Если сотрудник не вышел на работу и связаться с ним не удается, единственное, что должен сделать работодатель в этот момент, — составить акт об отсутствии на рабочем месте. Предпринимать какие-либо еще действия, не выяснив причину отсутствия сотрудника (путем получения письменных объяснений у самого сотрудника), нельзя (ст. 193 ТК РФ).
Акт об отсутствии на работе составляется:
- на основании служебной записки, поданной руководителем подразделения, в котором трудится прогульщик;
- в свободной форме, но с обязательным указанием даты составления, времени отсутствия сотрудника, кем и на основании чего документ составлен.
Для составления акта помимо руководителя приглашаются 2–3 других сотрудника, которые заверяют своими подписями факт отсутствия.
Образец акта о невыходе на работу вы можете найти в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
На основании акта и прилагаемой к нему служебной записки в табеле учета рабочего времени пропавшего сотрудника можно проставлять отметку НН (отсутствие по невыясненной причине), которая затем, когда точно станет известно, что уважительных причин отсутствия не было, меняется на отметку ПР — прогул.
С момента фиксации в кадровых документах отсутствия работника на рабочем месте имеются все основания не начислять ему зарплату и, следовательно, не исполнять никаких обязательств перед бюджетом в данной части (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56975-6-1).
Дальнейшие действия, включая дисциплинарные, можно начинать только после того, как станет ясна причина отсутствия сотрудника. Если человек не вышел и на следующий день, просто составляется еще один акт. И так далее, пока не будет установлена причина отсутствия. При этом работодателю необходимо предпринять меры, чтобы выяснить причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. Например, направить заказное письмо с уведомлением о вручении по последнему известному адресу работника с просьбой объяснить причины отсутствия на работе, выехать на место проживания сотрудника, по возможности пообщаться с супругом, родственниками и соседями для выяснения причин отсутствия работника, сообщить в орган внутренних дел.
Допустим, что с сотрудником все-таки удалось связаться и уважительных причин отсутствия он не представил. В таком случае работодатель может применять дисциплинарные меры, предусмотренные ст. 81 ТК РФ, вплоть до увольнения.
Для применения дисциплинарного взыскания следует получить с сотрудника письменные объяснения причин отсутствия на работе либо зафиксировать факт того, что сотрудник такие объяснения давать отказывается. Для этого можно, например, оформить письменный запрос на объяснения и вручить его сотруднику. У него есть 2 рабочих дня на ответ (ст. 193 ТК РФ). Если сотрудник отказывается давать объяснения, не увольняйте его сразу же, подождите, пока этот двухдневный срок закончится. Иначе есть риск, что он обратится в суд, и суд восстановит его на работе из-за нарушения вами процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности (см., например, определение 1-го КСОЮ от 27.06.2022 № 88-13601/2022, 4-го КСОЮ от 27.01.2022 по делу № 88-510/2022, 2-868/2021 и др.).
Важно! По общим правилам дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения. При длительном прогуле месячный срок со дня обнаружения проступка исчисляется не с первого дня прогула, а с последнего, так как только после возвращения лица, совершившего прогул, станет известно, какова его причина и может ли быть применено дисциплинарное взыскание (письмо Минтруда от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238).
Если принято решение уволить такого сотрудника, приказ должен быть издан после того, как собраны все документы, в том числе объяснительная. При этом днем увольнения будет считаться последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). То есть появится расхождение между датой издания приказа и датой увольнения.
На правомерность увольнения за длящийся прогул в предшествовавший ему день, если работник не возобновил работу, указывает Роструд в Обзоре актуальных вопросов за октябрь 2020 года, а также судебная практика (апелляционные определения Московского городского суда от 04.10.2019 по делу № 33-43328/2019, Санкт-Петербургского городского суда от 18.04.2019 № 33-7918/2019 по делу № 2-3483/2018 и др.)
Подобная ситуация особым образом отразится в СЗВ-СТАЖ. Читайте об этом тут.
Полная пошаговая инструкция увольнения за прогул есть в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.