Для чего нужна выписка
Работник может запросить у работодателя выписку из графика отпусков, а работодатель не вправе ему в этом отказать: трудовое законодательство не содержит запрета на такие действия.
В некоторых случаях выписка нужна работнику в качестве подтверждающего документа. Условие о необходимости предоставления такого подтверждения другому работодателю установлено ТК РФ.
В каких случаях и как оформить выписки из разных документов:
- «Делаем выписку из учетной политики – образец»;
- «Выписка из трудовой книжки - образец заполнения»;
- «Делаем выписку из кассовой книги — образец».
Выписка или копия: какой документ выдать
Вопрос о том, что подготовить работодателю — копию графика отпусков или выписку из графика отпусков по запросу работника — решается с учетом законодательных норм и ограничений.
По мнению ГИТ, период отпуска не является информацией, относимой законом № 152-ФЗ к персональным данным. При этом должности и Ф.И.О. всех сотрудников, официально работающих по трудовому договору у работодателя, отражаются в графике отпусков — эти персональные данные третьим лицам работодатель разглашать не вправе.
Учитывая вышеизложенное, выдавая сотрудникам информацию из графика отпусков, оформлять ее следует в виде выписки. В такой документ включаются данные только по одному сотруднику — тому, кто письменно попросил работодателя о предоставлении сведений о периоде его ежегодного оплачиваемого отдыха, отраженном в графике отпусков.
Выписка выдается исключительно сотруднику, запросившему свою личную информацию из графика отпусков. Выдавать сведения из графика отпусков по письменному запросу родственников работника или иных лиц работодатель не вправе.
Формат выписки
Отдельной инструкции, из которой можно понять, как сделать выписку из графика отпусков, в официальных нормативных документах нет. При ее оформлении следует руководствоваться общими правилами.
Вы можете бесплатно скачать образец выписки из графика отпусков, кликнув по картинке ниже:
Образец выписки из графика отпусков
Когда выписку оформить невозможно
Выписку из графика отпусков нельзя оформить в том случае, если работодатель не оформляет график отпусков: закон допускает такой вариант для микропредприятий и некоммерческих компаний, если они отказались частично или полностью принимать локальные нормативные акты (в том числе график отпусков).
В ситуации отсутствия графика отпусков информация о периоде предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска должна содержаться в других документах: в трудовом договоре типовой формы или письменном соглашении с работником, в котором прописан срок отпуска (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).
Как микропредприятию выстроить работу с кадровыми и иными документами, говорится в материалах, подготовленных специалистами нашего сайта:
- «Утверждены правила заполнения отчетности для микропредприятий»;
- «Декларация по СОУТ с 01.03.2023 для микропредприятий»;
- «Микропредприятие может вносить изменения в типовую форму трудового договора».
Итоги
Официальных правил оформления и выдачи выписки из графика отпусков не существует, поэтому следует применять общий порядок, предусмотренный ГОСТ Р 7.0.97-2016, ТК РФ и иными НПА. Выписку из графика отпусков нужно предоставить исключительно самому работнику по его письменному заявлению.