Как сформировать пояснительную записку к бухгалтерской отчетности в 1С

Что представляет собой пояснительная записка к отчетности в 1С и какую информацию она включает

Пояснительная записка к балансу в 1С — дополнительный документ, сопровождающий годовую бухгалтерскую отчетность. Законодательством не установлен строгий порядок оформления и содержания этого документа, следовательно, каждая компания имеет право установить собственный шаблон пояснительной записки. Коммерческие компании составляют пояснительную записку в произвольной форме и отражают в ней ключевые моменты финансово-хозяйственного положения организации.

ВНИМАНИЕ! С 1 января 2025 года действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учета — ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность». Пояснения (а это уже другой документ, отличный от пояснительной записки) теперь входят в обязательный комплект бухгалтерской отчетности безотносительно к масштабу деятельности организации. Это касается и тех компаний, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета, в том числе малых предприятий. Подробнее об этом смотрите здесь.

В системе «КонсультантПлюс» вы можете по пробному бесплатному доступу увидеть и скачать:

• образец пояснительной записки к бухгалтерской отчетности за 2025 год;
• образец пояснений к бухгалтерской отчетности за 2025 год.

Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Что указать в пояснительной записке к балансу

Бухгалтерская отчетность должна быть понятна всем заинтересованным пользователям. Ее изучают:

• учредители;
• участники;
• налоговые органы;
• банки при выдаче кредита;
• лизинговые компании, когда хотят оформить финансовую аренду;
• партнеры.

Пояснительная записка описывает особенности деятельности компании. Перечня сведений, которые фигурируют в документе, нет. Но рекомендуется раскрыть следующую информацию:

• характеристика деятельности компании (полное/краткое наименование, дата госрегистрации, численный состав в разделе отделов или должностей, наличие обособленных подразделений);
• соответствие отчетности федеральным стандартам;
• сведения об активах и пассивах;
• о связанных лицах и бенефициарах;
• иная информация, которую компания считает существенной для описания финансового положения организации.

Под документом ставят подписи руководитель и главный бухгалтер.

Чем различаются пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету и пояснительная записка в 1С

Пояснительная записка в 1С не одно и то же, что пояснение в 1С. Пояснения представляют собой детализированные таблицы, раскрывающие отдельные статьи бухгалтерского баланса, финансовые результаты, движение денежных средств и другие показатели, а пояснительная записка носит обобщенный характер и объясняет общую финансовую ситуацию предприятия.

В пояснительной записке целесообразно отразить информацию, которая потенциально способна заинтересовать контролирующие органы.

Примечательно, что в обновленном стандарте ФСБУ 4/2023 термин «пояснительная записка» более не фигурирует. Его заменили на иную формулировку: теперь речь идет об обязательных пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Где найти пояснительную записку к балансу в программе «1С:Бухгалтерия»

Законодательно установленной формы документа нет, поэтому в «1С:Бухгалтерия» такого пункта в регламентированной бухгалтерской отчетности не предусмотрено.

Если вы понимаете, что вместо пояснительной записки, вам нужно составить пояснения к бухотчетности, которые являются обязательной частью бухотчетности, то в «1С:Бухгалтерия» есть таблицы, которые называются «Пояснения». Их несколько:

• по НМА и НИОКР;
• основные средства;
• «дебиторка» и «кредиторка»;
• затраты;
• оценочные обязательства (по ФСБУ 6/2020);
• обеспечение обязательств;
• госпомощь.

Компании выбирают пояснения по тем пунктам, по которым было движение. Например, если не оказывалась госпомощь, то эту таблицу заполнять не нужно.

Найти таблицы можно в бухгалтерской отчетности. Для этого:

1. Зайдите в раздел главного меню «Отчеты», выберите блок «1С-Отчетность», пункт «Регламентированные отчеты». 

2. Перейдите в пункт «Бухгалтерская отчетность (с 2011 года)». Выберите пункты с формулировкой «Пояснения». 

Когда вы сформируете пояснения при помощи кнопки «Заполнить», можно выгрузить их в PDF-файл в папку на компьютере.

Пояснительная записка в 1С: как сформировать и отправить

После выгрузки файла с пояснениями у вас перед глазами будут только таблицы. Проверьте их на соответствие показателям баланса. Но пояснения дополнительно предусматривает текстовое объяснение показателей. Вы можете ввести в файл текст, удалить лишние таблицы и добавить недостающие. Документ можно распечатать и редактировать.

Есть другой вариант создания пояснений из «1С: Бухгалтерия». Вы можете загрузить готовый файл. Для этого заполните его на своем компьютере и загрузите одним из способов.

Способ 1. Через дополнительные файлы

В открытой бухгалтерской отчетности в перечне слева выберите пункт «Дополнительные файлы». Щелкните мышкой по нему. На экране появятся две строки:

• пояснения;
• аудиторское заключение. 

Загрузите файл в формате PDF. Другой здесь не поддерживается.

Способ 2. Через письма (пакет с дополнительными документами для ФНС)

Для создания нового письма нажмите на «скрепку» в верхней строке над отчетом. На экране появится предупреждение о том, что присоединенные файлы не отправляются с созданным отчетом. Для корректного присоединения файла рекомендуется перейти в «Письма». Для этого нажмите на ОК. 

В открывшемся окне перейдите по кнопке «Добавить». Пользователю предлагается три варианта:

• с компьютера;
• по шаблону;
• со сканера.

Выберите вариант «с компьютера». На экране появятся файлы, созданные вами. Выберите «Пояснения» и загрузите файл. Отправка производится по кнопке «Отправить». 

Преимущество этого способа в том, что пользователь может загрузить файлы в формате Word и Excel.

Штрафы за несвоевременное представление бухгалтерской отчетности узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив бесплатный пробный доступ. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

Программа «1С» не предоставляет возможности сформировать пояснительную записку к балансу автоматически, но можно подготовить таблицы с анализом показателей деятельности. Они используются при составлении текстового документа пояснительной записки.