Исследование рабочего времени - образцы документов

Для чего проводится исследование рабочего времени

Под исследованием рабочего времени понимается процесс, в ходе которого фиксируется весь комплекс выполняемых сотрудником в течение смены основных и вспомогательных операций, перерывов в работе, а также их длительность.

О перекурах в рабочее время мы писали в статье. 

Изучение рабочего времени сотрудника предоставляет компании большой объем информации, который используется для решения разных управленческих задач.

Что является объектом управленческого учета, мы писали здесь.

Основные цели проведения исследования:

• изучение применяемых трудовых приемов и проектирование наиболее рациональных трудовых процессов;
• определение уровня производительности труда и выполнения имеющихся в организации нормативов;
• выявление неиспользованных резервов рабочего времени;
• определение структуры времени рабочей смены;
• выявление уровня трудовой нагрузки, а также возможностей для перераспределения работ.

Исследование трудового процесса сотрудника — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

Оценкой использования рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы. Следствием станет более интенсивное выполнение рабочих планов и получение более высокой зарплаты и премий.

Инициаторами проведения исследования рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Читайте также статью "Составление сметы затрат на производство продукции".

Какие существуют способы исследования рабочего времени

На практике чаще всего используются три метода определения временных затрат на выполнение трудовых процессов:

• хронометраж;
• фотография рабочего времени (рабочего дня);
• фотохронометраж.

Хронометраж используется на повторяющихся ручных операциях, которые могут быть поделены на отдельные элементы. Он фиксирует длительность каждого элемента, после чего полученные значения складываются, и получается общее время, затрачиваемое сотрудником на конкретную операцию, либо выводится средняя длительность одного трудового приема.

Образец приказа о проведении хронометража рабочего времени есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный онлайн-доступ к системе и переходите в образец документа. Это бесплатно. 

Фотография рабочего времени предполагает фиксацию продолжительности всех проводимых работником действий в течение рабочего дня, с отнесением их к основному, вспомогательному, подготовительно заключительному времени, регламентированным и нерегламентированным периодам отдыха. После завершения замеров данные сводятся вместе и определяется общая продолжительность непосредственно работы, подготовки и уборки рабочего места, перерывов для отдыха и питания, а также непредусмотренного локальными актами расходования времени.

Фотохронометраж, как можно понять из названия, предполагает более детальную фиксацию времени всех операций в течение смены с одновременным указанием объемов выполненных работ.

Указанные методы также классифицируются в зависимости от различных организационных, производственных факторов:

Независимо от того, какой из приведенных подходов выбран, существуют четыре основные операции в рамках исследования рабочего времени:

• изучение участка, на котором будут производиться замеры, а также особенностей трудового процесса, операций, выполняемых на нем;
• подготовка форм — для конкретной должности или трудовой функции, для отдельного сотрудника или группы, с подробным описанием или с использованием графиков и индексов;
• сбор данных (заполнение соответствующих форм);
• анализ и интерпретация полученных данных.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Кто может проводить СОУТ в упрощенном порядке? Ответ вы найдете в нашем материале. 

Как проходит анализ рабочих мест и подготовка бланков наблюдения

До того как приступить к изучению затрат рабочего времени на выбранных рабочих местах, исследователю необходимо выявить:

• перечень проводимых операций и их примерную последовательность;
• режим работы и оснащенность рабочего места;
• применяемые работниками трудовые приемы.

Для этого используются данные должностных инструкций, технологических карт, заполненных работниками анкет, графиков работ. Не лишним будет общение с руководителем исследуемого подразделения и теми работниками, за которыми придется наблюдать. При этом должно появиться общее представление о процессах на исследуемом участке.

Должностная инструкция составляется на работника или на должность? Ответ есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный онлайн-доступ к правовой системе и переходите в экспертный ответ. 

Так, объектами исследования могут быть:

• действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
• осуществление сотрудником телефонных звонков;
• написание сотрудником электронных сообщений;
• участие сотрудника в совещаниях, планерках;
• перерывы в работе — на чай, на обед;
• прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Анализ затрат рабочего времени проводится в привязке к конкретному технологическому процессу, например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами замеров времени могут быть:

• погрузка материалов на конвейер;
• сборка изделия на конвейере;
• проверка качества собранного изделия;
• спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

В отношении единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах. Их выбор зависит прежде всего от того, какие цели ставит компания или ее подразделение, ответственное за проведение исследования — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например, до обеда), недели или месяца.

Как проводится фотография рабочего времени

Фотография рабочего дня (ФРД)— укрупненное обследование занятости сотрудника на рабочем месте без деления на конкретные трудовые операции. Она не позволят разработать конкретный норматив времени на отдельную операцию, что дает возможность судить:

• об интенсивности работы сотрудника;
• о степени его занятости;
• конкретном перечне выполняемых функции;
• наличии нерегламентированной работы, которую на данной должности он выполнять не должен;
• выявить наличие потерь рабочего времени;
• определить общую структуру рабочего времени сотрудника в течение смены.

Фотография проводится специально выделенным для этого сотрудником либо наблюдаемым работником самостоятельно. Фиксация может быть как сплошной в течение всего дня, так и выборочной. Оценивается занятость одного работника или нескольких сотрудников одновременно.

Посмотрите пример бланка для фотографии рабочего времени, составленный нашими специалистами.

Вверху указывается время начала и окончания работ, подразделение, где проводится замер, привлекаемые к исследованию сотрудники. В табличной части записывается наименование действия, проводимого работником, время его начала и окончания, длительность в минутах или часах; также может проставляться индекс, обозначающий категорию времени.

Индексы могут иметь следующие значения:

• ОВ Основное рабочее время
• ПВ Подготовительно-заключительное время
• ОТ Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности
• НР Перерыв непроизводительный
• ТП Потери времени по независящим от работника причинам.

Пример заполненного формата

После того как все данные собраны, формируется итоговая таблица, в которой укрупненно отражаются затраты времени сотрудника в течение смены:

В приведенной таблице видно, что 1 процент от сменного времени занимает случайная, нехарактерная для этого места работа. Соответственно, нужно выявить ее содержание и по возможности исключить, оптимизировав в результате трудовой процесс.

Можно ли уволить работника за разговоры по телефону? Ответ мы дали в материале. 

Также можно посчитать суммарное количество времени, затрачиваемое на однородные операции, и вывести их удельный вес в общем времени смены.

Итоги

Исследование рабочего времени проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для ее проведения следует определить методы и объекты исследования.