В каких случаях учреждения применяют счет 208
208 счет в бюджетном учете — «Расчеты с подотчетными лицами». Он относится к группе активно-пассивных счетов. Казенные, бюджетные и автономные учреждения на счете 208 учитывают операции с деньгами и денежными документами, выданными под отчет. Операции по возмещению расходов, произведенных на нужды учреждения, также относят на счет 208-00.
Этот счет не применяется, если учреждению требуется отразить дебиторскую задолженность, образовавшуюся по причине невозврата в срок, установленный законодательством, излишне уплаченных или не потраченных денежных средств подотчетными лицами. Здесь имеется в виду ситуация, когда по такой задолженности ведется претензионно-исковая работа.
Любые расчеты с подотчетными лицами в учреждении должны быть отнесены на счет 208. Отражение происходит в разрезе выплат, которые были утверждены планом финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметой) учреждения. Учреждению не запрещается самостоятельно добавлять дополнительную группировку расчетов с подотчетниками, то есть дополнительные аналитические коды счетов.
ВАЖНО! Такая группировка должна быть согласована с субъектом консолидации, подпадать под требования учредителя и закреплена в учетной политике учреждения. Если какие-то дополнительные счета в учетной политике не зафиксированы, их применение на практике считается неправомерным.
Денежные средства под отчет могут быть выданы на основании:
- приказа, подписанного руководителем учреждения;
- заявления сотрудника на получение средств — на заявлении должна присутствовать распорядительная надпись руководителя.
Денежные средства могут быть выплачены наличными из кассы. Второй вариант — перечисление с расчетного (лицевого) счета учреждения на счет сотрудника, привязанный к банковской карте (письмо Минфина РФ, Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209_42-7.4-05/5.2-554).
Выдача под отчет денежных документов осуществляется из кассы на основании приказа или заявления. Операции по расчетам с подотчетными лицами при выдаче под отчет денежных документов также необходимо относить на 208 счет в бюджетном учреждении. Этот счет задействуется при ведении бухгалтерского учета, когда появляются расчеты с подотчетными лицами, вне зависимости от суммы, потребности, назначения.
При этом подотчетную сумму следует отличать от наличной суммы (с лимитом в 100 тыс. рубле), уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.
Учреждения вправе выдавать деньги под отчет как в рублях, так и в любой иностранной валюте. Однако в этом случае придется вести учет одновременно. Например, если деньги под отчет выданы в долларах, то учет необходимо вести не только в долларовом, но и в рублевом эквиваленте. Расходы также подлежат отнесению на 208 счет в бюджетном учете.
Иногда сумма, выданная под отчет в иностранной валюте, полностью или частично подлежит возврату. За время, пока деньги находились в распоряжении подотчетного лица, курс валюты мог измениться. В связи с этим при возврате всегда нужно делать переоценку. Ориентироваться необходимо на валютный курс, актуальный в день официального возврата денежных средств. Получившаяся курсовая разница (вне зависимости от того, доход это или расход) должна быть своевременно принята учреждением к учету на общих основаниях.
ВАЖНО! Если сотруднику ранее уже выдавались денежные средства под отчет, но он за них не отчитался, выдача новой суммы не допускается.
В некоторых случаях расход подотчетного лица превышает полученную сумму. Недостающую часть сотрудник сначала добавляет из собственных средств. После этого перерасход должен быть подтвержден документально. На основании составленного авансового отчета и подтверждающих документов перерасход должен расцениваться учреждением как денежное обязательство перед подотчетником. Недостающая сумма должна быть перечислена работнику на банковскую карту или выдана наличными.
Иногда подотчетная сумма, отнесенная на счет 208-00, превышает фактический расход. В этом случае у подотчетного лица образуется излишек, который оно должно вернуть учреждению. В целях налогообложения прибыли при удержании подотчетных сумм из зарплаты сотрудника у учреждения не возникает ни доходов, ни расходов.
Если подотчетное лицо отказывается вернуть излишки, то учреждение должно незамедлительно отразить этот факт в бухгалтерском учете, а затем провести процесс взыскания, согласно правилам, установленным действующим законодательством Если сумма дебиторской задолженности, определенная к взысканию, признается нереальной, ее нужно списать.
Как бюджетному учреждению списать дебиторскую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете, рассказано в Готовом решении от "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
Еще больше материалов по учету в бюджетных учреждениях смотрите в нашей подборке.
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Подотчетное лицо обязано отчитаться за все израсходованные суммы, выданные под отчет и относимые на счет 208. Расходы могут быть приняты к учету только в том случае, если подотчетное лицо в установленный срок предоставило отчет, с приложением документов, подтверждающих законность произведенных расходов, и этот отчет утвержден руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом).
Перечень электронных первичных документов, предназначенных для учета расчетов с подотчетными лицами, относимых на счет 208, наглядно представлен в разделе 4 Методических указаний № 52н, Методических указаниях № 61н.
Перечень документов напрямую зависит от того, на что были израсходована средства. В качестве примера приведем перечень документации, которая подлежат оформлению в случае возмещения расходов, связанных с командировкой сотрудника. В перечень таких документов входят:
- Решение о командировании сотрудника в населенный пункт, территориально расположенный в Российской Федерации — ф. 0504512. Если предполагается заграничная командировка, тогда решение о командировании на территорию иностранного государства — ф. 0504515.
- Отчет о расходах подотчетного лица — ф. 0504520 с приложением подтверждающих документов: билеты, транспортные чеки, договор аренды (найма) жилья и др.
Если учреждение применяет в работе эти формы, то этот факт должен быть обязательно закреплен в учетной политике.
Иногда требуется дублирование электронных документов на бумажных носителях. Так, если соответствующее требование установлено федеральными законами или нормативными актами, принятыми на основании законодательства РФ. Также документы по операциям, относящимся на 208 счет в бюджетном учреждении, допустимо оформлять на бумажном носителе в случае, если учреждение не имеет технических возможностей для их оформления в электронном формате.
Для учета по счету 208 операции необходимо регистрировать в журнале операций расчетов с подотчетными лицами — ф. 0504071. Причем учет ведется раздельно по полученным денежным документам и по выданным денежным средствам. Основание — п. 219 Инструкции № 157н.
Не стоит забывать и про отражение соответствующих сумм по Кт забалансового счета 18.
Аналитические счета синтетического счета 208
Рассмотрим, в какой аналитике реализуется учет счета 208. Наиболее часто бюджетные учреждения используют следующие аналитические счета:
- счет 208-12 — оплата суточных при служебных командировках;
- счет 208.22 — расчеты по проездным документам;
- счет 208.25 — суммы, выданные на оплату услуг и работ по содержанию имущества;
- счет 208-26 — суммы, выданные на оплату прочих работ и услуг;
- счет 208-34 — суммы, выданные под отчет для приобретения материальных ценностей;
- счет 208.53 — платежи в адрес международных организаций;
- счет 208.64 — оплата через подотчетное лицо пенсий и пособий бывшим работникам;
- счет 208.91 — суммы под отчет на оплату пошлин, сборов, налогов (включаемых в состав расходов);
- счет 208.96 — иные выплаты текущего характера физлицам.
Примеры проводок по счетам 208.12 и 208.26
Рассмотрим примеры проводок, при составлении которых задействуется счет 208.12, 208.26.
Бюджетное учреждение «Комплексный центр социального обслуживания» приказом руководителя направило в командировку бухгалтера для участия в ежегодном семинаре. До отъезда командируемому сотруднику учреждения на личную банковскую карту были выплачены суточные.
Поскольку командировка продолжается более суток, суточные в сумме 700 рублей выплачиваются не только за дни командировки, то также за день отъезда и возвращения. Операцию по перечислению денежных средств на банковские карты сотрудников необходимо отразить в бухгалтерском учете, задействуя счет 208.12. Суточные перечисляются за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход:
- Дт 2.208.12.567 — Кт 2.201.11.610 — 2 800.
Вернувшись из командировки, сотрудник составил авансовый отчет, к которому в качестве подтверждающих документов приложил проездные билеты, а также договор с гостиницей на проживание в номере и счет, выставленный гостиницей. Общая сумма расходов составила 8 500 рублей. Средства были перечислены на банковскую карту сотрудника. Операция была отражена в учете путем составления проводки, в которой задействован счет 208.26:
- Дт 2.208.26.567 — Кт 2.201.2Х.610* — 8 500.
*Указывается подходящий код вида синтетического счета.
Какие операции отражаются на счете 208.53
Счет 208.53 задействуется в бухгалтерском учете учреждений государственного сектора нечасто. На этом счете отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами по суммам, которые учреждение выдает с целью последующего совершения взносов и платежей разного характера, направляемых в адрес международной организации.
Чтобы правильно отразить в бухгалтерском учете обозначенные расходы, необходимо относить их на КОСГУ 253 — перечисления текущего характера международным организациям. Примером таких расходов могут служить долевые взносы в международные и межгосударственные объединения, направляемые от лица Российской Федерации.
Аналитический учет по счету 208.53 необходимо вести, заполняя карточку учета средств расчетов — 0504051. Кроме того, допустимо вести аналитический учет в журнале — 0504071. Ориентироваться целесообразно на информацию, указанную в п. 212, 217, 218 Инструкции № 157н. В учете все операции, относимые на счет 208.53, необходимо отражать в общем порядке.
Какие расходы учитываются на счете 208.64
Счет 208.64 используется для отражения в учете расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным под отчет, с целью последующей выплаты пенсий и пособий в адрес бывших работников учреждения. Эти расходы необходимо относить на КОСГУ 264.
В некоторых случаях пенсии и пособия, назначенные бывшим работникам, перечисляются не самому адресату, а через посредника, в качестве которого выступает подотчетное лицо — раздатчик. Как правило, сумма выдается из кассы раздатчику, с которым учреждение заключило договор о полной материальной ответственности на основании ст. 244 ТК РФ.
Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу-раздатчику оформляется расходным кассовым ордерам 0310002. Также необходимо оформить ведомость выдачи из кассы учреждения денежных средств подотчетным лицам — 0504501. Учет выданных сумм требуется вести в книге — 0504046.
Аналитический учет по счету 208.64 ведется в установленном порядке. Чтобы не допустить ошибок, при отнесении расходов на счет 208.64 учет следует вести, ориентируясь на информацию, представленную в п. 167 Инструкции 157н.
Примеры проводок по счету 208.64
Бюджетное учреждение выплачивает пенсию за выслугу лет бывшему работнику. Перечисление идет не напрямую бывшему сотруднику, а через подотчетное лицо, выступающее в роли раздатчика.
Подотчетное лицо получило средства наличными деньгами в кассе учреждения в сумме 15 тыс. рублей. Операция отражается в бухгалтерском учете проводкой:
- Дт 4.208.64.567 — Кт 4.201.34.610 — 15 000.
Дополнительно делается запись по кредиту забалансового счета 18.
Когда подотчетное лицо-раздатчик выплатило деньги по назначению, то оно составляет авансовый отчет и предоставляет его в бухгалтерию учреждения. Учреждение должно составить проводку, закрывающую задолженность подотчетного лица:
- Дт 4.302.64.837 — Кт 4.208.64.667 — 15 000.
Какие расходы учитываются на счетах 208.91 и 208.96
Счет 208.91 применяется учреждениями в том случае, если в бухгалтерском учете необходимо отразить операции, связанные с выдачей сумм под отчет с целью уплаты налогов (включаемых в состав расходов), сборов, государственных пошлин и других платежей, предназначенных в бюджеты всех уровней. Для отражения обозначенных расходов используется КОСГУ 291 — налоги, пошлины и сборы.
Средства могут быть выданы как наличными в кассе учреждения, так и путем перечисления на личную банковскую карту сотрудника.
Счет 208.96 называется «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат текущего характера физическим лицам». Счет 208.96 используется учреждениями для отражения в учете расчетов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым под отчет на иные выплаты текущего характера в пользу физлиц.
Примеры проводок по счетам 208.91
Казенное учреждение «Городской дом культуры» выплатило из кассы учреждения денежные средства подотчетному лицу для оплаты государственной пошлины в сумме 3 500 рублей. Операция в учете отражена проводкой с одновременным увеличением забалансового счета 18.
- Дт КРБ 1.208.91.560 — Кт КРБ 1.201.34.610 — 3 500.
На основании составленного авансового отчета необходимо принять к учету расходы и отразить операцию в бухгалтерском учете проводкой, в которой задействован счет 208.91:
- Дт КРБ 1.401.20.291 — Кт КРБ 1.208.91.660 — 3 500.
Особенности проверки расчетов с подотчетными лицами
Для порядка в учете целесообразно проводить проверку расчетов с подотчетными лицами. С этой целью необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
- Проверять на предмет соответствия суммы данных учета в карточке 0504051 и показатели, отраженные в бюджетной отчетности.
- Осуществлять систематическую проверку соблюдения порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет. Также целесообразно проверять своевременность предоставления авансовых отчетов подотчетными лицами. Дополнительной проверке подлежат наличие и подлинность документов, подтверждающих расходы.
- Если средства выдаются под отчет сотрудникам, направляемым в командировку, необходимо держать на контроле обоснованность выдачи средств, соблюдение норм командировочных расходов.
- Проверять правильность ведения учета операций, относимых на счет 208-00.
- На особом контроле следует держать факты списания дебиторской задолженности по невозвращенным остаткам.
- Проверять факт проведения инвентаризации, а также своевременное и правильное отражение в учете ее результатов.
В случае выявленных нарушений как само учреждение, так и лица, признанные виновными, могут быть привлечены к ответственности. Кроме того, если будет выявлен факт подделки документов, подтверждающих расходование денежных средств, то расходы могут быть признаны недействительными. Тогда они подлежат возмещению из собственных средств лиц, признанных виновными.
Итоги
208 счет бухгалтерского учета в бюджетном учреждении используется для отражения расчетов с подотчетными лицами, а также по суммам возмещения расходов, осуществленных подотчетными лицами во время выполнения своих служебных обязанностей для нужд учреждения. Деньги и денежные документы могут быть выданы под отчет только на основании приказа руководителя учреждения или наличия его распорядительной надписи на заявлении, предварительно составленном и поданном подотчетным лицом.