Бухгалтерские регистры учета основных средств

Регистры учета основных средств (ОС), формируемые в бухучете, подчиняются общим правилам их оформления. Однако особенности применения этих правил могут зависеть от ряда факторов. Рассмотрим это.

Требования к бухгалтерским регистрам ОС

Оформление регистров учета ОС происходит с соблюдением единых требований к созданию этих документов. Бухгалтерские регистры — это сводные формы отображения данных бухгалтерского учета, сформированные на основании сведений, содержащихся в первичных документах (п. 19 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Как правило, они формируются так, чтобы каждый из них отражал группу однородных сведений, попадающих на определенный счет бухучета (например, об ОС, о капитальных вложениях, о запасах или о расчетах). Применение этого документа обязательно для всех лиц, ведущих бухучет в России (ст. 2 закона РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Основополагающие требования к регистрам содержит ст. 10 этого же закона:

• Данные, включаемые в них, должны быть показаны в учете своевременно (п. 1) без каких-либо искажений (п. 2).
• Сведения в регистрах отражают способом двойной записи, если законодательно не установлена возможность применения иного способа (п. 3).
• При наличии обязательных для этого документа реквизитов (п. 4) формы применяемых регистров разрабатывает и утверждает само лицо, в котором ведется бухучет (п. 5), прилагая их к своей учетной политике. Исключением являются организации госсектора, обязанные применять формы, утвержденные для них приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
• Регистры могут существовать как на бумаге, так и в электронном виде (п. 6). Для передачи их по запросам других лиц электронный документ переносится на бумажный носитель (п. 7). При этом исправления в них, не согласованные с лицом, отвечающим за ведение регистров, не допускаются (п. 8).
• По своему смыслу регистр равнозначен документу бухучета (п. 9).

К обязательным для регистра реквизитам отнесены:

• наименования регистра и лица, в котором используется этот регистр;
• период, за который составляется регистр, или даты его начала/окончания;
• принцип формирования: хронологический или системный;
• количественные показатели учета с указанием единиц, в которых они выражены;
• подписи ответственных лиц, содержащие их расшифровку и указание на должность.

Все эти правила имеют непосредственное отношение и к регистрам учета ОС.

Подробнее о существующих видах регистров бухучета и их применении для определенных учетных данных читайте в материале «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Влияние формы учета на регистры ОС

Изложенные выше принципы формирования бухгалтерских регистров действительны для всех лиц, осуществляющих бухучет, но для части из них, а именно для СМП, НКО и участников проекта «Сколково», допустимой является возможность ведения учета упрощенными способами (п. 4 ст. 6 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Упрощение учета может идти по пути (п. 4.1 информации Минфина России № ПЗ-3/2015):

• Упрощения регистров и сокращения их количества. Рекомендуемые формы таких регистров приведены в приложениях 2–11 к приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.
• Отказа от применения регистров. В этом случае их заменит один документ — книга учета фактов хозяйственной деятельности, форма которой приведена в приложении 1 к приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Микропредприятиям предоставлена возможность вести эту книгу без применения способа двойной записи (п. 2.1 информации Минфина России № ПЗ-3/2015).

В части ОС упрощенный регистр предусматривает объединение в одном документе информации о каждом основном средстве и об относящейся к нему амортизации.

Данные об ОС, попадающие в регистры

Основные средства — это учетная единица, в отношении которой в бухгалтерский учет заносится несравнимо большее количество сведений, чем по всем иным единицам учета:

• способ поступления;
• данные производителя, дата выпуска и данные паспорта;
• инвентарный номер;
• группа учета, к которой средство относится;
• дата принятия к учету (ввода в эксплуатацию);
• место эксплуатации;
• материально ответственное лицо;
• начальная стоимость;
• амортизационная группа;
• параметры начисления амортизации;
• изменение стоимости при модернизации (реконструкции);
• результаты переоценки (коэффициент и получившаяся стоимость);
• данные о консервации;
• сведения о перемещениях между подразделениями;
• данные о сдаче или получении в аренду;
• информация о выбытии с указанием остаточной стоимости на его дату.

В отношении большинства из этих данных может возникнуть потребность создания соответствующего учетного регистра. Это требует широких возможностей в формировании регистров учета, относящихся к ОС, позволяющих создавать регистры с акцентом на определенные параметры. В наибольшей степени этим задачам отвечает автоматизированный учет, который при внесении полной информации по основному средству и правильном ее указании дает возможность формировать самые разнообразные отчеты, включающие нужный набор сведений за определенный период времени, благодаря имеющейся в наличии функции отбора по заданным параметрам.

Основные регистры ОС

Основными бухгалтерскими учетными регистрами ОС являются:

• инвентарная карточка, в которую попадают все сведения об объекте или группе объектов;
• оборотно-сальдовая ведомость.

Именно эти 2 документа приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н обязывает применять в организациях госсектора для учета ОС. Так же, по принципу оборотно-сальдовой ведомости, создан упрощенный регистр учета ОС и их амортизации (форма В-1), приведенный в приложении 2 к приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.

Прочие лица, использующие обычную форму учета, оборотно-сальдовые ведомости, касающиеся ОС, формируют по 2 счетам: 01, что дает информацию о наличии и движении самих ОС с указанием их учетной стоимости, и 02, на котором отражаются данные о начисленной амортизации. В качестве инвентарной карточки они, имея право на самостоятельную разработку такого документа, чаще всего используют те формы, что утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7:

• ОС-6 — для одного объекта;
• ОС-6а — для группы объектов;
• ОС-6б (инвентарная книга) — для всех объектов подразделения или всего юрлица (ИП).

Подробнее об этих формах читайте в статьях:

• «Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-6а — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».

Прочие регистры ОС

Кроме того, удобным в использовании оказывается ряд дополнительных регистров, дающих возможность более наглядного получения какой-либо определенной учетной информации об ОС. Например, программа 1С предусматривает формирование:

• сводной оборотно-сальдовой ведомости, из которой легко определяются данные для расчета налога на имущество;
• анализа счета, показывающего обороты по нему в соотношении с корреспондирующими счетами за период;
• карточки счета, в которой в хронологической последовательности с указанием корреспонденций счетов отражаются все операции по счету;
• отчета по проводкам, дающего возможность сделать отбор проводок, имеющих заданные критерии;
• анализа субконто, позволяющего в одном отчете увидеть данные, относящиеся к одной учетной единице, но учитываемые на разных счетах бухучета;
• оборотов между субконто, в котором можно увидеть обороты между выбранными для его построения субконто;
• карточки субконто, сформированной аналогично карточке счета, но по субконто;
• справки-расчета, показывающей суммы начисленной амортизации по каждому из объектов за период;
• ведомости амортизации ОС, в которой отражаются все составные части, влияющие на балансовую стоимость каждого ОС.

Итоги

Регистры учета ОС формируются по тем же правилам, что и все прочие бухгалтерские регистры, и имеют 2 основные формы (инвентарная карточка и оборотно-сальдовая ведомость), существующие в разных вариантах. Для более удобной работы с учетной информацией применяют также и иные отчеты, каждый из которых позволяет эффективно решить какую-то определенную задачу.