Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат

Основные причины появления отрицательных остатков в регистрах

Сообщение об отрицательных остатках в регистрах учета затрат обычно появляется после проведения в программе регламентных операций по расчету себестоимости в бухгалтерском и налоговом учетах (БУ и НУ). При этой операции одновременно делается следующее:

• корректируется учетная стоимость МПЗ, зависящая от последовательности их поступления и списания;
• определяется себестоимость товаров (продукции, работ, услуг);
• рассчитывается величина НЗП.

С 2021 года учет МПЗ и НЗП ведется согласно новому стандарту ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 5/01 утратило силу. Как при применении ФСБУ 5/2019 учитывать НЗП и готовую продукцию, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите к Готовому решению бесплатно. 

Поскольку учетные единицы, которых касаются регламентные операции, являются величинами положительными, то возникновение на соответствующих счетах отрицательных остатков регламентная операция фиксирует как недопустимое явление.

Из-за чего же могут возникать отрицательные остатки? Прежде всего, это расхождения в аналитике, образовавшиеся либо в пределах одного учета, либо между учетами, если в первичном документе:

• неверно заведена или вообще не заведена аналитика;
• сделана ручная корректировка одной из аналитик, вследствие чего нарушено автоматически настроенное соответствие между учетами.

Кроме того, причины могут крыться в несоблюдении последовательности:

• принятия МПЗ к учету и их списания, что не очень сказывается на операциях, попадающих в один и тот же период, но важно для границы периодов;
• закрытия счетов учета затрат при перепроведении регламентных операций.

О том, по каким принципам организуется аналитика учета МПЗ в БУ, читайте в статье «Синтетический и аналитический учет производственных запасов».

Исправление отрицательных остатков по регистрам учета МПЗ

До начала поиска ошибок, в связи с которыми образовались отрицательные остатки, нужно отменить проведение документа расчета себестоимости.

Поиск отрицательных остатков в 1С:УПП делают с помощью отчета «Анализ МПЗ и затрат», в котором на закладке «Структура отчета» для группировки строк выбираются такие настройки, как «Аналитика вида учета», «Аналитика учета затрат», «Аналитика распределения затрат», а для группировки колонок — «Количество» и «Стоимость» по остаткам и движению. На закладке «Отбор, сортировка и параметры» в качестве вида учета отмечается регламентированный («Регл») и указываются 2 условия для отбора:

• «Количество конечный остаток вид сравнения Меньше Значение “0”»;
• «Стоимость конечный остаток вид сравнения Меньше значение “0”».

На закладке «Оформление» можно добавить настройку для отражения отрицательных величин «Отрицательное красным».

Сформированный отчет должен отобразить все красные остатки по количеству и суммам, имеющиеся как в БУ, так и в НУ. Его можно детализировать, сделав отбор по конкретной статье затрат.

Для поиска ошибок, допущенных при поступлении или списании материалов, возможно также использование отчета ««Ведомость по учету МПЗ» при добавлении в его настройки аналитики, необходимой для соответствующей группировки данных: например «Склад», «Счет учета», «Счет учета НУ», «Назначение использования», «Документ передачи».

Выявленную ошибку лучше исправить непосредственно в том первичном документе, в котором она была допущена. Не стоит пытаться избавиться от красных остатков ручными проводками, т. к. такое исправление может привести к повторному появлению сообщения об ошибке, причем в более поздних периодах.

После исправления ошибки нужно заново перезакрыть регламентные операции по расчету себестоимости.

Как исправляется отрицательная сумма затрат на выпуск продукции

Сообщение об отрицательной сумме по затратам на выпуск продукции после расчета себестоимости может возникнуть в программе в 2 случаях:

• в себестоимости учтены возвратные отходы, и их стоимость оказалась больше, чем затраты на производство продукции;
• программа в качестве затрат учитывает промежуточные расчетные данные, образующиеся при проведении таких документов расчета себестоимости, как, например, «Корректировка НЗП» и «Оприходование материалов из производства», за счет того, что в первичные учетные документы после отнесения на себестоимость вносились какие-либо корректировки.

В первом случае рекомендуется проверить правильность формирования данных по себестоимости, используя для этого отчеты «Затраты на выпуск продукции» и «Выпуск продукции».

Наличие второй ситуации можно определить по отчетам «Ведомость по производственным затратам» и «Затраты на выпуск продукции», установив в них отбор по нужному подразделению и продукции. Исправление будет заключаться не только в групповом перепроведении первичных документов, но и в повторном перепроведении в правильной последовательности всех регламентных документов по формированию себестоимости.

Об аналитике, создаваемой в себестоимости, читайте в материале «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».

Итоги

Появление красных остатков в регистрах учета затрат связано либо с ошибками в аналитике, допущенными при работе с первичными учетными документами, либо с последующими корректировками этих документов. Поиск и исправление ошибки лучше осуществлять своевременно, не прибегая для этого к ручным операциям. Завершать процесс исправления должно перепроведение всех регламентных документов по формированию себестоимости.