Составляем договор на представительские расходы - образец

Договор на представительские расходы - образец его вы найдете ниже - важный элемент документооборота организации, имеющей представительские расходы. В чем заключается его предназначение и в какой структуре он должен быть представлен?

Для чего нужен договор на представительские расходы?

К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ относятся расходы организации, представленные:

• затратами на организацию официального мероприятия с участием представителей организации;
• транспортными, буфетными расходами, осуществленными при проведении официального мероприятия;
• услугами переводчика, если организация ими пользовалась в рамках проведения соответствующего мероприятия.

Представительские расходы фирма вправе применить в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в размере до 4% от затрат на оплату труда (классифицированных в ст. 255 НК РФ). Однако данные расходы должны быть документально подтверждены.

К документам, позволяющим подтвердить расходы, относится, в частности, договор, который может быть заключен:

• с поставщиком услуг, необходимых в целях проведения мероприятия (например, с арендодателем помещения, снимаемого организацией);
• с транспортной фирмой;
• с кейтеринговой фирмой;
• с фирмой, оказывающей услуги по переводу;
• проч.

К договору на оказание услуг, которыми пользуется организация в целях проведения официального мероприятия, следует прилагать (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807):

• первичные документы (отражающие в данном случае расчеты с поставщиком услуг);
• приказ директора о проведении официального мероприятия;
• смету расходов по соответствующему мероприятию;
• отчет об использовании денежных средств по смете.

Более новые разъяснения Минфина (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288) позволяют использовать для подтверждающих целей только отчет (при условии, что он дополнен соответствующей первичкой — включая договор). Тем не менее многие фирмы предпочитают подтверждать представительские расходы тем комплектом источников, что утвержден в более старом письме Минфина. Это может быть обусловлено как желанием обезопасить себя от претензий налоговиков, так и спецификой внутрикорпоративных механизмов контроля над расходованием денежных средств в части представительских расходов.

Указанный комплект также часто дополняется:

• актами о списании расходов на представительские мероприятия;
• программами мероприятий.

Договор на представительские расходы, относящийся к первичным документам, может быть стандартным гражданско-правовым соглашением, составляемым по распространенной схеме, что приведена в письме Роскомторга от 09.11.1995 № 1-1492/32-21 с необходимыми дополнениями — исходя из специфики конкретных услуг. Изучим пример структуры соответствующего договора, условившись, что мы обращаемся за услугами в фирму, оказывающую услуги по переводу.

Структура документа

Как и большинство других гражданско-правовых договоров между хозяйствующими субъектами, рассматриваемый контракт может включать:

1. Преамбулу.

2. Основные разделы, в которых определяются:

• предмет;
• обязательства сторон;
• цены, порядок расчетов;
• ответственность сторон;
• срок действия договора;
• прочие условия.

3. Раздел с реквизитами и подписями сторон правоотношения.

Договор также может дополняться различными приложениями.

Изучим, каким может быть содержание указанных элементов соглашения, подробнее.

Преамбула

Преамбула рассматриваемого договора стандартна: она должна отражать тот факт, что организация (исполнитель) в лице своего представителя, который действует на основании определенного документа, и организация-заказчик заключают договор о том, что отражено в последующих разделах договора.

Предмет договора

Условимся, что наш договор составляется с организацией, которая оказывает услуги по переводу в рамках представительских мероприятий.

В этом случае в рассматриваемом разделе соглашения может быть отражено, что:

• исполнитель обязуется оказывать услуги заказчика по устному или письменному переводу с русского языка на иностранные (и наоборот) в установленные сроки;
• факт обращения заказчика к исполнителю подтверждается направлением официальной письменной заявки по факсу или телефону с указанием места явки переводчика для оказания услуг, а также сроков, в рамках которых должны оказываться услуги (форма данной заявки может быть одним из приложений к договору);
• заказчик обязуется своевременно оплачивать соответствующие услуги.

Обязательства сторон

Обязательства по договору, как правило, определяются отдельно для заказчика и исполнителя. Первая сторона может быть обязана:

• своевременно направлять официальные письменные запросы исполнителю, отражающие факт обращения к нему (например, за 3 дня до встречи, на которой должен присутствовать переводчик);
• своевременно оплачивать услуги исполнителя;
• оплачивать расходы исполнителя в случае несвоевременного аннулирования заявки, подтверждающей факт обращения к исполнителю (на случай, если переводчик явится на место мероприятия, но узнает, что оно отменено).

Вторая сторона может быть обязана:

• гарантировать точное воспроизведение переводчиком информации, сообщаемой носителем иностранного языка представителю заказчика в момент оказания услуги, на русском языке, и наоборот;
• гарантировать соблюдение переводчиком этических, лексических и фонетических норм употребления русского и иностранного языков в процессе оказания услуги.

Стоимость услуг и расчеты

В данном разделе договора можно зафиксировать, что оплата услуг осуществляется на основании выставленного исполнителем счета по безналичной оплате и в соответствии с установленными расценками (например, утвержденными в приложениях к договору).

Также в рассматриваемом разделе договора (если рассматривать его как типичный при заказе услуг по переводу) могут присутствовать формулировки:

• устанавливающие срок оплаты услуг заказчиком (например, 3 банковских дня с момента выставления исполнителем счета);
• определяющие обязанность подписания сторонами акта выполненных работ по каждой заявке на оказание услуг.

Срок действия

В данном разделе нужно указать срок действия договора, определенный сторонами. Полезно также употребить формулировку, по которой договор не может быть прекращен, пока обязательства по нему не будут выполнены заказчиком и исполнителем.

Кроме того, следует предусмотреть возможность расторжения договора по инициативе любой из сторон по письменному уведомлению за 2 недели до расторжения.

Ответственность сторон

Здесь могут содержаться формулировки о том, что:

• сторона, не исполнившая обязательства по договору, несет ответственность в соответствии с законодательством РФ;
• разногласия между заказчиком и исполнителем могут разрешаться посредством переговоров, а если к согласию прийти не удастся — то в суде;
• исполнитель не отвечает за неисполнение собственных обязательств, если это обусловлено неисполнением тех, что возложены на заказчика;
• за некачественное оказание услуг исполнитель уплачивает штраф или неустойку в установленном размере (например, 30% от стоимости услуг).

Дополнительные условия

Таковыми могут быть условия, по которым:

• исполнитель имеет право не начинать оказывать услуги в случае слишком позднего получения заявки от заказчика (с точки зрения возможности переводчика добраться до мероприятия вовремя);
• договоренности сторон, заключенные до подписания договора, не применяются по факту его подписания.

Реквизиты и подписи

Данный раздел договора — также стандартен. В нем содержатся:

1. Ф. И. О., должности, подписи с расшифровкой — представителей исполнителя и заказчика.

2. Реквизиты сторон:

• юридические и фактические адреса;
• телефоны, электронная почта, адреса сайтов;
• ИНН, КПП, ОГРН;
• номера расчетных, корреспондентских счетов, БИК.

3. Печати организации-заказчика и исполнителя (если осуществляется их использование).

Приложения к договору

Договор на оказание услуг по переводу может быть дополнен приложениями, в которых могут фиксироваться:

• единицы измерения оказания услуг (например, часы);
• расценки за оказание услуг в соотнесении с установленными единицами измерения;
• скидки и бонусы, если они предлагаются исполнителем.

Также отдельным приложением может быть представлена форма заявки на обращение к заказчику.

Какие документы могут дополнять договор?

Документ на оказание таких услуг, как представительские расходы, составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у заказчика в подтверждение факта совершения соответствующих расходов при налоговой проверке. Также он должен дополняться различными видами первички:

• актом выполненных работ;
• счетом на оплату;
• счетом-фактурой.

Скачать образец договора по оказанию услуг представительского характера (с организацией, оказывающей услуги по переводу) вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Представительские расходы могут быть использованы фирмой, которая их осуществила, в целях уменьшения налогооблагаемой базы. Для этого они должны быть подтверждены — в частности, договором на оказание услуг, формирующих соответствующие расходы.

Подробнее о специфике представительских расходов читайте в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».