Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Что такое бланк строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе «КонсультантПлюс». А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

О том, что такое бланк строгой отчетности, читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется федеральным стандартом бухгалтерского учета государственных финансов «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов (Приказ Минфина от 30.08.2024 № 121н), а также стандартом «План счетов бюджетного учета», утвержденным приказом Минфина РФ от 20.09.2024 № 132н (для казенных учреждений), для автономных учреждений — «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений» (приказ Минфина от 20.09.2024 № 133н). Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Бланки учитывают на счете 0 105 36 000, а затем при выдаче для использования списывают с баланса и отражают на счете 03. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

• 1 рубль за 1 бланк;
• по реальной стоимости закупки.

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают следующим образом: приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций (без двойной записи). Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО, согласно бухучету, фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ВАЖНО! С 2024 года введена новая форма ОКУД 0510463 «Акт о результатах инвентаризации». В акте уже предусмотрены графы для указания выявленных отклонений. При использовании учреждением этого документа отдельно заполнять форму 0504092 уже не требуется.

О правилах хранения БСО читайте в материале «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 00 201 35 000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Порядок применения классификации операций сектора госуправления (КОСГУ), утвержденный приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н с изменениями от октября 2024 года, говорит, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» (если учетной политикой предусмотрена детализация, то на ст. 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»).

Если учреждение заказывает в типографии изготовление БСО, затраты отражают по статье 340 КОСГУ либо подстатье 349 КОСГУ. Применение счетов учета затрат 0 109 00 000 возможно только тогда, когда стоимость бланков участвует в формировании себестоимости выполняемых учреждением работ, оказываемых услуг или выпускаемой готовой продукции.

В зависимости от характера затрат могут использоваться следующие счета:

• 00 109 60 000 «Прямые затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг»;

• 00 109 70 000 «Накладные расходы по изготовлению готовой продукции, выполнению работ, оказанию услуг»;
• 00 109 80 000 «Общехозяйственные расходы учреждения».

Учреждение не выбирает одновременно все три счета для отражения одного и того же расхода на печать БСО. Конкретный счет определяется экономическим содержанием операции и порядком формирования себестоимости, закрепленным в учетной политике.

При покупке готовых БСО правильный счет для учета бланков строгой отчетности — 0 105 36 340. В проводке это выглядит так: Дт 0 105 36 340 (или другой аналитический счет группы 105 для материальных запасов) Кт 0 302 34 730. После выдачи бланков ответственному лицу их учитывают на забалансовом счете 03.

Пример:

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 р. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 р.:

• Дт 0 105 36 340 »Принятие к учету материальных запасов (БСО поступили от поставщика);
• Кт  0 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам».

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 р.: Дт 03 «Бланки строгой отчетности».

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 р.: Дт 0 109 80 272 Кт 0 105 36 440.

Итоги

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.