Можно ли передать ЭЦП бухгалтеру

Что такое ЭЦП и зачем она нужна

Развитие современных технологий и в частности компьютеров, позволило внедрить в нашу жизнь электронный документооборот. Это значит, что теперь все больше различной документации используется исключительно в цифровом формате. В связи с этим возникла необходимость в электронной подписи, ведь бумаги нужно как-то заверять. Главной задачей ЭЦП является удаленное подтверждение документов и личности человека, который их подписал.

Электронная подпись представляет собой набор сгенерированных символов и крепится к цифровому документу при его подписании. То есть теперь не обязательно ехать куда-то, чтобы заверить бумаги живой подписью. Использование ЭЦП регулируется ФЗ №63 и имеет несколько степеней защиты и соответственно разновидностей.

Виды ЭЦП

ЭЦП может быть разной. Всего существует 3 вида подписей. Градация будет зависеть от порядка получения, степени защиты и идентификации владельца. Для того чтобы понять какую подпись в каких случаях можно использовать разберем каждую из них более подробно:

• Простая электронная подпись (ПЭП) - самый широко распространенный вид. Как правило с ней сталкивался каждый. Это всем нам привычный “логин/пароль” или смс-код для подтверждения действия. Данный вид является наиболее уязвимым, поэтому для подписания важных документов он не подходит.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) - такая подпись уже более безопасная, так как она создается на базе шифрования и может использоваться для подписания некоторых документов. Получить ее можно в специальных аккредитованных центрах.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) - самая надежная подпись из всех и приравнивается к живой подписи человека. Для ее получения нужно обратиться в сертифицированные центры, которые получили государственную аккредитацию. Вместе с подписью будет выдан также и соответствующий сертификат.

Как физическому лицу получить и использовать электронную подпись, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, получите его бесплатно на пробной основе.

Получение квалифицированной электронной подписи потребует времени, а также денег. Поэтому случается так, что сотрудники внутри одной компании часто используют одну и ту же цифровую подпись. Однако вопрос правомерности такого применения спорный. В связи с чем возникает вопрос можно ли передать ЭЦП бухгалтеру или другому работнику организации?

Правомерно ли передавать ЭЦП

Простая электронная подпись может быть передана другому человеку путем сообщения ему логин/пароля. Это нельзя никак проконтролировать. Кроме того, ПЭП не приравнивается к живой подписи, поэтому в случае ее передачи другому лицу, ответственность придется нести только за действия, совершенные с аккаунта ее владельца.

Если говорить о НЭП и КЭП последствия передачи могут быть гораздо серьезнее, ведь данными видами подписи заверяются важные документы. При неправомерном или злонамеренном использовании подписи другими лицами отвечать за последствия придется ее владельцу.

Передать ЭЦП сотруднику или нет каждый руководитель решает сам. В целом ни один закон прямо не запрещает этого делать. Также нигде не упоминается об ответственности за передачу.  И все же в ФЗ № 63 четко сказано, что обладатель подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность, а в случае утери или попадания к другому лицу следует обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия старой ЭЦП и выдачи новой.

С целью обеспечения безопасности компании и каждого конкретного человека в ней, лучше если сотрудник будет иметь свою собственную электронную подпись с требуемыми для работы полномочиями. Если все же необходимость передачи подписи возникает, то в таком случае следует четко обозначить список работников, имеющих доступ к ЭЦП и перечень документов, которые они могут подписывать.

Передача ЭЦП бухгалтеру или другому сотруднику

Передачу электронной подписи между сотрудниками чаще всего практикуют те компании, которые используют в своей работе электронный документооборот. Закон прямо не запрещает передачу ЭЦП, однако, стоит помнить, что это все же несет определенные риски. В любом случае, сертификат на саму подпись должен быть исключительно в руках владельца, даже если ЭЦП было решено передать другому лицу.

Как передать электронную подпись бухгалтеру и застраховать себя от возможных последствий? Именно этот вопрос очень часто волнует многих руководителей. К сожалению, законодательно этот момент никак не регулируется. Да, можно внедрить какие-то внутренние документы в компании, которые будут определять круг лиц, имеющих право на использования. Однако, в конечном счете главным ответственным лицом всегда остается владелец подписи, так как при заверении документов считается, что расписался в них сам владелец.

В случае, если подпись была утеряна или украдена, то необходимо в кратчайшие сроки обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Кроме того, важно поставить в известность всех участников электронного документооборота. При обращении в центр ЭЦП аннулируют и отразят это в соответствующем реестре. Далее необходимо будет получить новую подпись.

Итоги

Передача ЭЦП другому лицу явление не редкое, и в целом это не противоречит законодательству. Однако, использование электронной подписи другими лицами внутри компании сложно регламентировать, поэтому в случае наступления ответственности трудно будет доказать, что подпись использовалась не владельцем. Исходя из вышесказанного разумнее всего для каждого сотрудника сделать личную ЭЦП. Тогда в случае совершения неправомерных действий ответственность будет нести тот работник, который допустил ошибку.