окончание оформления, вам дается еще пять дней на подписание документа.
Информацию об окончательном оформлении договора надлежит разместить в ЕИС на протяжении трех рабочих дней с момента его подписания сторонами. Если возникнет необходимость в корректировке стоимости, объема поставок, сроков исполнения, то в ЕИС информацию надлежит указать за 10 дней с момента фиксации изменений в договоре (ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Итоги
Чтобы провести запрос котировок по 223-ФЗ, надлежит оформить и опубликовать в ЕИС извещение о намерении провести закупку, а также проект соглашения.
Сам процесс проведения мероприятия состоит в отборе претендентов на роль исполнителя и выявлении победителя, представившего наименьшую цену договора. Договор заключается с победителем во временном промежутке между 10-м и 20-м днем после опубликования в ЕИС результатов в итоговом протоколе.