Когда может потребоваться конструктор УПД
Как правило, первичные документы, в том числе и УПД, формируют с использованием специального программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета.
Но:
- если нет экономической целесообразности в покупке специальной программы для ведения бухучета;
- если есть потребность в разовом создании УПД — например, для упрощенца, который провел единичную операцию с НДС;
- если возникает потребность передать УПД контрагенту, а базы под рукой нет, —
наличие онлайн-конструктора УПД будет как нельзя кстати.
Кто имеет право подписи УПД, мы рассказывали в материале.
Плюсы использования конструктора УПД:
- не надо думать, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить — конструктор вам подскажет;
- не надо выравнивать поля в электронном документе, чтобы вся информация была видна — вы просто вносите данные в поля конструктора, а он уже формирует красивый документ;
- не надо проверять, актуальный ли бланк УПД вы нашли — в конструкторе всегда заложены действительные формы;
- конструктор формирует файл в PDF-формате, который можно распечатать или отправить контрагенту и по электронной почте, и через ЭДО.
Об отличиях счета-фактуры от УПД читайте здесь.
Как пользоваться конструктором
Использовать конструктор очень просто, никаких специальных навыков и знаний для этого не требуется.
Как правильно заполнить УПД, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Переходим по ссылке в форму для создания УПД.
Прежде чем начать заполнение УПД, следует дать согласие на обработку персональных данных, что соответствует требованиям федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Без согласия пользоваться конструктором нельзя, так как если один из контрагентов в УПД будет ИП или физлицом, то введение его персональных данных (Ф.И.О. и адрес) обязательно должно сопровождаться согласием на их обработку.
После ознакомления с текстом Согласия необходимо проставить галочку внизу страницы:
Затем можно переходить к заполнению полей УПД.
Шапка УПД
Заполним УПД для следующего примера.
ООО «Квадрат» отгружает ООО «Круг» 234 единицы товара-1 по цене 120 рублей (в том числе 20% НДС — 20 рублей) и 158 единиц товара-2 по цене 240 рублей (в том числе 20% НДС — 40 рублей) по договору поставки № 76 от 01.03.2024. Кроме того, в УПД включаются услуги по доставке товара на сумму 1 200 рублей (в том числе 20% НДС — 200 рублей). При этом отгрузка товаров происходит со склада ООО «Квадрат», адрес которого отличается от юридического адреса.
ВАЖНО! Если вы не вносите данные в поле, то в нем следует проставить прочерк. Не оставляйте поля пустыми, в противном случае документ не будет сформирован.
Первое поле, которое надо заполнить, — это статус УПД:
- статус 1 — в этом случае УПД выполняет функции первичного документа и счета-фактуры;
- статус 2 — УПД выполняет функции только первичного документа.
Подсказку можно получить, нажав на знак вопроса:
В нашем примере мы ставим статус «1», так как продаем товары с НДС, и УПД у нас выполняет функции первичных документов (товарная накладная и акт) и счета-фактуры. Также проставляем номер и дату УПД, а также валюту — RUB:
В конструкторе есть возможность выбрать любую другую валюту:
Если не подходят представленные (RUB, USD, EUR), то для введения иной валюты требуется заполнить следующие поля — валюта и ее код (например, юань):
Далее заполняем дату и номер платежного поручения, по которому была оплачена отгрузка:
Отмечаем, какой это УПД — первичный или исправленный (если вносим изменения, то следует указать реквизиты первичного УПД). А также при наличии указываем идентификатор государственного контракта:
Так выглядит заполнение шапки по нашему примеру:
Далее будем вносить данные о продавце (ООО «Квадрат») и покупателе (ООО «Круг»).
Данные о продавце
Продавцом может быть как организация, так и ИП, что мы отмечаем точкой. Далее вручную вносим все данные:
Заполняем данные о грузоотправителе, который может отличаться от продавца. Есть варианты для выбора:
- грузоотправитель тот же, что и продавец (но при этом если адрес отгрузки отличается от юридического адреса, который мы ввели выше в шапке, то его следует указать);
- грузоотправитель — третья сторона (тогда указываем наименование и адрес этой третьей стороны);
- ставим в графе прочерк, если в УПД указаны услуги, работы или передача имущественных прав.
В нашем примере поля заполняются так:
Данные о покупателе
Далее аналогичным образом заполняем данные о покупателе. Ситуация со строкой «Грузополучатель» аналогична ситуации со строкой «Грузоотправитель». В нашем примере адрес получения груза совпадает с юридическим адресом покупателя, поэтому последнюю строку мы не заполняем (ставим прочерк).
Данные о товаре
Далее идет информация о поставляемых товарах и услугах. К некоторым позициям даны расшифровки, которые можно увидеть, нажав на «?». Если позиция введена ошибочно, то ее можно удалить, нажав на красный крестик справа сверху. Новую позицию вводим кнопкой «Добавить товары, работы, услуги». При внесении данных соблюдаем общий порядок заполнения УПД. Например, для товаров российского происхождения заполнение полей:
- код страны производителя;
- наименование страны производителя;
- номер таможенной декларации —
не требуется. В этом случае в полях проставляем прочерки:
Для нашего примера заполненные поля будут выглядеть так. Всего введено три позиции, в конструкторе они все идут подряд.
Позиция 1 — товар-1:
Позиция 2 — товар-2:
Позиция 3 — доставка товара:
Данные об ответственных за отгрузку/прием товара
Далее заполняем данные об основании для отгрузки товар — договор/доверенность, данные о транспортировке груза:
Следующий блок — об ответственных за отгрузку товара лицах со стороны продавца:
Аналогичный блок об ответственных за прием груза со стороны покупателя. Если этих данных пока нет, то можно распечатать документ без них и уже бумажный вариант заполнить от руки:
На этом заполнение УПД закончено.
При нажатии на кнопку «Скачать» документ будет сформирован на вашем компьютере в PDF-формате. Кнопкой «Сбросить» удаляются все введенные данные.
Вот такой документ мы получили в формате PDF:
Итоги
Онлайн-конструктор УПД является удобным инструментом для создания документа в PDF-формате для распечатывания или отправки в электронном виде.