Опасность неподачи нулевых сведений
С 01.01.2023 персонифицированные сведения сотрудников с данными о начисленных им выплатах работодатели обязаны сдавать в налоговые органы в виде отдельного отчета. Несмотря на то что по сути такой отчет является сокращенным разделом 3 РСВ, он обладает статусом самостоятельного отчетного налогового документа — за его непредставление предусмотрен штраф.
Будет ли наказан работодатель, если не подаст нулевой отчет с персонифицированными данными? Учитывая, что в НК РФ нет единого правила по нулевым налоговым отчетам и декларациям, с каждой нулевкой приходится разбираться отдельно. К примеру, ФНС не требует сдавать нулевой 6-НДФЛ, если компания или ИП не начисляли доходы в пользу физлиц. При этом нулевой РСВ обязателен — по этому расчету налоговики узнают об отсутствии в отчетном периоде начисленных физлицам вознаграждений и взносов, подлежащих уплате (письмо Минфина от 24.03.2017 № 03-15-07/17273).
В ситуации законодательной неясности у бухгалтера может возникнуть закономерный вопрос: сдавать или нет нулевой отчет с персонифицированными сведениями? Найдем на него ответ в действующих НПА, разъясняющих порядок оформления и представления этого отчета.
НПА о нулевом отчете
Порядок представления персонифицированных сведений прописан в ст. 431 НК РФ. Там упоминаются: срок сдачи данных налоговикам, варианты и условия представления отчета (бумажный или электронный в зависимости от численности работников), иная сопутствующая информация. В тексте статьи законодатели отдельно уточнили, что ошибки в сданных перссведениях превращают отчет в непредставленный. Однако про нулевой отчет по персонифицированным сведениям ничего не сказано.
Определенные выводы о виде нулевых персонифицированных сведений и о том, нужны ли они налоговикам, можно сделать из приложения № 4 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@, в котором прописан порядок заполнения этого отчета.
Алгоритм заполнения отчета о персонифицированных сведениях физлиц приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
В указанном приказе ФНС сказано:
- значение «0» проставляется в поле при отсутствии количественного или суммового показателя (п. 1.14);
- в данных о физлицах, в которых отсутствуют сведения о суммах выплат и вознаграждений, начисленных в пользу физлица, по строке 070 проставляются прочерки (п. 3.2).
Таким образом, ФНС требует обязательного представления сведений при отсутствии в отчетном месяце начислений в пользу физлиц.
А как поступать работодателям, если в отчетном месяце у них не было не только начислений, но и самих сотрудников по трудовым договорам и исполнителей по договорам ГПХ? Ответим в следующем разделе.
Три основных правила
Сформулируем основные правила по нулевым персонифицированным сведениям в 2024 году:
Таким образом, перссведения подаются на всех работников, числившихся у работодателя в отчетном месяце по трудовым договорам или работавших по ГПД, включая тех, кто в этот период уволился, в том числе при нулевых суммах начисленных вознаграждений (письмо УФНС России по Москве от 19.01.2023 № 27-16/005026@).
Смотрите также наши материалы:
- Нужно ли в персонифицированных сведениях указывать декретников?
- Как показать отпускные в отчете о персонифицированных сведениях?
- Чек-лист по заполнению персонифицированных сведений в ФНС в 2024 году.
Самозанятые в нулевом отчете
Отдельно следует сказать о самозанятых — с точки зрения закона они не являются застрахованными лицами, поэтому вне зависимости от наличия/отсутствия начисленных в их адрес в отчетном месяце вознаграждений в перссведения их включать не нужно.
Это правило имеет исключения. В некоторых случаях выплаты самозанятому могут не признаваться объектом обложения НПД (налогом на профессиональный доход). Например:
- на отчетную дату от самозанятого не получено чека на оплату;
- самозанятый был работником у данного работодателя менее чем два года назад.
В таких случаях нужно представить перссведения на этих физлиц в общем порядке.
Схема представления нулевых сведений
ФНС не установила специальных правил для нулевых перссведений, поэтому применяется общий порядок:
- бланк для представления нулевых перссведений берется из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@;
- не позднее 25-го числа после отчетного месяца сведения должны попасть к налоговикам (п. 7 ст. 431 НК РФ);
- электронный отчет подается при численности застрахованных лиц 11 человек и более; остальные работодатели вправе выбирать между электронным и бумажным вариантом представления сведений (п. 10 ст. 431 НК РФ).
Единственное отличие нулевых сведений от ненулевых — наличие прочерка в строке 070 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица». В остальном по каждому застрахованному лицу нужно представить персональные сведения по строкам 020–060 в полном объеме.
Образец нулевых данных
Покажем на примере, как заполнить нулевой отчет по персонифицированным сведениям.
ООО «Импульсные микросхемы» образовано в апреле 2024 года и кроме директора — единственного учредителя Комарова Ивана Андреевича в этом месяце сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ в компании нет. При отсутствии объемов работ и выручки вознаграждение директору в мае не начислялось и не выплачивалось. Тем не менее перссведения по этому единственному сотруднику необходимо сдать в инспекцию.
Директор оформил титульный лист по общим правилам из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@ и заполнил персональные сведения на себя — единственное застрахованное лицо в компании (строки 020–060), проставив по строке 070 прочерки:
Заполненный отчет директор должен отправить в налоговую инспекцию не позднее 27.05.2024 (перенос с 25.05.2024 - субботы).
Штраф за отсутствие отчета
Законодатели не предусмотрели отдельного штрафа за несдачу персонифицированных сведений, в том числе в ситуации нулевых начисленных сумм вознаграждений в отчетном месяце.
Однако это не означает, что работодатель, не сдавший вовремя этот отчет, ничем не рискует — общие штрафы за такое нарушение никто не отменял.
За какие нарушения работодателя оштрафуют на более солидные суммы, узнайте из материалов нашего сайта:
- «Какой размер штрафа за несдачу декларации по НДС в 2023 - 2024 годах?»;
- «Самые частые ошибки, за которые штрафуют ИП»;
- «Размеры штрафов за непредставление отчетности по взносам на травматизм в СФР».
Итоги
Понятия «нулевой отчет по персонифицированным сведениям» в налоговом законодательстве нет. При нулевых начислениях в адрес физлиц за отчетный месяц сведения по установленной форме все равно нужно представить, заполнив в обычном порядке титульный лист и строки 020–060 по каждому застрахованному лицу, проставив прочерки по строке 070. ИП без работников нулевые персонифицированные сведения сдавать не обязан.